وبلاگ vdash

اخبار و مقالات مربوط به vdash، نرم افزار آنالیز اطلاعات و ساخت داشبورد مدیریتی

نقش اطلاعات در جایگاه یابی در بازار



جایگاه در بازار برای یک مرکز خدمات درمانی 

برای یافتن اولویت های سرمایه گذاری یک بیمارستان و شناسایی نقاط قوت ، ضعف ، فرصت ها و تهدیدات در بازار می توان از آنالیز اطلاعات بهره برد .


چالش امروز

قانون گذاری های سیستم درمانی امروزه بر روی خدمات درمانی با کیفیت بالا و هزینه پایین تاکید دارد . این فشار خارجی بازار بیمارستان ها را برای جذب مراجعان داراتر و داشتن روابط خوب با عرضه کنندگان کالاهای پزشکی رقابتی تر کرده است .


تاثیر آنالیز اطلاعات 

بیمارستان ها باید خود را با رقیبان در بازار مقایسه کنند و تصمیمات اجرایی دقیق بر اساس اطلاعات اخذ شود که تعیین می کند کی و چگونه باید بر ساختار برند کار کنند یا قراردادهای جدید تنظیم کنند . 


نتیجه 

تصمیم گیری استراتژیک در مورد ساختار برند و کم کردن هزینه ها می تواند در عین رعایت قانون گذاری های جدید حجم مراجعان را افزایش دهد و باعث رشد سهم بازار شود . 

چه چیزی شاخص های کلیدی عملکرد را موثر می کند؟

ارزش یک شاخص کلیدی عملکرد به عکس العملی است که باعث آن می شود. در اکثر موارد، سازمان ها شاخص های عمومی صنعت خود را کورکورانه به کار می گیرند و از اینکه این شاخص ها وضعیت کسب و کار خودشان را بازگو نمی کند و تاثیر مثبتی بر روند عملکرد آن ندارد متعجب می شوند. یکی از مهم ترین جنبه های شاخص های کلیدی عملکرد، این است که شاخص ها نوعی برقراری ارتباط هستند. مانند همه ارتباط های دیگر، اطلاعات شفاف و با ارزش، در کاربری این شاخص ها بسیار موثرند.

برای طراحی و فرمول نویسی شاخص های کلیدی عملکرد، تیم شما می بایست از پایه شروع کند و اهداف سازمان را خوب بفهمد. شما برای رسیدن به این اهداف چه برنامه ای دارید و چه کسی می تواند نسبت به این اطلاعات عکس العمل نشان دهد. این کار می بایست یک چرخه بازگشتی باشد و در هر چرخه با دریافت بازخوردهای مختلف از آنالیزور ها، مدیران و سران دپارتمان ها، تکامل یابد. با انجام این کار در چرخه های متوالی، شما درک بهتری پیدا می کنید که کدامیک از فرآیندهای کسب و کارتان باید با شاخص های کلیدی عملکرد اندازه گیری شوند و اطلاعات آن با چه کسانی به اشتراک گذاشته شود.

شاخص های کلیدی عملکردقابل اندازه گیری و قابل شمارش هستند و میزان موفقیت در فاکتور های کلیدی سازمان را منعکس می نمایند. این شاخص ها در سازمان ها و کسب و کارهای مختلف، متفاوت طراحی می شوند:

در یک کسب و کار تجاری، ممکن است یکی از شاخص های کلیدی عملکرد، درصد درآمد حاصل از بازگشت مشتریان باشد.

در یک مرکز آموزشی، تمرکز روی نرخ فارغ التحصیلان است.

در دپارتمان خدمات مشتریان، ممکن است درصد پاسخگویی به مشتریان در دقیقه اول، یکی از شاخص ها باشد

یا یک شاخص کلیدی عملکرد برای ارگان خدمات اجتماعی ممکن است تعداد مراجعین خدمتگزاری شده در طول یک سال باشد

این شاخص ها به هر شکلی که انتخاب یا طراحی شوند، می بایست اهداف کلیدی سازمان را منعکس نمایند. باید کلید موفقیت کسب و کار باشند و باید قابل اندازه گیری باشند. این شاخص ها معمولا آیتم های بلندمدت تلقی می شوند. تعاریف آنها و نحوه محاسبه آنها معمولا دستخوش تغییر نمی شود، ولی هدف گذاری شاخص ممکن است با تغییر اهداف سازمان یا با نزدیک شدن به هدف اولیه تغییر کند.

شاخص ها را باید SMART طراحی کرد.

