وبلاگ vdash

اخبار و مقالات مربوط به vdash، نرم افزار آنالیز اطلاعات و ساخت داشبورد مدیریتی

به آسانی، شاخص های کلیدی عملکرد کسب و کار خود را ایجاد کنید.

KPI یا شاخص های کلیدی عملکرد به سازمان کمک می کند تا فرآیند دستیابی به اهداف سازمان را تعیین و یا اندازه گیری کنند. در واقع عملکرد فعلی سازمان را به ما نمایش میدهد در کنار هدفی که باید به آن دست یابیم و اینکه چه میزان به اهدافمان نزدیک و یا دور هستیم. در نتیجه می توانیم تصمیماتی درست در جهت بهبود کارایی سازمانمان اتخاذ نماییم.

شاخص های کلیدی عملکرد مشابه متریک ها هستند با این تفاوت که برای آنها هدفی مشخص شده است و با آن هدف مقایسه می شوند.

در این مقاله تعریف و تعیین شاخص های کلیدی عملکرد را با هم بررسی می کنیم.

از صفحه پنل مدیریت مدلتان را انتخاب کنید (شکل1)

kpi1

شکل 1

شاخص های کلیدی عملکرد (KPIs) در قسمت دادگان Data Sets قابل تعریف میباشند پس در هر دادگانی می توانید به ایجاد شاخص کلیدی عملکرد مربوط به آن دادگان بپردازید(شکل 2). برای اضافه کردن شاخص ، کافی است که روی لینک Add KPI کلیک کنید تا سطر مربوط به تنظیمات شاخص ایجاد شود.

kpi1

شکل 2

برای هر شاخص موارد زیر را باید تعریف نماییم :

  • Name : نامی که سیستم برای شاخص مورد نظر در نظر میگیرد که باید انگلیسی باشد.
  • Display Name: نام نمایشی که بهتر است قارسی باشد.
kpi1

شکل 3

• مقدار واقعی : نحوه محاسبه فیلدی که به عنوان شاخص تعریف شده است را نشان می دهد(شکل 4). در مقاله فرمول نویسی vdash online به طور کامل آموزش داده می شود.

kpi1

شکل 4

  • هدف : فرمول محاسبه هدفی که برای این شاخص از سازمان در نظر گرفته شده و یا خود مقدار هدف را در این قسمت تعیین و تعریف می نماییم(شکل 5).
kpi1

شکل 5

توجه »ممکن است مقدار واقعی و هدف یکی باشد و این بستگی به نوع شاخص و کسب و کار شما دارد.

  • وضعیت : مقدار واقعی همان مقدار اندازه گیری شده برای فیلد مورد نظر است که در حال حاضر در آن قرار دارد (شکل6).
kpi1

شکل 6

  • رنج : در این قسمت منوی آبشاری ای برای ما به نمایش در می آید که می توانیم مشخص کنیم که رنج شاخص به چه صورت باشد که نسبت به میزانی که برای آن تعریف می نماییم تعیین می گردد(شکل7).
kpi1

شکل 7

رنج به سه دسته تقسیم می شود :

1. رنج بحرانی "Bad Range"

1. 2. رنج قابل قبول "Acceptable Range"

1. 3. رنج خوب "Good Range"

هر کدام از این رنج ها محدوده ای دارند که شروع و پایان رنج شاخص را مشخص می کند که با (از (From) و تا (To)) تعیین می شود با کلیک بر روی هر کدام از انواع رنج پنجره ای مشابه فرمول نویسی باز می شود که رنج هم می تواند به صورت یک عدد تعریف شود (شکل8) و هم می تواند فرمول (9) باشد.

kpi1

شکل 8

kpi1

شکل 9

  • نوع واقعی : جنس شاخص را تعیین میکند که اگر عدی باشد از (Integer/Decimal)

اگر شاخص مالی باشد ( Money or Currency) و اگر شاخص ما از نوع درصدی باشد Percentage را انتخاب می کنیم(شکل 10).

kpi1

شکل 10

اگر نیاز داریم که هم زمان با رسم نمودار شاخص آن نیز نمایش داده شود ، پیش فرضی برای شاخص هایمان تعیین می کنیم.

