وبلاگ vdash

اخبار و مقالات مربوط به vdash، نرم افزار آنالیز اطلاعات و ساخت داشبورد مدیریتی

سرعت عمل و جلوگیری از اتلاف وقت با "چارت های قبلی"

می توان زمان را شاه کلید موفقیت دانست چرا که همه از خط پایان عبور می کنند و فقط کسی مقام اول را یدک می کشد که زودتر به خط پایان رسیده باشد.

برد از آن کسی است که وقت را غنیمت شمرد و بهترین استفاده را از آن کند.

یکی از اهدافی که vdash online همیشه در جهت آن گام بر میدارد، استفاده بهینه از زمان است و کوتاه و سادگی در عملیات پیچیده است. در نتیجه برای تحقق این منظور vdash online ویژگی ای را افزوده است تا با صرف زمان اندک به نتیجه دلخواه خود برسید.

گاهی شما بر روی یک چارت تنظیمات مختلفی اعم از دسته بندی و یا فیلتر های مختلف اعمال می کنید که مسلما هر کدام از این تنظیمات بر مبنای منطق خاصی و با صرف انژی و زمان قابل توجهی صورت گرفته است .

پس از اعمال تغییرات روی چارت مورد نظر سری به تنظیمات آن بزنید و در بخش ابزارها آیکن "آپلود چارت با همه تنظیمات" را مشاهده می کنید. این آیکن هیجان انگیزدر vdash چیست؟(شکل 1).

آپلود چارت
شکل 1

هیجان انگیز ؟!!! بله هیجان انگیز! به محض کلیک روی آیکن آپلود چارت خواهید دید که نمودار شما اجی مجی لا ترجی شده و در آیکن آیکن آپلود با تمامی تنظیمات انجام شده روی آن، جا میگیرد. حالا با کلیک روی "چارت های قبلی" (شکل 2) مشاهده می کنید که چارت مورد نظر به لیست چارت های آپلود شده اضافه شده است.

آپلود چارت
شکل 2

مزیت این کار چیست و برای چه و چه زمانی این کار را انجام دادیم ؟

برخی از چارت ها در داشبورد های مختلف عینا تکرار می شوند. همانطور که پیش تر گفتیم برای تنظیم آن چارت تا رسیدن به پاسخ مورد نظر تاملات شایان ذکری صورت گرفته است، حال اگرهمان چارت یا چارت ها را عینا در داشبورد دیگری نیاز داشته باشیم آیا باید همان مقدار زمان و انرژی صرف کنیم؟ آیا انجام کار تکراری از حوصله تان خارج نیست؟ آپلود چارت با همه تنظیمات این امکان را می دهد که آن چارت را عینا ذخیره کنیم تا در صورت نیاز در کمتر از کسری از ثانیه بتوانیم به داشبورد(های) مورد نظر اضافه کنیم.

بارگذاری انواع فایل برای مشترکین سازمانی

اگر اشتراک سازمانی تهیه کردید و قصد دارید برای اطلاعات خود که به صورت فایل (Excel,Access,CSV,Text) است ، داشبورد ایجاد کنید می بایست به صفحه" شروع کار " بروید و داشبورد جدید را انتخاب کنید(شکل 1) .

1آپلود اشتراک سازمانی
شکل 1
سپس از نوار ابزار آبی منوی داده ها و از لیست نمایش داده شده آپلود فایل را انتخاب کنید(شکل 2).2آپلود اشتراک سازمانی
شکل 2

با انتخاب آپلود فایل، پنجره آپلود و مشخصات فایل (شکل 3) باز می شود که موارد خواسته شده را مطابق دستورالعمل های زیر تکمیل نمایید.

  1. انتخاب فایل

فایل مورد نظر را از سیستم خود انتخاب کنید (شکل 3)

3آپلود اشتراک سازمانی
شکل 3

و برای این فایل نکاتی که در زیر به آن ها اشاره شده است را رعایت نمایید.