علاوه بر طراحی هوشمندانه شاخص ها، می بایست این شاخص ها دارای پنج خصوصیت اصلی باشند:

Specific یا مشخص و دقیق: آیا هدف شما مشخص و دقیق است؟

Measure یا اندازه گیری: آیا می توانید میزان پیشرفت خود را به سمت هدف اندازه گیری کنید؟

Attainable یا قابل دسترسی: آیا هدف شما در حالت واقع بینانه قابل دسترس است؟

Relevant یا مربوط: هدف شما چگونه به سازمان شما مربوط می شود؟

Time-Bound یا متصل به زمان: برای دسترسی به این هدف زمانبندی چگونه است؟

البته بهتر است حتی هوشمندانه تر (SMARTER) با شاخص های کلیدی عملکرد رفتار کنیم

با گسترش خصوصیات هوشمندانه شاخص های کلیدی عملکرد، آن را هوشمندانه تر کنیم. با اضافه کردن دو خصوصیت Evaluate یا ارزیابی و re-Evaluate یا ارزیابی مجدد. این دو گام بسیار مهم هستند. چراکه شما همواره کارایی و میزان ارتباط شاخص های خود را ارزیابی می کنید. برای مثال اگر در یک سال فراتر از هدف تان درآمد داشتید، باید بررسی کنید که آیا این اختلاف به دلیل هدف گذاری بدبینانه (هدف پایین) بوده یا به فاکتور دیگری وابسته بوده است.

اشتباهات بزرگ در زمینه مصورسازی اطلاعات در فرآیند هوش تجاری در 20 سال گذشته

گرفتن گزارش بر اساس اطلاعات گذشته یک سازمان بخشی از فرآیند هوش تجاری می باشد . انتخاب یک سیستم گزارش گیری با توجه به نیازهای کاربران باید در طراحی فرآیند هوش تجاری سازمان مورد توجه قرار گیرد . پس شاید یک کاربر و در حالت کلی یک سازمان نیاز به طراحی یک فرآیند هوش تجاری مناسب داشته باشد که قسمتی از آن فرآیند گزارش گیری تعریف شود و سیستم مناسب گزارش گیری آنجا جای گیرد و خدمات خود را به کاربر ارائه دهد تا او بتواند تصمیمات دقیق اطلاعات محور اخذ کند و یا اطلاعات کامل تری به مدیران ارشد خود گزارش دهد.

مصورسازی اطلاعات

ولی آیا گزارش هایی که در سطرها و ستون های یک فایل اکسل قرار گرفته است کارآمد است ؟

داده ها برای به سخن درآمدن باید از سطر ها و ستون های داده خام خارج شده و به فرمت مصور دربیایند . باید منابع فرآیند هوش تجاری سازمان خود را گردآوری کرده و آن را وارد فرآیند مصورسازی اطلاعات کنید . گزارشگیری مصور با رنگ ها ، خطوط روند ، کشیدن چارت ها ، نشان دادن سری های زمانی و حتی نقاط پرت به نظارت ، تصمیم گیری ، کاهش هزینه و انرژی، بررسی شاخص های عملکرد سازمان بسیار کمک می کند . نرم افزارهای مصورسازی اطلاعات و داشبوردهای مدیریتی که امکان تعامل با کاربر را دارند دارای کاربری بیشتری و در این زمینه ارزشمندتر می باشند . 

کلمه بازار تداعی کننده شلوغی و هیاهو و صدای فریاد فروشندگانی است که قصد جلب نظر شما را دارند . امروزه در بازار شلوغ ابزار های داده پردازی و مصورسازی داده یک صدا به صورت مشخص و غالب به گوش می رسد : " همه امروزه توانایی تحلیل داده را دارند " ، این جمله شاید برای خیلی ها یادآور خرید های ناموفق ابزارهای   مصورسازی اطلاعات هوش تجاری در گذشته باشد . بسیاری از مدیران و کارشناسان تاکنون حداقل یک بار در مورد این ابزار ها تحقیق کرده اند ، و بعضی نیز در جلسه معرفی آنها شرکت کرده اند.

اگر شما یکی از این افراد هستید می دانید که با نگاه کردن به افراد حاضر در جلسه که مثل شما به دنبال راهکار جالب و کارآمدی برای بهبود کسب و کار و پیشرفت می گردند ، با گوش دادن به حرف هایشان مشخصا می توانید بگویید که حداقل 2 نفر از هر 10 نفر قطعا از این ابزار استفاده نخواهند کرد به دلیل آنکه یا نمی توانند موضوعیت استفاده از نرم افزار را با کار خود تطبیق دهند یا نمی خواهند از ابزاری استفاده کنند که ساعت ها نیاز به آموزش داشته باشد .6 نفر ازجلسه راضی به نظر می رسند و فکر می کنید که به ابزار علاقه مند شده و قصد خرید آن را دارند . ولی بعدها متوجه می شوید که هیچکدام از آنها نیز از ابزار استفاده نکرده اند  چون هنگام بازگشت به کار آنقدر درگیر مشغولیت های روزمره خود بوده اند که زمانی جلسه را به خاطر می آورند نحوه کار با نرم افزار را فراموش کرده اند . 2 نفر باقیمانده نیز به دلیل آنکه نرم افزار شباهت زیادی به اکسل دارد به آن علاقه مند می شوند و کار با آن را شروع می کنند . تولید کنندگان  این نرم افزارها اندک و مصرف کنندگان طیف عظیمی از صنایع و تخصص ها را در بر می گیرند .

