مطلب زیر گزیده ای از کتاب جدید ویکتور لیپمن" مدیر نوع B : که در دنیای نوع A با موفقیت راهبری می کند " می باشد : در این بخش، از فصل "مردم مدیران را ترک می کنند و نه شرکت ها ،" به بررسی اهمیت و چالش های نقش یک مدیر می پردازیم .
مردم چیزهای زیادی در مورد مدیران می گویند:
او بیش از حد کار می خواهد است. او با شدت برخورد می کند .
او انگیزه ایجاد می کند . تیم او واقعا دوست دارند با او کار کنند .
شما می توانید روی او حساب کنید. او همه کارها را انجام میدهد .
او یک رهبر فوق العاده است . او یک متفکر استراتژیک است .
او نمی داند چه می خواهد و هیچ ایده ای هم ندارد .
اما من شرط می بندم شما یک چیز را هرگز نشنیده اید . شما هرگز نشنیده اید مردم بگویند مدیریت آسان است.
پس از اینکه به عنوان یک مدیردر سال 2012 بازنشسته شدم، می خواستم بنشینم و برای آخرین ربع قرن باقی مانده از زندگی ام برنامه ریزی کنم . همانطور که به منظور بدست آوردن یک مفهوم گسترده تر ازمسائل رایج مدیریتی مقایسه مسائل با تجربیات خودم ، شروع به صرف زمان با مدیریت و مطالعات کارکنان سازمان های مختلف کردم ، متوجه یک واقعیت شدم : تعداد زیادی از کارکنان به کار متعهد ندارند . از "تعهد " منظورم این نیست از لحاظ عاطفی متعهد به سازمان باشند . مسئله آن است که آنها با انگیزه و در نتیجه موثر نیستند .
تفاوت های ظریف در چگونه تعریف کردن "تعهد کارکنان،" در مطالعات مختلف وجود دارد اما شباهت های میان این مطالعات مختلف بسیار بیشتر از تفاوت ها مهم هستند. مهم نیست که در داده ها و اطلاعات ریز شوید ، در تصویرکلی شرایط حدود 60٪ یا 70٪ از کارمندان شما کار نمی کنند –یا راحت بگوییم آنقدر سخت که باید کار نمی کنند . بیایید مثال بزنیم . اطلاعات موسسه گالوپ( موسسه تحقیقاتی در زمینه مشاوره مدیریت ) نشان می دهد 30 درصد از کارکنان " متعهد" هستند. داده های تاور واتسون ( موسسه جهانی خدمات حرفه ای در زمینه مدیریت بحران و نیروی انسانی ) نشان می دهد 35 درصد از کارمندان به شدت متعهد هستند . بر اساس تحقیقات دیل کارنگی 29٪ از کارمندان به صورت کامل متعهدند . و بهتر است بدانید این مطالعات کوچک نیستند ؛ نظرسنجی گالوپ شامل بیش از 350،000 پاسخ دهنده و بررسی تاور واتسون شامل بیش از 32،000 بوده است . گالوپ هزینه سالانه کاهش بهره وری در ایالات متحده بیش از 450 میلیارد دلار برآورد کرده است. این رقم سرسام آور است. حتی اگر غیر دقیق باشد، مشکل وجود دارد .
چه عواملی در سطح بالا به این رفتار اپیدمیک عدم تعهد کمک می کند؟ بازگشت به عنوان این فصل: "مردم مدیران را ترک می کنند و نه شرکت ها " خلاصه رابطه اصلی بین مدیر و کارکنان نقش مهمی ایفا می کند. فراتر از آن، عوامل دیگری نیز کمک می کنند. این عوامل عبارتند از اعتقاد به مدیر ارشد، غرور برای معاشرت با کسی ، عدم قطعیت مزمن ناشی از یک جریان ثابت در سازمان، اخراج و یا برخورد برای عملی کردن "کار بیشتر با پول کمتر" . اما بدون توجه عوامل دیگر، که با توجه به شخصیت و شرایط یک سازمان تغییر می کنند ، هیچ شکی نیست که سطح بالای عدم مشارکت کارمندان نشان دهنده ی شکست مدیریت و چالش های اصلی آن است . یکی از این چالشها علاقه مند نگه داشتن تعداد زیادی از افراد به انجام کار مورد نیاز است ،ایجاد حس خوب به سازمان در آنها، و انگیزه دادن به کارمندان برای انجام کار به بهترین شکل ممکن است .