  • i. قبل از هر چیز مطمئن شوید که فرمت فایل های اکسل و اکسس شما ، 97-2003 است. اگر فرمت فایلتان چیزی جز این است به راحتی و تنها با گرفتن Save as از فایل می توانید به 97-2003 تغییر دهید (شکل4)
4آپلود اشتراک سازمانی
شکل 4
  • ii. در حال حاضر شما قادر هستید فایل هایی با 10000 رکورد را بارگذاری نمایید.
  • iii. فایل مربوطه باید دارای سر ستون (Header Row) باشد.
  • iv. پس از آنکه آپلود فایل به طور کامل صورت گیرد شما می توانید sheet (های) مورد نظرتان که برای مدل نیاز دارید را انتخاب کنید (شکل5).
آپلود اشتراک سازمانی5
شکل 5
  1. انتخاب نام

مرحله نهایی نام گذاری برای فایل می باشد و در آخر گزینه "مدل سازی فایل" را انتخاب کنید تا vdashonline به صورت اتوماتیک مدل شما را ایجاد نماید.(شکل6)

7آپلود اشتراک سازمانی
شکل 6

حالا می توانید "داشبورد جدید" را ایجاد نمایید به این ترتیب که  با اضافه کردن انواع چارت برای فایل آپلود شده به ساخت داشبوردتان بپردازید.(شکل 7 و 8 و 9)

آپلود اشتراک سازمانی8
شکل 7
9آپلود اشتراک سازمانی
شکل 8
آپلود اشتراک سازمانی10
شکل 9



مدل سازی اطلاعات با vdash online

در هر کسب و کاری روزانه هزاران داده تولید می شود که این داده ها در پایگاه(های) مختلف ذخیره می گردد. درک این اطلاعات به پیشبرد اهداف سازمان کمک بسزایی خواهد کرد. موضوع قابل بحث چگونگی درک و آنالیز میلیون ها داده ی خام و به ظاهر بی معنی است. برای روح بخشیدن و معنا دار کردن داده ها آن ها را به مدل های نمایشی منطقی تبدیل میکنند.

Vdash online یکی از سرویس هایی است که این مدل سازی را برای شما تا حد بسیار زیادی آسان و قابل درک می کند.

مدل سازی سه بخش اساسی دارد که شامل موارد زیر می باشد و در ادامه به هر کدام پرداخته خواهد شد.

  • دادگان یا data set
  • بعد یا dimension
  • منبع داده data source

هر مدل می تواند به چندین منبع داده متصل باشد و دارای چندین دادگان و ابعاد مختلف باشد.در این بخش قصد داریم مدل سازی در vdash online را آموزش دهیم که شامل

  • ایجاد یک مدل
  • اتصال به پایگاه داده
  • ایجاد دادگان
  • تعریف و ایجاد بعدها
  • اتصال بعدها به دادگان
  • تعریف و ایجاد فیلدهای محاسباتی، شاخص های کلیدی عملکرد
  • تبدیل Transform

می باشد.

برای ایجاد مدل جدید، پس از ایجاد و تنظیمات اشتراک، " ساخت اولین مدل : اتصال به پایگاه داده های موجود " را انتخاب نمایید (شکل1).

ساخت اولین مدل

شکل 1

در صفحه ایجاد مدل ، باید در Model Name نام مدل را حتما وارد نمایید و پر کردن قسمت Description (توضیحات) اختیاری می باشد. در این قسمت ذخیره کردن مدل (Save) الزامی است(شکل2).

ایجاد مدل

شکل 2

پس از ذخیره سازی مدل ایجاد کرده به صورت اتوماتیک وارد صفحه اتصال به پایگاه داده، ایجاد دادگان و ایجاد بعد می شوید که در ادامه هر کدام را به تفکیک شرح خواهیم داد در این قسمت نیز می توانید در صورت لزوم نام مدل اطلاعاتی خود را ویرایش کرده و در نهایت مجددا مدل را ذخیره کنید (شکل 3).

نام مدل

شکل 3

میدانیم که می خواهیم برای یک سری از داده های گنگ که مفهوم خاصی را به ما نمی رسانند مدل ایجاد کنیم پس باید این داده ها را به vdash online متصل نماییم.