داده های بزرگ

در طی سال ها تجربه نشان داده است که یک سناریو در سازمان ها ، صنایع و با سیستم های متفاوت تکرار می شود : 
سازمان یک سیستم گزارشگیری تخصصی تهیه می کند که مدل مشتری / تولید کننده را پشتیبانی می کند ولی کاربر نهایی سیستم مثلا مدیر از عدم انعطاف سیستم بعد از مدت کوتاهی شکایت میکند . سیستم به قدری یک بعدی است که مدیر بدون کمک گرفتن از بخش فناوری اطلاعات سازمان یا تماس با تولید کننده  قادر به پاسخگویی سوالات سطح دو و سه خودش در مورد داده ها نیست . همچنین حتی اگر پاسخگویی به نیاز از طریق کارشناسان مربوطه انجام پذیرد ، آنقدر زمان بر خواهد بود که مدیر از دسترسی نداشتن به اطلاعات در زمان مناسب برای اخذ تصمیم درست برای سازمان شکایت خواهد داشت . 

برای حل این مسئله چاره ای دیگری اندیشه می شود ، سیستم دیگری جایگزین می شود با این قول که کاربر امکان دسترسی به تمام داده های خود را در هر زمانی خواهد داشت . ولی فقط زمانی که برای استفاده از این سیستم آموزش دیده باشد . یادگیری یک سیستم جدید برای کاربر در موقعیت تصمیم گیری معمولا دشوار و زمان گیر است . پس او گروهی را استخدام کرده تا برایش گزارش تهیه کرده و ارائه دهند . بعد از مدت کوتاهی این گروه کوچک به دلیل حجم زیاد گزارشات دچار تاخیر در سرویس دهی به مدیر خود می شوند و چرخه تکرار می شود .

آنالیز اطلاعات

همه ی این موارد از یک سوء تفاهم منشا می گیرد که فروشندگان و تولیدکنندگان نتوانستند تشخیص دهند که سه نوع مصرف کننده سیستم گزارش گیری وجود دارند : دسته ای که  آنالیز می کنند و دسته دوم که نظارت می کنند و دسته سوم که هر دو این کارها را انجام می دهند   . 
درنتیجه  نوسانی که بین این راهکار ها و رویکردها به وجود آمده است منجر به کمبود اطلاعات برای کسانی شده است که در موقعیت و زمان تصمیم گیری هستند . تفاوت بین تصمیم خوب و بد کیفیت داده هایی است که برای گرفتن آن تصمیم مورد استفاده قرار می گیرد . تصمیم هایی اشتباه بر اساس داده های قدیمی و ناقص گرفته می شوند به دلیل آنکه امکان دسترسی به داده ها و یا گسترش آنها در زمان مورد نظر وجود ندارد . 


داده کاوی

برای انجام فرآیند گزارش گیری  و مصورسازی اطلاعات که قسمتی از فرآیند هوش تجاری است بهتر است از سیستمی با خصوصیات زیر استفاده کنیم :
سیستمی که بدون احتیاج به کارشناسان فناوری اطلاعات بتواند به نیازهای کاربرش پاسخ دهد . 
سیستمی ساده که احتیاج به آموزش نداشته باشد . 
سیستمی که قابلیت صحبت به زبان هر صنعتی را داشته باشد . 
سیستمی که با کاربر تعامل کامل داشته باشد . 

سیستم گزارش گیری مثل یک برنامه موبایل است :

                                                        

تا امروز وضعیت سهام و یا ترافیک  را روی اپلیکیشن موبایل خود بررسی کرده اید ؟ 
کمی فکر کنید ؛ تا امروز چند بار برای یادگیری کار با یک برنامه که روی موبایلتان نصب شده کلاس رفته اید ؟
چند بار برای آموزش برنامه موبایل دفترچه راهنما مطالعه کرده اید ؟
وضعیت آب و هوا را روی موبایل خود چک میکنید ، قیمت ارز و سهام را بررسی می کنید و بسیاری از کارهایی که نرم افزار ها برای شما انجام داده و کار شما را ساده کرده اند . 
چرا برای استفاده از یک سیستم گزارش گیری شما باید آموزش ببینید ؟  

طراحان ابزارها پاسخ می دهند : "کاربران نمی دانند چه اطلاعاتی مد نظرشان است"
این پاسخی است که در جواب آن سوال همیشه دریافت می کنم ! اشتباه استسیستم باید به حدی ساده باشد که شما برای کار با آن نیاز به صرف زمان و تمرین نداشته باشید . 