تحلیل شاخص های کلیدی عملکرد با گیج

تا اینجا توا��سته ایم داشبوردی ایجاد نماییم که شامل نمودار های

برای به تصویر کشیدن اطلاعاتمان می باشد و در این مقاله نمودار گیج را بررسی می نماییم که از جمله نمودارهای مورده علاقه اکثر مدیران می باشد.

از نکات حائز اهمیت و مورد علاقه مدیران مسئله شاخص های کلیدی عملکرد (KPIs) می باشد . در واقع برای هر سازمانی وضعیت کنونی که در آن قرار دارد از اهمیت ویژه ای برخوردار می باشد که نتیجه این وضعیت نسبت به شاخص های تعریف شده آن سازمان سنجیده میشود و می دانیم که اجزای اصلی هر شاخص از مقدار واقعی که نشان دهنده وضعیت موجود و مقدار هدف که مشخص کننده، هدف نهایی سازمان در یک مورد خاص ، تشکیل شده است. حال چگونگی مشاهده و تحلیل این شاخص ها را در این مقاله توضیح می دهیم.

یکی از ابزارهای نمایش دقیق و آسان شاخص ها ، نمودار گیج می باشد.

اکنون به توضیح موارد زیر می پردازیم :

انواع نمودار گیج

  • 1. گیج خطی
 گیج خطی

شکل1

  • 2. گیج نیم دایره
گیج نیم دایره

شکل2

  • 3. گیج حلقه ای
نمودار حبابی

شکل3

در نمودار گیج رنگ ها و علامت هایی وجود دارد که مفاهیم بخصوصی دارند.


خط هدف : مشخص کننده هدفی و میران هدفی است که دنبال میکنیم و در نمودار گیج خطی به صورت خط قرمزی نمایش داده می شود (شکل 4).

گیج حلقه ای

شکل4

رنگ های قرمز، صورتی  هر کدام مفهوم خاصی دارند که به توضیح آن ها می پردازیم. دایره قرمز در کنار گیج خطی و یا محدوده قرمز در گیج نیم دایره و حلقه ای نشان دهنده این است که وضعیت ما در رنج بحرانی قرار دارد و با هدف فاصله دارد و به هدف نرسیده است.) همانند شکل 4(

دایره صورتی در کنار گیج خطی و یا محدوده صورتی در گیج نیم دایره و حلقه ای برای نمایش بهتر این مطلب که در رنج قابل قبول قرار داریم و هدف را پشت سر گذاشتیم ، می باشد (شکل 5).

رنگ ها

شکل5

زمانی که وضعیت قابل قبول باشد هیچ دایره ای نمایش داده نمی شود.

این علائم و رنگ ها در تصمیم گیری ها کمک بسزایی به مدیران می کنند.

آنچه در مقاله بعد می خوانید » ماتریس تک محوری و دو محوری

چه چیزی شاخص های کلیدی عملکرد را موثر می کند؟

ارزش یک شاخص کلیدی عملکرد به عکس العملی است که باعث آن می شود. در اکثر موارد، سازمان ها شاخص های عمومی صنعت خود را کورکورانه به کار می گیرند و از اینکه این شاخص ها وضعیت کسب و کار خودشان را بازگو نمی کند و تاثیر مثبتی بر روند عملکرد آن ندارد متعجب می شوند. یکی از مهم ترین جنبه های شاخص های کلیدی عملکرد، این است که شاخص ها نوعی برقراری ارتباط هستند. مانند همه ارتباط های دیگر، اطلاعات شفاف و با ارزش، در کاربری این شاخص ها بسیار موثرند.