داده ها می توانند در انواع پایگاه های داده و همچنین در چندین پایگاه داده قرار داشته باشند، این مساله خللی در مدل سازی ما ایجاد نمی کند.

با کلیک بر New + Data Source تا یک منبع اطلاعاتی جدید به مدل ایجاد شود. مشخصات خواسته شده در مورد منبع اطلاعاتی را به صورت زیر تکمیل نمایید :

Data Source Name: نام سیستمی منبع داده به انگلیسی AdventureWorks

Connection String: دستور اتصال به پایگاه داده

Data Source = localhost ; Initial Catalog = AdventureWorksDWPersian; Integrated Security = true

برای اینکه اطمینان حاصل کنیم که پایگاه داده مان به vdash online متصل شده است، Test Connection انجام می دهیم (شکل4).

اتصال پایگاه داده

شکل 4

اتصال پایگاه داده با موفقیت انجام گرفته و الان با توجه به فرمت داده ها باید دادگان و ابعاد مربوطه را تعریف نماییم.

دادگان یا Data Sets یا موجودیت های اطلاعاتی مجموعه از فیلدهای مورد توجه از پایگاه داده هستند. پایگاه داده ای که ما مورد بررسی قرار داده ایم مربوط به مدل تولیدی AdventureWorksDWPersian می باشد. در این پایگاه داده فیلدهایی از قبیل محصول، مشتری، تاریخ، میزان فروش و قیمت واحد از اهمیت برخوردارند بنابراین در دادگان فروش اینترنتی چنین دستوری خواهیم داشت :

select ProductKey,OrderDateKey,DueDateKey,CustomerKey ,SalesAmount,UnitPrice from FactInternetSales

برای ایجاد دادگان روی New+ Data Sets کلیک کرده و

: Data Set Name نام سیستمی دادگان که باید انگلیسی باشد

: Display Nameنام نمایشی دادگان

وارد می کنیم (شکل 5).

تعریف دادگان

شکل 5

در مرحله بعد به سربرگ Quere می رویم و با انتخاب پایگاه داده مورد نظر، دستورات مربوط به فراخوانی فیلدهای مورد نظر را در این قسمت می نویسیم در پایان برای نمایش داده ها، Show Preview Data را کلیک می کنیم تا فیلدها به بخش بعدی Fields اضافه گردند (شکل6).

کوئری دادگان

شکل 6

در سربرگ Fields میبینید که فیلدهایی که در بخش قبل تعریف کردید، به این بخش اضافه شده اند و در ستون Display Name عنوان فارسی قرار می گیرد و نوع داده نیز در این قسمت تعیین می گردد (شکل7).

فیلدهای دادگان

شکل 7

در گام بعدی به ایجاد بعد می پردازیم که بعدها مقیاس هایی برای دسته بندی و فیلتر کردن داده می باشند. مثلا در مدل تولیدی دادگان فروش اینترنتی می توانیم فروش را از نقطه نظر محصول بررسی کنیم پس محصول به عنوان یکی از بعدهای ما در نظر گرفته می شود.

همانند بخش های قبلی با انتخاب +New Dimensions و نام گذاری می توانیم بعد جدید ایجاد کنیم (شکل 8).

ایجاد بعد

شکل 8

در سربرگ Query بعد نیز دستوراتی که جهت فراخوانی فیلدها از پایگاه داده مورد نظز نیاز داریم را می نویسیم و سپس برای اضافه شدن به بخش Atributes ، Show Preview Data را کلیک کنید (شکل9).