به سیستم اطلاعات بیماران نگاه کنید . این سیستم ها به دقت با نیاز پزشکان تطبیق داده شده اند . پزشک نام بیمارش را جستجو می کند و تمام اطلاعات مربوط به او مثل جواب آزمایشات قبلی ، عکس های رادیوگرافی و... را مشاهده می کند . کدام کاربر سیستم اطلاعاتی قرار است کاری پیچیده تر از کار یک پزشک انجام دهد ؟ اگر برای پزشکان می شود سیستمی طراحی کرد که به نیازهایشان پاسخ دهد برای باقی افراد نیز می توان این کار را با پبچیدگی های خاص خود انجام داد . 
مسئله این است که نمی توانیم نیاز کاربران را آشکار کنیم . دغدغه های یک فرد در موقعیت تصمیم گیری برای کسب و کار و سازمان خود بسیار زیاد و حساس هستند . که متاسفانه اولویت کاربر و نیاز او که دقت ،سرعت و سادگی است تا امروز برای اکثر طراحان سیستم ها و نرم افزار های گزارش گیری و مصورسازی داده ها اهمیتی نداشته است.
امروز ما به این نکته دست یافتیم که در کنار شناخت دغدغه ها ، ایجاد دید نظارتی و پاسخ به نیازهای کاربران که اغلب مدیران ، کارشناسان فروش ، مهندسان ، مشاوران و... هستند و دارای تفکرات خاص خود در چارچوب اصطلاحات و فرآیندهای تعریف شده کسب و کار خود می باشند .باید امکانی را برای آنالیز داده  به صورت مصور فراهم کنیم که این افراد و دیگر بخش های سازمان  در مواجهه با موارد خاص و ویژه ، آنها را بررسی کرده و به پرسش های خود پاسخ دهند . 

آنالیز اطلاعات با داشبورد مدیریتی

» چنانچه با خواندن این مقاله به موضوع هوش تجاری علاقه مند شدید، خواندن مطالب زیر را به شما پیشنهاد می کنیم:
هوش تجاری داده کاوی
چرا شرکت ها به هوش تجاری نیاز دارند داده ها با شما حرف می زنند !

چگونه مدیران مالی‌ از ابزار مصور سازی بهره میبرند

ظاهر مساله. راه و روشی‌ که داده‌ها ارائه می شوند بر ظرفیت و توانایی ما برای فهم آنها تاثیر می گذارد و بر میزان سرعت و راحتی‌ تولید اطلاعات موثر در تصمیم گیری‌‌های ما اثر می گذارد.
این به متخصصان مالی‌ کمک می کنند تا بیشترین منفعت را در حوزه‌های زیر ببرند:
•    در سرمایه گذاری در نرم افزارهایشان
•    در نقش آنها به عنوان کاربران داده مالی‌
•    به عنوان ارائه دهندگان داده‌های مالی‌ به دیگر قسمتهای کسب و کار
•    به عنوان دارندگان منبع مالی‌ برای بودجه و سرمایه گذاری در IT