این داده ها در سطح بالا برای شما به عنوان یک مدیر به چه معنیست ؟
اگر 60٪ تا 70٪ از کارکنان کمتر از توانایی هایشان کار می کنند ، شما در مدیریت با مشکلات ایجاد انگیزه رو برو هستید . همچنین این به این معنی است که فرصت بزرگی وجود دارد: یک فرصت برای ایجاد تعهد در کارکنان و بهبود بهره وری برای بخش و سازمان شما وجود دارد . از اعداد ساده کنیم ، اگر شما مدیریت 10 نفر از کارکنان را به عهده دارید و شش نفر از آنها تا متعهد نیستند، و شما می توانید به طور متوسط با دو نفر از آنها برای رسیدن به تعامل بهتر و ایجاد انگیزه شروع کنید.
البته چالش در رسیدن به آن دو نفر از کارکنان ، درک اینکه چرا آنها احساس هایی دارند که منجر به عدم تعهد می شود و بهبود طرز تفکر آنها است .
نظرات خود را با ما در میان بگذارید . شما به عنوان یک مدیر موفق برای ایجاد انگیزه چه می کنید ؟
منبع:
Victor Lipman
این سناریو را تصور کنید. امروز 15 ام ماه است . شما تازه وضعیت مالی ماه پیش به دستتان رسیده پشت میزتان می نشینید تا آن ها را بررسی کنید .صفحه به صفحه بررسی می کنید ، گزارش این ماه به نظر خوب نمی رسد . سود این ماه 3 میزان پایین تر از آن چیزیست که انتظار داشتید .
به عنوان مدیر مالی ، نتایج رو به مدیر عامل نشان میدهید بعد از یک بررسی کوتاه، می گوید : " هزینه ها نباید انقدر زیاد می شدند! چه اتفاقی برای هزینه نیروی انسانی پروژه افتاده است ؟"
شما می خواهید مسائل را دقیق تر بررسی کنید . پس به حسابداری فشار می آورید تا سرعت فرآیند صدور صورت حساب ها را افزایش دهد . با پیمانکار یا سرکارگر تماس می گیرید تا تعداد کارگران و در نتیجه هزینه نیروی انسانی را کم کند . و اقداماتی دیگر برای اصلاح وضعیت انجام میدهید .
3 مورد اساسی وجود دارد که باید در نظر بگیرید :
1. سوابق مالی را بررسی کنید و اقداماتی بر اساس آنها انجام دهید .
2. متغیرهای مالی تمام داستان نیستند و تنها بینش محدودی در مورد کسب و کار می دهند .دیگر متغیر ها را نیز در نظر بگیرید .
3. به دنبال جواب این سوال باشید که دیگران در سایر بخش ها چه کار می کنند و چه تاثیری در رسیدن به هدف های مالی شرکت می گذارند ؟
سوابق مالی در مدیریت یک کسب و کار بسیار مهم است ولی برای ماندن شرایط رقابتی باید دید گسترده تری داشته باشید .
مدیران عامل و مدیران مالی که کسب و کار خود را فقط بر اساس وضعیت های مالی مدیریت می کنند ممکن است که شرکت های بسیاری موفقی را راهبری کنند ؛ گرچه بدون شاخص های متنوع دیگر برای آینده نگری ، مصداق بارز آن هستند که تمام عمر مدیریتی خود در حال مدیریت و راهبری از طریق آینه ای بوده اند که پشت سر را نشان می دهد.
ما عقیده داریم سازمان هایی که برای شناسایی ،اندازه گیری و راهبری تصمیم ها بر اساس سوابق مالی ، عملکردی و همچنین متغیرهای آینده نگر وقت میگذارند بیشترین شانس رسیدن به موفقیت دارند . به این متغیرها و شاخص های آینده نگر، KPI یا شاخص های کلیدی عملکرد می گویند .
منبع
شاخص کلیدی عملکرد یا KPI دقیقا چیست ؟
شاخص :
یک نشانه که به شما در مورد یک وضعیت اطلاعات می دهد و توجه شما را به آن جلب می کند . معمولا یک عدد ، درصد یا کد رنگ است که سریعا شما را از وجود یک خواستنی یا ناخواستنی را آگاه می سازد .