SELECT DimProductCategory.ProductCategoryKey, DimProductCategory.EnglishProductCategoryName, DimProductCategory.PersianProductCategoryName, DimProductSubcategory.ProductSubcategoryKey, DimProductSubcategory.EnglishProductSubcategoryName, DimProductSubcategory.PersianProductSubcategoryName, DimProduct.ProductKey ProductId, DimProduct.EnglishProductName, DimProduct. PersianProductName, DimProduct.Color, DimProduct.ColorPersian, DimProduct.Size, DimProduct.Class, DimProduct.ClassPersian, DimProduct.Style, DimProduct.ModelName, DimProduct.ModelNamePersian FROM DimProductCategory RIGHT OUTER JOIN DimProductSubcategory ON DimProductCategory.ProductCategoryKey = DimProductSubcategory.ProductCategoryKey RIGHT OUTER JOIN DimProduct ON DimProductSubcategory.ProductSubcategoryKey = DimProduct.ProductSubcategoryKey

کوئری بعد

شکل 9

سربرگ Atributes تا حدودی شبیه سربرگ Fields می باشد که در مقاله ایجاد بعد به طور مفصل توضیح داده شده است (شکل 10).

فیلدهای بعد

شکل 10

در سربرگ Advanced، برای Key Atribute صفت کلیدی بعد مورد نظر را انتحاب کرده و اگر بعدتان دارای ساسله مراتب است در Selected Atributes قرارشان دهید (شکل11).

سلسله مراتب بعد

شکل 11

با انجام تنها یک مرحله دیگر، ایجاد بعد تکمیل می گردد، آن هم Transform می باشد. حتی می توانید برای انجام این کار به سیستم را زمان بدی کنید(شکل 12).

توجه : هر بار که تغییری در Atributes ایجاد می نمایید باید عمل Transform را انجام دهید.

انتقال بعد

شکل 12

یکی از بعدهای مهم و پرکاربرد "بعد زمان" است که vdash online آن را برای شما قرار داده است. اگر Home را از پنل سمت چپ انتخاب کنید، سر برگ دومی که مشاهده می کنید Data Analysis می باشد و با انتخاب Create Date Dimension بعد زمان برای شما ایجاد می شود (شکل 13).

بعد زمان

شکل 13

در این لحظه به Data Sets بر میگردیم و در دادگان مورد نظر سر برگ Dimensions بعد (های) ایجاد کرده را به دادگان وصل می نماییم (شکل 14).

بعدها

شکل 14

حالا نوبت به تعریف متریک ها و فیلدهای محاسباتی می رسد، که در واقع برای شما اندازه و مقدار آن ها اهمیت دارد و در این بخش می خواهید که محاسباتی روی فیلدهای پایگاه داده انجام شود. برای هر فیلد محاسباتی ای که در این بخش تعریف می کنید باید نام، فرمول، نحوه جمع بندی، و نوع نمایشی را مشخص کنید (شکل 15).

متریک ها

شکل 15

اگر در سازمانتان شاخص کلیدی عملکرد تعریف شده است، می توانید در قسمت KPIs آن ها را تعریف کنید.

مشابه قسمت ایجاد بعد، ایجاد دادگان نیز با کلیک بر روی Transform پایان می پذیرد و در اینجا نیز باید پس از هر تغییری عمل Transform انجام شود(شکل16).

انتقال

شکل 16

به همین راحتی توانستید در vdash online مدل سازی کنید و از حالا به بعد می توانید اطلاعاتتان را با انواع نمودار، چارت به نمایش در آورید. برای این کار بر روی بازگشت کنید و شروع یک داشبورد جدید را انتخاب نمایید و از منوی نمودار به طور مثال نمودار میله ای عمودی را انتخاب کنید(شکل 17).

نمودار

شکل 17



راهکاری برای نگهداری از یک نمودار با تمامی تنظیمات آن ! بارگذاری و صدور چارت

یکی از دغدغه های کاربرانی که از داشبوردهای مدیریتی استفاده می کنند اینست که زمانی که تغییراتی را روی یکی از نمودارهای داشبورد ایجاد میکنند بتوانند ذحیره کنند تا در آینده به راحتی بتوانند در صورت لزوم به آن نمودار با آن تنظیمات مراجعه کنند.

vdash برای رفع این دغدغه نیز راه حلی اندیشیده است .