چرا باید مصورسازی داده برای من مهم باشد؟
David McCandless، نویسنده و طراح اطلاعات می‌گوید: “با مصورسازی اطلاعات، ما آن‌ را به یک چشم انداز تبدیل می‌کنیم که چشم میتواند ببیند، یک جور نقشهٔ اطلاعاتی. وقتی‌ که شما در اطلاعات گم شده اید، نقشه میتواند مفید باشد." به عبارت ساده، مصورسازی داده، یک راه بهتر برای نمایش اطلاعاتی است که شما و دیگران جمع آوری کرده اید. به جای نگاه کردن به یک لیست طولانی از اعداد و ارقام، این روش معنی بصری به اطلاعات میافزاید. این میتواند با برجسته کردن برخی‌ مناطق بر روی نقشه، ایجاد نمودارهای شهودی، یا از طریق نمایش روند رشد روی گراف‌ها باشد.
برای سازمان شما، ،مصورسازی داده میتواند اطلاعاتی را که برای فروش، عملیات تولید و بخش‌های دیگر نیاز دارید، فراهم کند. مدیران فروش میتوانند از ابزار مصورسازی برای تسهیل  نظارت بر تغییرات شاخص‌های کلیدی عملکرد تیم‌ خود استفاده کنند. مصور سازی میتواند به سرعت مشاهده عملیات و بهبود تنگناها کمک کند در حالیکه تولید میتواند از آن‌ برای اندازه گیری و مشاهده نواقص و واریانس محصولات استفاده کند.
در اصل، مصورسازی داده‎ها، یک بینش واقعی‌ از اطلاعات پیچیده ارائه میدهد که هم عملی‌ و هم جذاب است. به عنوان مثال، جنرال الکتریک، کل یک وبسایت را برای نمایش داده‌های حاصل از تحقیقات و مطالعات خود اختصاص داده بود. این نوع نمایش پیشرفت و تعاملی، حجم انبوهی از داده‌ها را به شکلی‌ که نه تنها زیبا و جذاب، بلکه بسیار آموزنده نیز بود به ناظران خارجی‌ ارائه میداد. در حالی‌ که جنرال الکتریک به احتمال زیاد با استفاده از طراحان داخلی‌ خود، آن‌ را تولید کرده بود، اما خبر خوب اینکه طیف گسترده‌ای از محصولات وجود دارد که تجزیه تحلیل مشابه این را با قیمت مقرون به صرفه انجام میدهد و به کارکنان امکان دسترسی‌ به توابع قدرتمند داده‌ای میدهند. برای فعالان حوزه مالی‌ احتمالات وسیعی وجود دارد که یک سر آن ابزار مصورسازی و در انتهای دیگر آن‌، ابزار زیباسازی محصولات وجود دارد. در این میان، ابزار مصور سازی به شکل نرم افزارهایی برای تجزیه تحلیل داده، اطلاعات کسب و کار و مدیریت عملکرد وجود دارد. مثل Tagetik
نرم افزارهای CPM چه منفعتی برای مدیران مالی‌ دارد؟
برای زنده ماندن در سرزمین به سرعت در حال تغییر کسب و کارهای امروزی، شرکتها باید مهارت‌های استثنایی را در برنامه ریزی مالی برای آینده استفاده کنند. اما عدم اطمینان از ثبات اقتصادی، پیش بینی‎های دقیق را سخت تر از همیشه می‌کند.
از لحاظ تاریخی‌، استفاده از تحلیل‌ها و سیستم‌های BI و CPM برای پیدا کردن اطلاعات مورد نیاز، بستگی به مشارکت IT داشته است اما برخی‌ از فروشندگان نرم افزار در حال ارائه محصولاتی هستند که کاربر با یک منوی سلف سرویس میتواند به ابزار مصورسازی دسترسی‌ داشته باشد. تحقیقات گروه Aberdeen نشان میدهد که جایی‌ که ابزار بصری تعاملی به کارمندان اجازه کاوش و دست کاری داده‌ها را میدهد، آن دسته از کارکنان بهتر میتوانند بر اساس واقعیت کسب و کار تصمیم گیری کنند و استفاده از نرم افزار در سراسر کسب و کار موثرتر خواهد بود. شاید وقت آن‌ رسیده است که متخصصان حوزه مالی‌ انتظار بیشتری از فروشندگان نرم افزار و محصولات آنها داشته باشند. سیستم‌های پیشرفت حسابداری و ابزار تحلیلی که امروزه در دسترس هستند به مدیران مالی‌ اجازه میدهد تا اطلاعات پیچیده مالی‌ را به سرعت دریافت کنند، در حالی‌ که موقعیت آنها برای کمک به مدیران  درک بهتری از داده‌ها به آنها میدهد و روند دستیابی به اهداف شرکت را سرعت می‌بخشد.
برنامه ریزی، بودجه بندی و پیش بینی‌ با یک نرم‌افزار درست CPM میتواند موفق باشد.
ابزار قدرتمند BI میتواند به تمرکز زدایی سازمان، بهینه سازی گردش کار و دسترسی‌ مدیران مالی‌ به داده‌ها و تحلیل‎ها در زمان واقعی‌ کمک کند. استفاده از سیستم‌های بر پایه کلود (ابری)، میتواند باعث کاهش یا از بین بردن نیاز برای سرمایه گذاری در سخت افزار و متخصصان فنی برای حفظ، تعمیرات و ارتقأ سیستم‌ها شود. در انتهای روز، شرکتها نیاز به یک مدیریت مالی قدرتمند دارند تا به دقت بودجه را برنامه ریزی و پیش بینی‌ کند.
مدیران مالی‌ نیاز دارند که بتوانند به بینش درستی‌ در سراسر فرآیند کسب و کار برسند تا بتوانند راهی‌ برای ارائه پاسخ به سوالات پیچیده پیدا کنند نه اینکه به راحتی‌ از گزارش‌های استاندارد استفاده کنند، چون این روش در کسب و کار امروزه موفق نخواهد بود.
داده‌های من زیبا به نظر می‎رسند، حالا چه؟
صرف‎نظر از اینکه داده‌های شما چقدر زیبا و واضح است، بزرگترین چیزی که در رابطه با مصورسازی داده باید به خاطر داشته باشید این است که این کاملا بستگی به شما دارد که با دیدی که به دست آورده اید، می‌خواهید چکار کنید.
فقط به اطلاعات نگاه نکنید، هرچند که خیلی‌ زیبا باشد.
در مورد آن‌ فکر کنید و اقدام لازم را انجام دهید.
و سپس، همهٔ این مراحل را دوباره و دوباره تکرار کنید.
تنها از طریق یک فرایند تکرار شونده میتوانید به ارزش واقعی‌ آن‌ پی‌ ببرید. و اگر این به خوبی توسط تیمی که پشت کسب و کار شما قرار دارد انجام شود، شما میتوانید به بینش لازم برای بهبود عملیات و به دست آوردن یک مزیت رقابتی برسید.

منبع

SmartDataCollective


چرا شرکت ها به هوش تجاری نیاز دارند

در دهه های گذشته، شرکت ها هزینه های بسیاری برای پیاده سازی سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP)، سامانه های ارتباط با مشتری (CRM) و ابزارهای تجمیع داده ها (Data Warehousing) متحمل شده اند. این کار حجم عظیمی از داده ها را در پایگاه های داده آنها محصور کرده است. اکنون صاحبان کسب و کار با اعمال فشار به واحد فناوری اطلاعات (IT) از آنها می خواهند که این اطلاعات را از بند آن سیستم ها رها سازند تا برای مدیران قابل استفاده باشد.
چرا شرکت ها به هوش تجاری نیاز دارند
منبع تصویر: ArticlesBase

ما به اطلاعات نیاز داریم، ولی هرچه داریم داده خام است

این سخن مدیرانی است که اغلب از این وضعیت شکایت می کنند. اگر فناوری اطلاعات یک کار را درست انجام داده باشد، آن امکان جمع آوری تمام داده های موجود و قابل تصور است. از داده های نوشته شده روی کاغذ یا تایپ شده در کامپیوتر گرفته تا تصاویر و امضاها و ... ما امروزه حتی صدا و تصویر را هم ضبط و آرشیو می کنیم.

