وبلاگ vdash

اخبار و مقالات مربوط به vdash، نرم افزار آنالیز اطلاعات و ساخت داشبورد مدیریتی

چه چیزی شاخص های کلیدی عملکرد را موثر می کند؟

ارزش یک شاخص کلیدی عملکرد به عکس العملی است که باعث آن می شود. در اکثر موارد، سازمان ها شاخص های عمومی صنعت خود را کورکورانه به کار می گیرند و از اینکه این شاخص ها وضعیت کسب و کار خودشان را بازگو نمی کند و تاثیر مثبتی بر روند عملکرد آن ندارد متعجب می شوند. یکی از مهم ترین جنبه های شاخص های کلیدی عملکرد، این است که شاخص ها نوعی برقراری ارتباط هستند. مانند همه ارتباط های دیگر، اطلاعات شفاف و با ارزش، در کاربری این شاخص ها بسیار موثرند.

برای طراحی و فرمول نویسی شاخص های کلیدی عملکرد، تیم شما می بایست از پایه شروع کند و اهداف سازمان را خوب بفهمد. شما برای رسیدن به این اهداف چه برنامه ای دارید و چه کسی می تواند نسبت به این اطلاعات عکس العمل نشان دهد. این کار می بایست یک چرخه بازگشتی باشد و در هر چرخه با دریافت بازخوردهای مختلف از آنالیزور ها، مدیران و سران دپارتمان ها، تکامل یابد. با انجام این کار در چرخه های متوالی، شما درک بهتری پیدا می کنید که کدامیک از فرآیندهای کسب و کارتان باید با شاخص های کلیدی عملکرد اندازه گیری شوند و اطلاعات آن با چه کسانی به اشتراک گذاشته شود.

شاخص های کلیدی عملکردقابل اندازه گیری و قابل شمارش هستند و میزان موفقیت در فاکتور های کلیدی سازمان را منعکس می نمایند. این شاخص ها در سازمان ها و کسب و کارهای مختلف، متفاوت طراحی می شوند:

در یک کسب و کار تجاری، ممکن است یکی از شاخص های کلیدی عملکرد، درصد درآمد حاصل از بازگشت مشتریان باشد.

در یک مرکز آموزشی، تمرکز روی نرخ فارغ التحصیلان است.

در دپارتمان خدمات مشتریان، ممکن است درصد پاسخگویی به مشتریان در دقیقه اول، یکی از شاخص ها باشد

یا یک شاخص کلیدی عملکرد برای ارگان خدمات اجتماعی ممکن است تعداد مراجعین خدمتگزاری شده در طول یک سال باشد

این شاخص ها به هر شکلی که انتخاب یا طراحی شوند، می بایست اهداف کلیدی سازمان را منعکس نمایند. باید کلید موفقیت کسب و کار باشند و باید قابل اندازه گیری باشند. این شاخص ها معمولا آیتم های بلندمدت تلقی می شوند. تعاریف آنها و نحوه محاسبه آنها معمولا دستخوش تغییر نمی شود، ولی هدف گذاری شاخص ممکن است با تغییر اهداف سازمان یا با نزدیک شدن به هدف اولیه تغییر کند.

شاخص ها را باید SMART طراحی کرد.

علاوه بر طراحی هوشمندانه شاخص ها، می بایست این شاخص ها دارای پنج خصوصیت اصلی باشند:

Specific یا مشخص و دقیق: آیا هدف شما مشخص و دقیق است؟

Measure یا اندازه گیری: آیا می توانید میزان پیشرفت خود را به سمت هدف اندازه گیری کنید؟

Attainable یا قابل دسترسی: آیا هدف شما در حالت واقع بینانه قابل دسترس است؟

Relevant یا مربوط: هدف شما چگونه به سازمان شما مربوط می شود؟

Time-Bound یا متصل به زمان: برای دسترسی به این هدف زمانبندی چگونه است؟

البته بهتر است حتی هوشمندانه تر (SMARTER) با شاخص های کلیدی عملکرد رفتار کنیم

با گسترش خصوصیات هوشمندانه شاخص های کلیدی عملکرد، آن را هوشمندانه تر کنیم. با اضافه کردن دو خصوصیت Evaluate یا ارزیابی و re-Evaluate یا ارزیابی مجدد. این دو گام بسیار مهم هستند. چراکه شما همواره کارایی و میزان ارتباط شاخص های خود را ارزیابی می کنید. برای مثال اگر در یک سال فراتر از هدف تان درآمد داشتید، باید بررسی کنید که آیا این اختلاف به دلیل هدف گذاری بدبینانه (هدف پایین) بوده یا به فاکتور دیگری وابسته بوده است.