زمانی که تغییرات مورد نظر خود را بر روی نموداری اعمال کردید ، مثلا نمودار میانگین دستمزد در دپارتمان های مختلف (شکل 1) را به تعداد، میانگین ساعات مرخصی و میانگین دستمزد بر اساس وضعیت تاهل پرسنل تغییر می دهیم و خواستار نگهداری آن نمودار برای بررسی مجدد و یا استفاده در داشبوردهای دیگر بودیم کافی است پنل تنظیمات نمودار را باز کرده (شکل 2)

پنل تنظیمات نمودار

شکل1

پنل تنظیمات نمودار1

شکل2

و از قسمت تنظیمات داده » ابزارها ، آیکن "آپلود چارت با همه تنظیمات " را انتخاب نماییم (شکل 3).

تنظسمات داده-آپلود چارت با همه تنظیمات

شکل3

با انتخاب این گزینه ، نمودار مورد نظر با تمامی تغییرات حاصله در قسمت چارت های قبلی ذخیره می گردد (شکل 4).

آپلود چارت

شکل4

با این کار می توانیم هر زمان که به چارت مورد نظر در هر داشبوردی نیاز داشتیم منوی چارت های قبلی را باز کنیم و نمودار ذخیره شده را انتخاب نماییم (شکل 5).

چارت های قبلی

شکل5

در این لیست می توانید چارت هایی که شما و دیگر کاربران vdash در سازمان شما ذحیره کرده اید را در صورت داشتن دسترسی لازم مشاهده و استفاده نمایید.

آنچه در مقاله بعد خواهید خواند » ذخیره سازی و اشتراک داشبوردها

نمودار جعبه ای - هنگامی که میانگین دروغ می گوید !

یکی از علل استفاده از روش های  مصورسازی اطلاعات برای آنالیز داده ها دستیابی و درک سریع اطلاعات و الگوهای موجود مثل شناسایی الگوی فروش محصولات و ترجیحات مصرف کنندگان با توجه به ویژگی های مختلف از جمله ویژگی های جغرافیایی است.با افزایش رویکرد های ممکن برای مصورسازی اطلاعات ، سوالات در خصوص اینکه کدام روش چه زمانی و در جواب چه پرسشی  باید استفاده شود، افزایش می یابند.  در این بحث به معرفی نمودار جعبه ای ، نحوه خواندن آن ، همچنین یک مورد استفاده آن پرداخته شده است. نموداری که بسیاری برای ارائه داده های خود استفاده نمی کنند به این دلیل که باور دارند نمودار جعبه ای تخصصی است .  ولی حقیقت این است که نمودار جعبه ای یکی از ساده ترین نمودارها و جزء آن دسته از روش های مصورسازی است که به شما این امکان را می دهد تا در کمترین زمان با یک نگاه نکات بسیار مفیدی از داده ها استخراج کنید . 



نمودار جعبه ای بعد از هیستوگرام یکی از ابزارهای مفید و کار آمد برای درک توزیع و پراکندگی داده هاست که در موارد مختلف به صورت وسیع به کار می آید و همانطور که بررسی شد برخلاف تصور برخی افراد ، تفسیر و درک اطلاعات آن آنالیز را دچار هیچ چالشی نمی کند . 
نمودار جعبه ای دارای دو بخش جعبه و میله های بیرون آمده است . داده ها در این نمودار به 4 قسمت تقسیم می شوند : 


 قسمت اول داده ها یا عددی که ¼ مقادیر از آن عدد کوچکترند که به آن مینیمم موثر می گویند و به بیانی دیگر  نقطه ای است که 25% داده ها مقداری کمتر از این مینیمم موثر را دارا هستند،
قسمت دوم یا عددی که ½ مقادیر از آن عدد کوچکترند که به آن میانه می گویند و به بیانی دیگر نقطه ای است که نصف داده ها مقادیری کمتر از آن دارند . و در کنار آن ( خط نقطه چین ) میانگین که مقدار متوسط داده های مورد بررسی را ارائه می دهد . 
قسمت سوم یا عدد یا مقداری که ¾ مقادیر از آن عدد کوچکترند که به آن ماکزیمم موثر می گویند و به بیانی دیگر نقطه ای است که 25% داده ها مقداری بیشتر از این ماکزیمم موثر را دارند . 
و قسمت چهارم داده ها که شامل 25درصدهای بالایی و پایینی می باشد و با قسمت بیشترین مقدار و کمترین مقدار داده  میله ها را تشکیل می دهند . 
بعد از رسم نمودار جعبه ای شما به واقع جعبه ای را مشاهده می کنید که دو میله از آن بیرون آمده است ، نقطه ای که انتهای میله ی بالایی جعبه است نقطه مقدار ماکزیمم ( بیشینه ) و نقطه ای که انتهای میله ی پایینی جعبه قرار دارد مقدار مینیمم ( کمینه ) داده ها است  . 