زمانی مدیر یک شرکت بین المللی به من گفت:

"داده ها دارند از چشم و گوش من بیرون می زنند. من نمی دونم چطور از آنها بهره برداری کنم."

راهکارهای مقطعی سال هاست که وجود دارند، من واژه "مقطعی" را به کار می برم چون این راهکارها فقط بخشی از مشکل را در یک مقطع زمانی حل می کنند؛ و فروشندگان این محصولات برچسب ابزار هوش تجاری (BI Tools) روی آن زده اند.

ویکی پدیا هوش تجاری را به مجموعه نرم افزارها و فناوری هایی اطلاق می کند که برای جمع آوری، دسترسی و تحلیل داده ها و اطلاعات عملیاتی سازمان مورد استفاده قرار می گیرند.

هدف ابزارهای هوش تجاری این است که هر کسی در حوزه اطلاعات خود بتواند تصمیمات بهتری اتخاذ کند. ولی متاسفانه مشکلاتی در مورد ابزارهای هوش تجاری سنتی وجود دارد

هوش تجاری در ارتباط تنگاتنگ با گزارش گیری است؛ و معمولا افراد معدودی در سازمان هستند که توانایی و دسترسی ساخت گزارش ها را دارند. این افراد بعضا از این "قدرت کنترل" برای تثبیت جایگاه خود و یا سوء استفاده از دیگران استفاده می کنند. از آن مهمتر، تخصص های این چنینی اگرچه تضمین و امنیت شغلی برای آن افراد ایجاد می کند؛ ولی کل سازمان را دچار نارضایتی از ابزارهای خریداری شده می کند و این باعث می شود که از آن فاصله بگیرند و دیگر روی آن سرمایه گذاری نکنند.

شکست ابزارهای هوش تجاری بر پایه دو چیز استوار است: یکی اینکه بخش های مختلف کسب و کار بین نیازهای خود و ابزارها، رابطه درستی برقرار نمی کنند، دیگری اینکه بخش فناوری اطلاعات، سوالات صحیح را از آنها نمی پرسد.

وی.آر. سریوستان، معاون جنوب آسیا در شرکت Business Objects می گوید:

"نسل های قبلی هوش تجاری ارزش مدیریت و تحلیل مفهومی از سرمایه اطلا��اتی هر سازمان را درک نکرده بودند. ولی این نقص هم در بعد تکنولوژی هم بعد کسب و کار در حال برطرف شدن است. بلوغ این دو بعد منجر به تبدیل هوش تجاری به یک فرآیند کلیدی در کسب و کارهای امروزی شده است."

آرزوهای ما در هوش تجاری:

سوگانتی شیوکومار (Suganthi Shivkumar) معتقد است که مدیران کسب و کار ابزاری می خواهند که اشراف آنها را نسبت به طبیعت پویای بازار جهانی افزایش داده و به مدیران در شناسایی نقاط سودآوری کمک کند. آنها از IT انتظار دارند که اطلاعاتی را که در تله سیستم های عملیاتی موجود در سازمان قفل شده اند، رها کند.

"امروزه نهادهای نظارتی و جو کسب و کار بسیار بی رحمانه عمل می کنند، به طوری که هرگونه انحراف از انتظار یا مغایرت مالی ممکن است به عنوان تخلف یا سوء مدیریت تعبیر شود. این مساله شرکت ها را مجبور کرده که دقت بسیار زیادی در برنامه ریزی و فرآیندهای گزارش دهی به کار ببرند. ایجاد گزارش های دقیق و مطمئن از فاکتورهای بسیار مهم انتخاب نوع ابزار هوش تجاری به شمار می رود."

داشتن یک نسخه واحد از واقعیت نیز به همان اندازه مهم است. در نهایت همه سازمان ها می خواهند تصویر واضحی از عملکرد خود داشته باشند. این تصویر شامل پیش بینی دقیق تقاضا، درآمد و هزینه ها جهت استقرار بهینه منابع و سرمایه گذاری روی فرصت ها خواهد بود.

ظهور هوش تجاری به عنوان یک ابتکار استراتژیک در لیست اولویت های سرمایه گذاری شرکت ها قرار گرفته است، اما به دلیل تنوع و بعضا اختلاف در اهداف میانی سازمان (اهداف دپارتمان های مختلف)، ممکن است به سادگی اهداف کلان سازمان از دید خارج شده و به سمت اجرای ابزارهای هوش تجاری (معمولا با خریداری ابزارهای آماده از شرکت ها) برای رفع آن نیازهای میانی حرکت کنیم. نتیجه خالص این استراتژی، گسترش سیستم های نابرابر و ناهمخوان است که نه تنها با یکدیگر خوب ارتباط برقرار نمی کنند، بلکه مسائل را پیچیده تر نیز می کنند.