کلیدی :
یک جنبه مهم و حیاتی . به این معنی که شما باید اولویت بندی کنید . گرچه به این معنی نیست که باید چیزی را روی لیست کارها جا بیاندازید . هرچیزی که قابلیت اندازه گیری شدن داشته باشد را نمیتوان به عنوان یک متریک کلیدی در نظر گرفت .با یک عدد قابل مدیریت شروع کنید . معمولا سازمان ها بین 3 تا 7 شاخص کلیدی عملکرد تعریف می کنند .
عملکرد :
رفتاری که در آن موردی فعالیت ،کارکردی و یا برخوردی دارد . درست مثل عملکرد موتور که فقط با میزان مصرف سوخت در هر کیلومتر اندازه گیری نمی شود ، عملکرد یک شرکت هم فقط با متریک های سود شرکت بررسی نمی شود .
شاخص های کلیدی عملکرد ( KPI )
یکی از پرکاربردترین مفاهیم در کسب وکار و مدیریت هستند . بسیار معمول است که هر متریک یا داده ای را زبان مدیریت ترجمه میکنیم . اما نقش KPI خیلی کلیدی تر و مهم تر است . در حقیقت KPI یکی از مهم ترین نقاط راهبری کسب و کار است .
بهترین تعریف KPI:
KPI ها کارت های امتیاز دهی هستند که به شما کمک می کنند استراتژی خود را در مسیر مشخص راهبری کنید . آنها برای شما امکان مدیریت ، کنترل و رسیدن به نتیجه دلخواه را فراهم می کنند .
داشبورد KPI:
برای نگه داری کل کسب و کارتان بر روی مسیر استراتژی از پیش تعیین شده باید از داشبورد KPI استفاده کنید .داشبورد KPI ارائه گرافیکی مناسب از تمام شاخص های کلیدی عملکرد تعریف شده و یا مهم شما است که وضعیت در لحظه موضوع مورد بررسی و میزان فاصله تان تا مقدار هدف را در کمتر از 30 ثانیه به شما نشان می دهد . لازم نیست تعداد زیادی KPI را انتخاب کنید فقط باید با دقت انتخاب کنید ، در زمان های مناسب به صورت دوره ای ارزیابی کنید و برای بهبود وضعیت تلاش کنید .
چطور KPI انتخاب کنیم ؟
- نتیجه دلخواه تان را شناسایی کنید :
همیشه با شناخت کامل بر خواسته ها و ایده آل هایتان شروع به ساخت KPI کنید . مشکلی نداره که فقط بگید : " می خواهم بیشتر بفروشم " ، اما سعی کنید دقیق تر باشید. چگونه اینکار را انجام می دهید ؟ آیا چرخه فروش خود را نصف می کنید ؟ آیا 50% بیشتر مخاطب جذب میکنید ؟ آیا موقعیت مصرف جدیدی ایجاد می کنید ؟ آیا مشتری های وفادار خود را مجبور می کنید 30 % بیشتر خرید کنند ؟ اگر در مورد کاری که می خواهید انجام دهید مطمئن باشید آنگاه می توانید KPI تولید کنید .
- کارت های امتیاز : حالا باید تعدادی متغیر و فاکتور کمی با کیفی انتخاب کنید ( معمولا کمتر از 6 تا ) که بنا به تشخیص شما مهم ترین عوامل برای رسیدن به اهدافتان هستند .
برای مثال : اگر در مدیریت فروش کسب و کار آنلاین خود می خواهید چرخه فروش را نصف کنید می توانید موارد زیر را بررسی کنید :
- کلمات کلیدی ( مواردی که توضیح دهنده ی نیاز هاییست که برند شما تامین می کند)
- تعداد بازدید کنندگان خاص وبسایت
- "bounce rate " وبسایت برای فهمیدن آنکه آیا وبسایت شما مرتبط هست ؟آیا افراد بیش از یک صفحه را بازدید می کنند ؟
- فروش
- میانگین ارزش مشتریان – از آنجایی که خرید بیشتر نشان دهنده ی نزدیک شدن شما به هدفتان است.
- استراتژی خود را راهبری کنید:
از داده هایتان ، نمودارها و گیج های KPI رسم کنید و داده های واقعی عملکرد خود را با هدف های واقع بینانه تعیین شده مقایسه کنید.