برای مثال وضعیتی را در نظر بگیرید که مدیر یک شرکت کانادایی با دامنه فعالیت بین المللی قصد دارد میزان فروش محصولات خود را در طول زمان در کانادا بررسی کند . 
برای او مهم است که کمترین و بیشترین هزینه ای که مشتری برای کالاهای او پرداخت کرده چقدر بوده است ؟
میزان خرید مشتری به صورت معمول چقدر است ؟ 
آیا اکثریت هزینه ی زیادی را برای کالاهای او صرف می کنند ؟
تجمع مشتریان برای کالاهای با هزینه کمتر است ؟ 
آیا تغییر پذیری در هزینه ی صرف شده توسط مشتری زیاد است ؟ 

 برای پاسخ به اینگونه سوالات از نمودار جعبه ای استفاده می شود . 



همانطور که می بینید میزان هزینه ای که مشتریان برای کالاهای این شرکت در کانادا پرداخت می کنند بین 1000 دلار تا 6061 دلار تغییر می کند . معمولا و به طور میانگین هزینه ای که برای کالاهای این شرکت اختصاص داده می شود برابر 3174.12 دلار است ولی مشهود است که حداقل نصف مشتریان کمتر از 2650 دلار خرید می کنند . و 25% از مشتریان حتی کمتر از 2295 دلار خرید می کنند . میزان خرید مشتریان این شرکت در کانادا تغییرپذیری چشمگیری را بیرون بازه ی 2295 تا 4528 نشان نمی دهد . 
حال به دلیل نیازهای اطلاعاتی مدیر لازم می داند که این موارد را در مورد مشتریان در خارج از کشور مادر و با تقسیم-بندی بازار به زنان و مردان نیز بررسی کند . 


همانطور که مشاهده می شود بیشترین و کمترین هزینه صرف شده برای خرید کالاهای این شرکت حساس به جنسیت نیست و بین زنان و مردان اختلاف چندانی وجود ندارد . ولی اختلاف میزان خرید مشتری در کشورهای مختلف مشهود است . مثلا در فرانسه میزان خرید بین 1120 دلار و 13266دلار قرار دارد که همانطور که مشخص است از تقریبا 5000 دلار تا 13266 دلار تغییرپذیری بسیاری وجود دارد . این در حالی است که نصف افراد تقریبا 2000 دلار برای خرید کالاهای این شرکت هزینه می کنند . 
هنگامی که قصد داریم ارزش یکسانی را در مجموعه های مختلف  به مقایسه بگذاریم نمودار جعبه ای گزینه ی خوبی از لحاظ بررسی بیشینه ها کمینه ها و دیگر اطلاعات آنالیزی مفید که پیشتر بیان شد است . این نمودار از قضاوت اشتباه در مورد داده ها با استناد به پارامترهای مرکزی مثل میانه و میانگین ، با در اختیار گذاشتن هر دو و ایجاد امکان مقایسه ، جلوگیری میکند . به همین صورت توجه را به سوی مسئله پراکندگی و تغییرپذیری داده ها جلب میکند . با اینکه درک مقوله ی تغییرپذیری به نظر دشوارتر از پارامترهای مرکزی است ، ولی مسئله ای واقعی است که با نمودار جعبه ای آسان تر دیده می شود . 