خبر خوب این است که با وجود ابزارهای هوش تجاری نه چندان کارآمد گذشته، مدیران و صاحبان کسب و کار هنوز معتقدند هوش تجاری نقش بسیار مهمی در بازار رقابتی امروز ایفا می کند. فشار رقابتی بازار جهانی، ادغام کننده ها و شرکت هایی که شرکت های کوچک تر را جذب می کنند، باعث می شوند تا شرکت ها دائما در حال تغییر ساختار و پیدا کردن روش های جدید سودآوری باشند. صاحبان کسب و کار نیاز به دیدگاهی عمیق دارند تا به آنها برای هدایت کسب و کار در این فضای آشفته کمک کند.

در دهه های گذشته، شرکت ها هزینه های بسیاری برای پیاده سازی سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP)، سامانه های ارتباط با مشتری (CRM) و ابزارهای تجمیع داده ها (Data Warehousing) متحمل شده اند. این کار حجم عظیمی از داده ها را در پایگاه های داده آنها محصور کرده است. اکنون صاحبان کسب و کار با اعمال فشار به واحد فناوری اطلاعات (IT) از آنها می خواهند که این اطلاعات را از بند آن سیستم ها رها سازند تا برای مدیران قابل استفاده باشد.

امروزه دیگر ساخت گزارش در زمان تعیین شده به تنهایی کافی نیست. بلکه دقت و یکپارچگی گزارش ها از اهمیت فوق العاده ای نسبت به گذشته برخوردار شده است.

چه کسی مسئول این تغییرات و کاستی هاست؟

پاسخ در حالت کلی ساده است: تغییر در نحوه انجام کارها

قبلا گفته شد که هوش تجاری به عنوان یک ابتکار استراتژیک ظهور کرده و اولیت سرمایه گذاری صاحبان کسب و کار است، اما به دلیل تنوع اهداف میانی سازمان با چالش هایی مواجه هستند. تجربه گذشته نشان می دهد که فناوری اطلاعات تلاش می کند تا ابزارها و سیستم ها را برای کل سازمان استاندارد و یکپارچه نماید. امروزه همه کاربران کسب و کار، نه فقط مدیران، اطلاعات مورد نیازشان را در لحظه می خواهند. و دیگر منتظر واحد فناوری اطلاعات نمی مانند تا اطلاعات را به آنها ارائه کند. همچنین نیاز به ابزارهای انعطاف پذیر و ساده دارند که به نرم افزارهای روزمره آنها (مانند Microsoft Office ) شبیه باشد. به علاوه می خواهند که یکپارچگی اطلاعات حفظ شود. کاربران کسب و کار به راهکارها و ابزارهایی نیاز دارند که نه تنها ارائه اطلاعات می کنند، بلکه مدیریت و تولید برخی اطلاعات را نیز انجام می دهند. و این کار را با تجمیع و مرتبط نمودن اطلاعات سیستم های مختلف موجود انجام می دهند. یعنی می خواهند اطلاعات عملیاتی کسب و کار را به اطلاعات مالی آن وصل نموده و چشم انداز جدیدی نسبت به کسب و کار ایجاد کنند.

ریسک شکست BI را به حداقل برسانید

پیتر دراکر (Peter Drucker) نویسنده و متخصص مدیریت کسب و کار می گوید:

هیچ چیزی بدتر از این نیست که یک کار اشتباه را به خوبی انجام دهید

چرا باید BI شکست بخورد؟ چرا طراحی و پیاده سازی BI بر اساس نیاز پرسنل دپارتمان های مختلف اشتباه است، چرا باید BI بر اساس نیاز و اهداف کلان سازمان طراحی و پیاده شود؟

چون معمولا پرسنل برنامه ریزی های شرکت را نمی فهمند یا از عمکرد آن دید واضحی ندارند. به این دلیل که نمی شود روی پرسنل برای آن بخش از استراتژی که مربوط به آنهاست حساب کرد، یا به اطلاعاتی که ارائه می دهند استناد نمود و تصمیمات مفید اتخاذ کرد.

یکی از بزرگترین راه های شکست هوش تجاری، نحوه پیاده سازی آن در سازمان است. شروع پیاده سازی BI در یک دپارتمان خاص از سازمان باعث می شود سطح هوش تجاری در سطح آن دپارتمان تعریف شود. نتیجه پیاده سازی ابزارهایی است که فقط نیازهای آن بخش از سازمان را مرتفع می کند. متاسفانه عدم یکپارچگی این ابزارها در کل سازمان موجب می شود که تاثیرگذاری آن محدود و بعضا در جهتی غیر از اهداف کلان سازمان باشد.