سرعت رشد داده ها به صورت مبهوت کننده ای زیاد است . بین فعالیت ما ، وسایل الکترونیکی مان و وبسایتمان ، داده ها با سرعت زیادی در حال رشد هستند وهمواره در حال ذخیره کردن آنها هستیم . این توانایی، دارایی ارزشمندیست ،که به ما امکان خلق فرصت های جدید و هیجان انگیز و دنبال کردن تمام موارد مربوط به فعالیت هایمان – از بهره بری و مشتریان بالقوه گرفته تا بودجه ، سود و کیفیت خدمات به مشتریان و... – می بخشد .
ولی حتی امروز با وجود این انفجار اطلاعات ما هنوز به صفحه گسترده های اکسل خود متکی هستیم و فکر میکنیم این روش در حال اتصال ما به تمام داده های ارزشمندمان است . ولی نه تنها این روش چیزی به غیر از اتلاف وقت نیست بلکه گستره ای از اطلاعات پیچیده را به ما به صورت پیچیده تری نشان میدهد که تفسیر و تحلیل آنها و توضیح آن در یک جلسه کاری، نزدیک به غیر ممکن است .
بیاییم با هم صادق باشیم ، هیچ چیز بدتر از یک صفحه گسترده با سطرها و ستون های پر از عدد در یک جلسه کاری نیست ! داده ها نباید کسل کننده شوند . داده یک ابزار برای بهبود فرآیند کمپانی شماست پس باید به شکلی ارائه شود که این قدرت را داشته باشد و به گروه و یا فرد تصمیم گیرنده سازمان شما جهت دهد .
عصر مصورسازی اطلاعات :
مصورسازی اطلاعات پلی است که روی فضای خالی میان داده های شما و بهره وری و بهبود فرآیند و وضعیت سازمان شما قرار می گیرد . مصورسازی اطلاعات به سازمان یک انتخاب قابل دسترس و تحریک کننده برای آنالیز و سپس بهبود می بخشد .
این یک واقعیت است که تعداد کمی از افراد با اعداد خام ارتباط برقرار می کنند . بیشتر ما با نقشه ای که ما را از نقطه یک به نقطه دو میرساند ، عکس ، گراف های رنگی و گیج ها ارتباط بهتری برقرار می کنیم . اما تبدیل کردن اعداد به نمودارها ، گیج ها ، نقشه ،جداول و ساختن این پل، کاری زمان بر با ظرافت ها و دارای پیچیدگی های خاص خود است ، که هر اشتباه کوچکی در آن منجر به تصمیم های نادرست و فجایع سازمانی می شود .
حقیقتا اکثر افراد از این واقعیات آگاهند ولی ابزار مناسب، دقیق، یکپارچه و ساده ای که برایشان این پل را می سازد نمی شناسند و یا نمی یابند. اگر جزو این اکثریت هستید چه خواهید کرد اگر بگوییم امکان مشاهده ساخت این پل و مصورسازی اطلاعات ارزشمندتان را به صورت زنده برای شما فراهم آورده ایم ؟
دموی آنلاین vdash

نگرش سنتی به مدیریت بحران، براین باور بود که مدیریت بحران یعنی فرو نشاندن آتش؛ به این معنی که مدیران بحران در انتظار خراب شدن امور مینشینند و پس از بروز ویرانی، سعی میکنند تا ضرر ناشی از خرابیها را محدود سازند. ولی به تازگی نگرش بهاین واژه عوض شده است. براساس معنای اخیر، همواره باید مجموعهای از طرحها و برنامههای عملی برای مواجهه با تحولات احتمالی آینده در داخل سازمانها تنظیم شود و مدیران باید درباره اتفاقات احتمالی آینده بیندیشند و آمادگی رویارویی با وقایع پیشبینی نشده را کسب کنند؛ بنابراین، مدیریت بحران بر ضرورت پیشبینی منظم و کسب آمادگی برای رویارویی با آن دسته از مسائل داخلی و خارجی تاکید دارد که به طور جدی شهرت، سودآوری و یا حیات سازمان را تهدید میکنند . در واقع مدیر بحران سعی دارد تا در شرایط دشوار، سازمان را در موقعیت خوب نگه دارد.
یک بحران سازمانی فقط یک فاجعه مانند یک رکود اقتصادی، سقوط یک هواپیما و یا محدود کردن شرکتهایی نیست که باعث تلفات عظیم و یا خسارات شدید محیطی میشوند بلکه میتواند دارای شکلهای متنوعی مانند بدنام شدن محصول، مخدوش شدن خدمات پشتیبانی کننده، تحریم کردن محصولات، اعتصاب، دزدیده شدن، رشوهدهی و رشوهخواری، درگیری خصومتآمیز، ، خراب شدن سیستم اطلاعات سازمانی و یا سیستم اطلاعات شرکتهای مادر است.