6 خصوصیت کلیدی یک داشبورد مدیریتی خوب

6 خصوصیت کلیدی یک داشبورد مدیریتی خوب
منبع تصویر: Stephen Few

داشبورد نمایش تصویری اطلاعات است

اطلاعاتی که در داشبورد هستند به صورت بصری ارائه می شوند و معمولا ترکیبی از متن و گرافیک هستند. ولی بیشتر آن را گرافیک (مجموعه ای از انواع گراف ها و نقشه ها) تشکیل می دهد. داشبوردها دارای غنای گرافیکی بالایی هستند. نه به خاطر اینکه گرافیک زیبا و سرگرم کننده است. بلکه ارائه گرافیکی اطلاعات اگر درست انجام شده باشد، می تواند بسیار موثرتر و جامع تر از متن تنها با مخاطب ارتباط برقرار کند. چطور می توانیم به بهترین نحو اطلاعات را ارائه کنیم تا چشم مخاطب به سرعت و مغز او به راحتی و به دقت مهمترین اطلاعات داشبورد را جذب کند؟

داشبورد باید اطلاعاتی را نمایش دهد که برای رسیدن به اهداف مشخص مورد نیاز است

حتی برای رسیدن به یک هدف، نیازمند دسترسی به اطلاعاتی هستیم که شاید مستقیما با هم در ارتباط نباشند و معمولا از منابع مختلف جمع آوری شده اند. این اطلاعات لزوما یک داده خاص نیست. ممکن است انواع اطلاعاتی باشد که یک نفر برای انجام کار خود یا رسیدن به آن هدف مشخص نیاز دارد. همچنین الزاما اطلاعاتی نیست که برای مدیران ارشد سازمان باشد. بلکه می تواند برای هرکسی در سازمان که هدفی را دنبال می کند مورد نیاز وافع شود. اطلاعات می تواند (که البته در اکثر موارد همینطور است) مجموعه ای از شاخص های کلیدی عملکرد باشد. ولی ممکن است در مواردی اطلاعات صرفا وقایعی باشد که برای انجام کار مخاطب مورد نیاز است.

داشبورد باید در یک صفحه کامپیوتر جای بگیرد

همه اطلاعات باید در یک صفحه جا بگیرند، کاملا جلوی چشم بیننده؛ تا بتواند تمام آن را همزمان مشاهده کند. اگر قرار باشد بیننده صفحه را حرکت دهد ( Scroll کند) تا همه اطلاعات را ببیند، پس ما داشبورد نداریم. اگر مخاطب مجبور است بین صفحات مختلف در رفت و برگشت باشد تا همه اطلاعات مربوط به هم را ببیند، پس ما دارای چند داشبورد هستیم نه یک داشبورد. هدف داشتن مهمترین اطلاعات به صورت آماده و بدون زحمت برای مخاطب است تا بتواند به سرعت به آنچه می خواهد دست پیدا کند.

آیا اطلاعات حتما باید در مرورگر وب ارائه شود؟ مرورگرهای وب شاید بهترین واسط برای نمایش داشبوردهای مدیریتی باشند؛ ولی تنها واسط قابل قبول نیستند و حتی ممکن است 10 سال دیگر بهترین واسط نیز نباشند.

آیا اطلاعات باید به صورت لحظه ای (Real-Time) به روز شوند؟ فقط در صورتی این حالت لازم است که هدف مورد نظر ما نیازمند داده های لحظه ای باشد. مثلا اگرکسی در حال مانیتور کردن ترافیک هوایی با استفاده از داشبورد است، باید بلافاصله از اتفاقات افتاده باخبر شود. ولی اگر کسی راجع به شدت یا افت فروش محصولات تصمیمات استراتژیک می گیرد، یک کپی از اطلاعات شب گذشته یا دورتر نیز قابل استفاده است.

داشبوردهای مدیریتی برای نظارت به اطلاعات، با یک نگاه استفاده می شوند

با اینکه تقریبا هر نوع اطلاعاتی می تواند بر روی یک داشبورد قرار بگیرد، همه این اطلاعات دارای یک خصوصیت مشترک بین همه این اطلاعات وجود دارد. آنها خلاصه کلی از داده ها را نمایش می دهند. چرا که مخاطب داشبورد نمی تواند به سرعت تمام جزئیات را نظارت کند. داشبورد مدیریتی باید به سرعت نقاطی را برجسته (Highlight) کند که نیاز به توجه دارند یا باید کاری بر اساس آن انجام داد. ولی نیازی نیست همه جزئیات آن نقاط در داشبورد نمایش داده شود. بلکه باید بستری فراهم شود تا مخاطب به سادگی بتواند به جزئیات دسترسی پیدا کند.