چگونه مدیران مالی‌ از ابزار مصور سازی بهره میبرند

ظاهر مساله. راه و روشی‌ که داده‌ها ارائه می شوند بر ظرفیت و توانایی ما برای فهم آنها تاثیر می گذارد و بر میزان سرعت و راحتی‌ تولید اطلاعات موثر در تصمیم گیری‌‌های ما اثر می گذارد.
این به متخصصان مالی‌ کمک می کنند تا بیشترین منفعت را در حوزه‌های زیر ببرند:
•    در سرمایه گذاری در نرم افزارهایشان
•    در نقش آنها به عنوان کاربران داده مالی‌
•    به عنوان ارائه دهندگان داده‌های مالی‌ به دیگر قسمتهای کسب و کار
•    به عنوان دارندگان منبع مالی‌ برای بودجه و سرمایه گذاری در IT

چرا باید مصورسازی داده برای من مهم باشد؟
David McCandless، نویسنده و طراح اطلاعات می‌گوید: “با مصورسازی اطلاعات، ما آن‌ را به یک چشم انداز تبدیل می‌کنیم که چشم میتواند ببیند، یک جور نقشهٔ اطلاعاتی. وقتی‌ که شما در اطلاعات گم شده اید، نقشه میتواند مفید باشد." به عبارت ساده، مصورسازی داده، یک راه بهتر برای نمایش اطلاعاتی است که شما و دیگران جمع آوری کرده اید. به جای نگاه کردن به یک لیست طولانی از اعداد و ارقام، این روش معنی بصری به اطلاعات میافزاید. این میتواند با برجسته کردن برخی‌ مناطق بر روی نقشه، ایجاد نمودارهای شهودی، یا از طریق نمایش روند رشد روی گراف‌ها باشد.
برای سازمان شما، ،مصورسازی داده میتواند اطلاعاتی را که برای فروش، عملیات تولید و بخش‌های دیگر نیاز دارید، فراهم کند. مدیران فروش میتوانند از ابزار مصورسازی برای تسهیل  نظارت بر تغییرات شاخص‌های کلیدی عملکرد تیم‌ خود استفاده کنند. مصور سازی میتواند به سرعت مشاهده عملیات و بهبود تنگناها کمک کند در حالیکه تولید میتواند از آن‌ برای اندازه گیری و مشاهده نواقص و واریانس محصولات استفاده کند.
در اصل، مصورسازی داده‎ها، یک بینش واقعی‌ از اطلاعات پیچیده ارائه میدهد که هم عملی‌ و هم جذاب است. به عنوان مثال، جنرال الکتریک، کل یک وبسایت را برای نمایش داده‌های حاصل از تحقیقات و مطالعات خود اختصاص داده بود. این نوع نمایش پیشرفت و تعاملی، حجم انبوهی از داده‌ها را به شکلی‌ که نه تنها زیبا و جذاب، بلکه بسیار آموزنده نیز بود به ناظران خارجی‌ ارائه میداد. در حالی‌ که جنرال الکتریک به احتمال زیاد با استفاده از طراحان داخلی‌ خود، آن‌ را تولید کرده بود، اما خبر خوب اینکه طیف گسترده‌ای از محصولات وجود دارد که تجزیه تحلیل مشابه این را با قیمت مقرون به صرفه انجام میدهد و به کارکنان امکان دسترسی‌ به توابع قدرتمند داده‌ای میدهند. برای فعالان حوزه مالی‌ احتمالات وسیعی وجود دارد که یک سر آن ابزار مصورسازی و در انتهای دیگر آن‌، ابزار زیباسازی محصولات وجود دارد. در این میان، ابزار مصور سازی به شکل نرم افزارهایی برای تجزیه تحلیل داده، اطلاعات کسب و کار و مدیریت عملکرد وجود دارد. مثل Tagetik
نرم افزارهای CPM چه منفعتی برای مدیران مالی‌ دارد؟