آیا اخیرا راهنمای یک ابزار هوش تجاری را مطالعه نموده اید، آنها اکثرا برای کاربر ساده ساخته نشده اند، آنها برای کاربران حرفه ای ساخته شده اند که در نقش نگهبان و دروازه اطلاعات حضور خواهند داشت. نتیجه داشتن ابزاری است که وسعت کاربران بسیار کمی دارد و این یعنی شکست.

ابزارهای هوش تجاری نباید محدود به کسانی باشد که از مهارت های فنی خاصی برخوردار هستند، برای بهینه کردن بازدهی هوش تجاری، همه پرسنل سازمان باید بتوانند به اطلاعات مربوط به خود به سادگی و به سرعت دسترسی پیدا کنند. و بر اساس آن در حوزه عملکرد خود تصمیم گیری نمایند.

هوش تجاری دیگر فقط گزارش گیری نیست، بلکه محتوای درون گزارش است. همانطور که عملکرد کسب و کارها دائما در حال تغییر است، ابزارهای هوش تجاری نیز باید از "گزارش محور" به "اطلاعات محور" تکامل پیدا کنند تا بتوانند چیزی ارائه کنند که با ایجاد دید عمیق در مدیران نسبت به کسب و کار خود، عملکرد بهتری داشته باشند.

بنابراین همه سازمان باید احساس کنند که هوش تجاری بازدهی را بهینه می کند. به وسیله هوش تجاری شما با گذشته ، حال و آینده ارتباط برقرار می کنید و به شما نگرش عمیقی از کسب و کارتان می دهد که منجر به ایجاد مزیت های رقابتی واقعی در کسب و کار شما می شود.

تنها راه موفقیت هوش تجاری تمرکز روی تصویر کلی سازمان است. مدیریت، تولید و ارائه یکپارچه اطلاعات، و امکان آنالیز و هدف گذاری مجدد برای کاربران. فقط در این حالت می توان برای کل سازمان یک استاندارد تعریف و استفاده نمود.

آینده هوش تجاری

روند حرکت نرم افزارها نشان می دهد که نرم افزار به عنوان سرویس (SaaS) و هوش تجاری از اهمیت بالایی برخوردار خواهند بود. به علاوه، اضافه کردن جستجو و تعامل با دنیای وب امکاناتی جدیدی هستند که تولیدکنندگان نرم افزار نام آن را هوش تجاری 2 نهاده اند.

به عنوان نمونه در شهرهای سروستان، در اتاق های اورژانس پزشکان می توانند از طریق ابزارهای هوش تجاری به اطلاعاتی راجع به تعداد مسمویت های غذایی در 24 ساعت گذشته، موقعیت مسمومیت و علل اصلی آن دست پیدا کنند. دسترسی آنلاین به اطلاعات مطمئن می تواند به سیستم درمانی کمک کند تا از شیوع این گونه بیماری ها جلوگیری کنند.

شرکت ها نیز به دنبال ابزارهای همه جان��ه مانند ابزارهای پیام رسانی که در کنار داشبوردهای فروش برای بحث در مورد علل فروش کم شرکت نسبت به اهداف قرار داده شده اند تا سرعت پیشروی و طی مراحل بعدی کار را تسهیل نمایند.

تصور کنید می توانید از ابزارهای هوش تجاری برای داده های آینده استفاده نمایید. این در واقع چیزی است که مدیران کسب و کار می خواهند. توانایی آنالیز داده ها و اجرای "اگر...آنوقت" یا "What if" روی داده های آنلاین یا آینده. بدون اینکه منتظر گذشت پریود های زمانی مختلف باشند. این یعنی تصمیم گیری در زمان مناسب، در زمینه درست و در جایگاه ایده آل.

توصیه نهایی

آندریاس بیترر، معاون تحقیقاتی موسسه گارتنر معتقد است که هوش تجاری باید یک فرآیند دائمی و همیشگی باشد تا مفید واقع شود. پس به آن به عنوان یک پروژه نگاه نکنید.

تعداد کمی از سازمان ها استراتژی جامعی برای هوش تجاری دارند یا استانداردهای هوش تجاری را درست تعریف کرده اند. شرکت هایی که از تکنولوژی های هوش تجاری نابرابر یا ناهمخوان استفاده می کنند، با عواقب آن درگیر هستند. عواقبی چون هزینه های بالای پیاده سازی، نگهداری و آموزش، عدم یکپارچگی اطلاعات و پرسنل ناامید که در زمان مناسب به پاسخ سوالات خود نمی رسند.

با کاهش تعداد ابزارهای هوش تجاری، شرکت ها می توانند در هزینه ها صرفه جویی کنند، داده های کسب و کار خود را کنترل کرده و به آن اعتماد کنند. همچنین اطلاعات مورد نیاز پرسنل را در اختیار آنها قرار دهند. 

منابع و مراجع:


» چنانچه با خواندن این مقاله به موضوع هوش تجاری علاقه مند شدید، خواندن مطالب زیر را به شما پیشنهاد می کنیم:
مصورسازی داده کاوی
اشتباهات بزرگ در زمینه مصورسازی اطلاعات در فرآیند هوش تجاری در 20 سال گذشته داده ها با شما حرف می زنند !