موارد فوق ضروریات داشبوردهای مدیریتی هستند. حال به برخی خصوصیات که داشبوردها را موثرتر می کنند اشاره می کنیم:

داشبوردها اطلاعات را توسط چارت ها (گراف ها)ی کوچک، مختصر، صریح و ساده ارائه می کنند

داشبوردها به ابزارهایی نیاز دارند که پیام خود را با شفافیت تمام و بدون اینکه فضای زیادی را اشغال کنند به مخاطب برسانند؛ تا مجموعه چارت ها در فضای کم موجود در یک صفحه، جای بگیرند. اگر چیزی شبیه به گیج سوخت، چراغ راهنما یا دماسنج این نیازها را به بهترین نحو مرتفع می کند، بهتر است از آن استفاده کنیم. ولی اگر چارت دیگری دهتر پاسخگوی شرایط فوق است، می بایست از آن استفاده نماییم. اصرار روی صفحه زیبا شبیه به داشبورد خودرو، در شرایطی که چارت های دیگر بازدهی بهتری دارند، تاثیر معکوس روی مخاطب می گذارد.

قربانی کردن یک ارتباط موثر بین داشبورد و مخاطب به خاطر استفاده از یک تصویر زیبا یک اشتباه رایج در شرکت های نرم افزاری است.

یک اصطلاح در طراحی به نام (Skeuomorph) وجود دارد که به معنی استفاده از اشیاء قدیمی و شناخته شده برای مردم در زمینه های دیگر است. مثلا استفاده از چراغ راهنما با سه رنگ سبز، زرد و قرمز برای نمایش KPI ها. متاسفانه اکثر داشبوردهای موجود دارای یک گالری کامل از این اشیاء هستند. صرفه نظر از این واقعیت، این نوع طراحی همیشه هم بد نیست. هست زمان هایی که استفاده از اشیاء شناخته شده بر آیتم های جدید غلبه می کند.

یکی از دلایل مطرح شده برای اینکه داشبوردهای مدیریتی را شبیه به داشبورد خودرو طراحی می کنند، ساده کردن داشبورد برای بیننده آن است. این کاملا درست است که با شناختی تقریبا همه ما از نحوه خواندن داشبورد خودرو داریم، به سادگی می توانیم گیج ها و دماسنج های داشبورد مدیریتی را نیز درک کنیم. ولی این در حالتی قابل قبول است که با گرفتن چارت های جدید قوی تر و پربارتر، زمان طولانی (روزها یا ساعت ها) از مخاطب می گرفت. که در اکثر موارد چنین نیست. در حقیقت ابزارهای متنوعی وجود دارند که اطلاعات را بسیار بهتر از یک گیج سوخت یا موارد مشابه ارائه می کنند و بیننده در کمتر از یک دقیقه یاد می گیرد که چطور آن را بخواند. چند ثانیه برای یادگیری هزینه ناچیزی است برای جایگزین کردن یک چارت بهتر، کوچکتر و پربارتر.

داشبورد مدیریتی باید سفارشی طراحی شود

محتوای داشبورد باید به طور خاص برای یک فرد، یک گروه، یک سازمان یا یک هدف طراحی شده باشد. در غیر این صورت به هدف اصلی خود نخواهد رسید.

جمع بندی

داشبورد مدیریتی یک نوع نمایش است. یک روش ارائه اطلاعات است. نه یک نوع خاص اطلاعات یا یا تکنولوژی یا نرم افزار. اگر این تفاوت را در ذهن خود نگه داریم، می توانیم تمرکز خود را روی مسائل واقعا مهم حفظ کنیم.

منابع و مراجع:

طراحی داشبوردهای مدیریتی (ویرایش دوم) نوشته استفان فیو