برای طراحی و فرمول نویسی شاخص های کلیدی عملکرد، تیم شما می بایست از پایه شروع کند و اهداف سازمان را خوب بفهمد. شما برای رسیدن به این اهداف چه برنامه ای دارید و چه کسی می تواند نسبت به این اطلاعات عکس العمل نشان دهد. این کار می بایست یک چرخه بازگشتی باشد و در هر چرخه با دریافت بازخوردهای مختلف از آنالیزور ها، مدیران و سران دپارتمان ها، تکامل یابد. با انجام این کار در چرخه های متوالی، شما درک بهتری پیدا می کنید که کدامیک از فرآیندهای کسب و کارتان باید با شاخص های کلیدی عملکرد اندازه گیری شوند و اطلاعات آن با چه کسانی به اشتراک گذاشته شود.

شاخص های کلیدی عملکردقابل اندازه گیری و قابل شمارش هستند و میزان موفقیت در فاکتور های کلیدی سازمان را منعکس می نمایند. این شاخص ها در سازمان ها و کسب و کارهای مختلف، متفاوت طراحی می شوند:

در یک کسب و کار تجاری، ممکن است یکی از شاخص های کلیدی عملکرد، درصد درآمد حاصل از بازگشت مشتریان باشد.

در یک مرکز آموزشی، تمرکز روی نرخ فارغ التحصیلان است.

در دپارتمان خدمات مشتریان، ممکن است درصد پاسخگویی به مشتریان در دقیقه اول، یکی از شاخص ها باشد

یا یک شاخص کلیدی عملکرد برای ارگان خدمات اجتماعی ممکن است تعداد مراجعین خدمتگزاری شده در طول یک سال باشد

این شاخص ها به هر شکلی که انتخاب یا طراحی شوند، می بایست اهداف کلیدی سازمان را منعکس نمایند. باید کلید موفقیت کسب و کار باشند و باید قابل اندازه گیری باشند. این شاخص ها معمولا آیتم های بلندمدت تلقی می شوند. تعاریف آنها و نحوه محاسبه آنها معمولا دستخوش تغییر نمی شود، ولی هدف گذاری شاخص ممکن است با تغییر اهداف سازمان یا با نزدیک شدن به هدف اولیه تغییر کند.

شاخص ها را باید SMART طراحی کرد.

علاوه بر طراحی هوشمندانه شاخص ها، می بایست این شاخص ها دارای پنج خصوصیت اصلی باشند:

Specific یا مشخص و دقیق: آیا هدف شما مشخص و دقیق است؟

Measure یا اندازه گیری: آیا می توانید میزان پیشرفت خود را به سمت هدف اندازه گیری کنید؟

Attainable یا قابل دسترسی: آیا هدف شما در حالت واقع بینانه قابل دسترس است؟

Relevant یا مربوط: هدف شما چگونه به سازمان شما مربوط می شود؟

Time-Bound یا متصل به زمان: برای دسترسی به این هدف زمانبندی چگونه است؟

البته بهتر است حتی هوشمندانه تر (SMARTER) با شاخص های کلیدی عملکرد رفتار کنیم

با گسترش خصوصیات هوشمندانه شاخص های کلیدی عملکرد، آن را هوشمندانه تر کنیم. با اضافه کردن دو خصوصیت Evaluate یا ارزیابی و re-Evaluate یا ارزیابی مجدد. این دو گام بسیار مهم هستند. چراکه شما همواره کارایی و میزان ارتباط شاخص های خود را ارزیابی می کنید. برای مثال اگر در یک سال فراتر از هدف تان درآمد داشتید، باید بررسی کنید که آیا این اختلاف به دلیل هدف گذاری بدبینانه (هدف پایین) بوده یا به فاکتور دیگری وابسته بوده است.

شاخص های بررسی سود به تنهایی پاسخگوی مدیریت کسب و کار شما نیستند !


این سناریو را تصور کنید. امروز 15 ام ماه است . شما تازه وضعیت مالی ماه پیش به دستتان رسیده پشت میزتان می نشینید تا آن ها را بررسی کنید .صفحه به صفحه بررسی می کنید ، گزارش این ماه به نظر خوب نمی رسد . سود این ماه 3 میزان پایین تر از آن چیزیست که انتظار داشتید .

به عنوان مدیر مالی ، نتایج رو به مدیر عامل نشان میدهید بعد از یک بررسی کوتاه، می گوی