با وجود اینکه تصمیمات مربوط به یک بحران باید به سرعت اتخاذ شود ولی در عمل بحرانها به صورت ناگهانی بروز نمیکنند و اغلب آنها علائم هشدار دهندهای دارند که مشکلات و معضلات بالقوهای را نشان میدهند. یک بحران میتواند شبیه به مکانیسمی باشد که مراحل تولد، رشد، بلوغ و افول یا مرگ را طی میکند. در زبان چینی واژه «ویجی» (WEIJI) معادل واژه بحران است که معنای خطر و فرصت را میدهد. این لغت اساس و شالوده مدیریت بحران را آشکار میکند یعنی: وقتی اداره کردن به درستی صورت گیرد یک خطر به عنوان یک بحران میتواند یا پیشگیری شود یا اثرات آن کاهش مییابد و یا حتی تبدیل به یک فرصت شود. اغلب هر بحران دانههایی از موفقیت را در خود دارد، همان طور که ریشههای شکست را نیز میتواند در خود داشته باشد .
اگر مدیریت بحران را برنامهریزی برای کنترل بحران تعریف کنیم در آن صورت چهار مرحله را برای برنامهریزی برای کنترل بحران باید به انجام رساند. نخست باید پدیدههای ناگوار پیشبینی شوند، سپس باید برنامههای اقتضایی تنظیم گردند، پس از آن باید تیمهای مدیریت بحران تشکیل و آموزش داده شوند و سازماندهی گردند و سرانجام باید برای تکمیل برنامهها، آنها را به صورت آزمایشی و با تمرین عملی به اجرا در آورد .
در ممیزی بحران از روشهای منظمی برای یافتن نقاط بحرانخیز و آسیبپذیر استفاده میشود. هنگامی که مدیران یک سلسله از پرسشهایی نظیر «چه خواهد شد، اگر چنان شود؟» و «اگر چنین شود، چه پیش خواهد آمد؟» را مطرح میکنند ، نیاز به اطلاعات دقیق و آمارهای کاملا صحیح از سیستم دارند . در صورتیکه آمارها و اطلاعات ارائه شده به مدیر ، عمداً یا سهواً اشتباه باشد ، تمام مراحل کار اشتباه پیش خواهد رفت و این قضیه به تنهایی مشکل بزرگی به حساب می آید ، چون در بسیاری موارد ، کارمندان تمایل ندارند مدیر ، تمام واقعیات موجود در سازمان یا کارخانه را بداند ، در نتیجه در اغلب گزارشاتی که تحویل مدیریت میشود ، کمی اغراق یا اهمال می شود . یا در بسیاری مواقع بحرانی ، تهیه گزارش آنقدر به طول می انجامد که ارزش اطلاعاتی خود را از دست میدهد . در طی سالهای اخیر این مشکلات از بزرگترین موانع مدیریت برای کنترل صحیح سازمان بود که با ابداع نرم افزارهایی مانند داشبوردهای مدیریتی این معضلات حل شد و اینک در کشورهای جهان سوم نیز ، استفاده از داشبوردهای مدیریتی که مستقیما مدیر را از تمامی وقایع سازمان باخبر میکند ، در حال رواج است .
شرکتهایی که دارای برنامههای مدیریت بحران هستند قادر خواهند بود:
* وضعیت شرکت را به طور دائم کنترل نمایند و هر نوع مساله غیر عادی را سریعا شناسایی کرده و از جدی شدن خطر پیشگیری کنند .
* در مواقع اضطراری اطلاعات دقیق و به موقع ارائه دهند.
* دغدغه خاطر مدیران اجرایی را به حداقل برسانند.
* رسوائیهای مالی را کنترل کنند.
* تأثیر وقایع بحرانی را برشهرت سازمان به حداقل برسانند .
* تخصص و تعهد سازمانی را برای مواجهه با بحران افزایش دهند.
فهرست منابع :
پایگاه مقالات علمی مدیریت و اطلاعات شخصی نویسنده
مطالب مرتبط :
داشبورد مدیریتی چیست ؟
فقط مدیران بخوانند .