برای زنده ماندن در سرزمین به سرعت در حال تغییر کسب و کارهای امروزی، شرکتها باید مهارت‌های استثنایی را در برنامه ریزی مالی برای آینده استفاده کنند. اما عدم اطمینان از ثبات اقتصادی، پیش بینی‎های دقیق را سخت تر از همیشه می‌کند.
از لحاظ تاریخی‌، استفاده از تحلیل‌ها و سیستم‌های BI و CPM برای پیدا کردن اطلاعات مورد نیاز، بستگی به مشارکت IT داشته است اما برخی‌ از فروشندگان نرم افزار در حال ارائه محصولاتی هستند که کاربر با یک منوی سلف سرویس میتواند به ابزار مصورسازی دسترسی‌ داشته باشد. تحقیقات گروه Aberdeen نشان میدهد که جایی‌ که ابزار بصری تعاملی به کارمندان اجازه کاوش و دست کاری داده‌ها را میدهد، آن دسته از کارکنان بهتر میتوانند بر اساس واقعیت کسب و کار تصمیم گیری کنند و استفاده از نرم افزار در سراسر کسب و کار موثرتر خواهد بود. شاید وقت آن‌ رسیده است که متخصصان حوزه مالی‌ انتظار بیشتری از فروشندگان نرم افزار و محصولات آنها داشته باشند. سیستم‌های پیشرفت حسابداری و ابزار تحلیلی که امروزه در دسترس هستند به مدیران مالی‌ اجازه میدهد تا اطلاعات پیچیده مالی‌ را به سرعت دریافت کنند، در حالی‌ که موقعیت آنها برای کمک به مدیران  درک بهتری از داده‌ها به آنها میدهد و روند دستیابی به اهداف شرکت را سرعت می‌بخشد.
برنامه ریزی، بودجه بندی و پیش بینی‌ با یک نرم‌افزار درست CPM میتواند موفق باشد.
ابزار قدرتمند BI میتواند به تمرکز زدایی سازمان، بهینه سازی گردش کار و دسترسی‌ مدیران مالی‌ به داده‌ها و تحلیل‎ها در زمان واقعی‌ کمک کند. استفاده از سیستم‌های بر پایه کلود (ابری)، میتواند باعث کاهش یا از بین بردن نیاز برای سرمایه گذاری در سخت افزار و متخصصان فنی برای حفظ، تعمیرات و ارتقأ سیستم‌ها شود. در انتهای روز، شرکتها نیاز به یک مدیریت مالی قدرتمند دارند تا به دقت بودجه را برنامه ریزی و پیش بینی‌ کند.
مدیران مالی‌ نیاز دارند که بتوانند به بینش درستی‌ در سراسر فرآیند کسب و کار برسند تا بتوانند راهی‌ برای ارائه پاسخ به سوالات پیچیده پیدا کنند نه اینکه به راحتی‌ از گزارش‌های استاندارد استفاده کنند، چون این روش در کسب و کار امروزه موفق نخواهد بود.
داده‌های من زیبا به نظر می‎رسند، حالا چه؟
صرف‎نظر از اینکه داده‌های شما چقدر زیبا و واضح است، بزرگترین چیزی که در رابطه با مصورسازی داده باید به خاطر داشته باشید این است که این کاملا بستگی به شما دارد که با دیدی که به دست آورده اید، می‌خواهید چکار کنید.
فقط به اطلاعات نگاه نکنید، هرچند که خیلی‌ زیبا باشد.
در مورد آن‌ فکر کنید و اقدام لازم را انجام دهید.
و سپس، همهٔ این مراحل را دوباره و دوباره تکرار کنید.
تنها از طریق یک فرایند تکرار شونده میتوانید به ارزش واقعی‌ آن‌ پی‌ ببرید. و اگر این به خوبی توسط تیمی که پشت کسب و کار شما قرار دارد انجام شود، شما میتوانید به بینش لازم برای بهبود عملیات و به دست آوردن یک مزیت رقابتی برسید.

منبع

SmartDataCollective