وبلاگ vdash

اخبار و مقالات مربوط به vdash، نرم افزار آنالیز اطلاعات و ساخت داشبورد مدیریتی

به آسانی، شاخص های کلیدی عملکرد کسب و کار خود را ایجاد کنید.

KPI یا شاخص های کلیدی عملکرد به سازمان کمک می کند تا فرآیند دستیابی به اهداف سازمان را تعیین و یا اندازه گیری کنند. در واقع عملکرد فعلی سازمان را به ما نمایش میدهد در کنار هدفی که باید به آن دست یابیم و اینکه چه میزان به اهدافمان نزدیک و یا دور هستیم. در نتیجه می توانیم تصمیماتی درست در جهت بهبود کارایی سازمانمان اتخاذ نماییم.

شاخص های کلیدی عملکرد مشابه متریک ها هستند با این تفاوت که برای آنها هدفی مشخص شده است و با آن هدف مقایسه می شوند.

در این مقاله تعریف و تعیین شاخص های کلیدی عملکرد را با هم بررسی می کنیم.

از صفحه پنل مدیریت مدلتان را انتخاب کنید (شکل1)

kpi1

شکل 1

شاخص های کلیدی عملکرد (KPIs) در قسمت دادگان Data Sets قابل تعریف میباشند پس در هر دادگانی می توانید به ایجاد شاخص کلیدی عملکرد مربوط به آن دادگان بپردازید(شکل 2). برای اضافه کردن شاخص ، کافی است که روی لینک Add KPI کلیک کنید تا سطر مربوط به تنظیمات شاخص ایجاد شود.

kpi1

شکل 2

برای هر شاخص موارد زیر را باید تعریف نماییم :

  • Name : نامی که سیستم برای شاخص مورد نظر در نظر میگیرد که باید انگلیسی باشد.
  • Display Name: نام نمایشی که بهتر است قارسی باشد.
kpi1

شکل 3

• مقدار واقعی : نحوه محاسبه فیلدی که به عنوان شاخص تعریف شده است را نشان می دهد(شکل 4). در مقاله فرمول نویسی vdash online به طور کامل آموزش داده می شود.

kpi1

شکل 4

  • هدف : فرمول محاسبه هدفی که برای این شاخص از سازمان در نظر گرفته شده و یا خود مقدار هدف را در این قسمت تعیین و تعریف می نماییم(شکل 5).
kpi1

شکل 5

توجه »ممکن است مقدار واقعی و هدف یکی باشد و این بستگی به نوع شاخص و کسب و کار شما دارد.

  • وضعیت : مقدار واقعی همان مقدار اندازه گیری شده برای فیلد مورد نظر است که در حال حاضر در آن قرار دارد (شکل6).
kpi1

شکل 6

  • رنج : در این قسمت منوی آبشاری ای برای ما به نمایش در می آید که می توانیم مشخص کنیم که رنج شاخص به چه صورت باشد که نسبت به میزانی که برای آن تعریف می نماییم تعیین می گردد(شکل7).
kpi1

شکل 7

رنج به سه دسته تقسیم می شود :

1. رنج بحرانی "Bad Range"

1. 2. رنج قابل قبول "Acceptable Range"

1. 3. رنج خوب "Good Range"

هر کدام از این رنج ها محدوده ای دارند که شروع و پایان رنج شاخص را مشخص می کند که با (از (From) و تا (To)) تعیین می شود با کلیک بر روی هر کدام از انواع رنج پنجره ای مشابه فرمول نویسی باز می شود که رنج هم می تواند به صورت یک عدد تعریف شود (شکل8) و هم می تواند فرمول (9) باشد.

kpi1

شکل 8

kpi1

شکل 9

  • نوع واقعی : جنس شاخص را تعیین میکند که اگر عدی باشد از (Integer/Decimal)

اگر شاخص مالی باشد ( Money or Currency) و اگر شاخص ما از نوع درصدی باشد Percentage را انتخاب می کنیم(شکل 10).

kpi1

شکل 10

اگر نیاز داریم که هم زمان با رسم نمودار شاخص آن نیز نمایش داده شود ، پیش فرضی برای شاخص هایمان تعیین می کنیم.

تعریف و ایجاد فیلدهای محاسباتی در vdash online

فیلدهای محاسباتی یا متریک ها آن دسته از متغیر ها یا فیلدهایی هستند که قابلیت سنجش واندازه گیری و محاسبه شدن دارند و برای مدیریت کسب و کار می توانیم از آن ها استفاده کنیم.

متریک ها می توانند به صورت تک متغیره مانند میزان فروش و تعداد مشتریان در موجودیت اطلاعاتی فروش باشند و حتی می توانند ترکیبی از فیلدها را شامل شوند مثلا سود حاصل از فروش را درنظر بگیرید که از تفریق فروش و هزینه ها بدست می آید.

برای دسترسی به فیلد محاسباتی، دادگان مورد نظر خود را انتخاب کنید (شکل1)

فیلدمحاسباتی1

شکل 1

و به سر برگ Measures بروید (شکل 2)

فیلدمحاسباتی2

شکل 2

در این صفحه با کلیک بر روی Add Measure می توانید فیلدهای محاسباتی که نیاز دارید را تعریف کنید.

هر فیلد محاسباتی به صورت زیر معرفی می گردد:

  • Name: نامی که برای فیلد محاسباتی در سیستم ذخیره می گردد که باید انگلیسی باشد.
  • Display Name :نام نمایشی برای کاربر نهایی که با نمودارها و گراف ها کار می کند. (شکل 3)
فیلدمحاسباتی3

شکل 3

  • Expression : نحوه محاسبه فیلد در این قسمت نوشته می شود.
  • Aggregation : عملیاتی که بر روی فرمول اعمال می شود.
  • Display Type: جنس خروجی حاصل از فرمول را تعیین می کند.
  • Order : ترتیب نمایش فیلدهای تعریف شده .
  • Default : تعیین کننده فیلد محاسباتی ای که به طور پیش فرض در هنگام رسم نمودار نشان داده می شود.

فرمول نویسی Expression

زمانی که روی Expr کلیک می کنیم، پنجره فرمول نویسی نمایش داده می شود که در سمت چپ فیلدهای موجودیت قرار دارند و در سمت راست کادر مخصوص فرمول نویسی (شکل4). جلوتر بیشتر درباره فرمول نویسی توضیح می دهیم.

فیلدمحاسباتی4

شکل 4

نحوه جمع بندی Aggregation

همان طور که قبلا گفتیم استفاده ازonline vdash به سادگی آب خوردن است و الان با هم این ویژگی را در قسمت نحوه جمع بندی می بینیم.

پیش تر گفتیم که در فیلدهای محاسباتی متغیر های قابل اندازه گیری قرار می گیرند که معمولا از نوع عددی و یا واحد پول می باشند. هدف محاسبه این مقادیر هست ، حال محاسبه به چند طریق می تواند انجام شود و بدون نوشتن هیچ گونه کد برنامه نویسی و تنها با یک کلیک آسان (شکل 5).

فیلدمحاسباتی5

شکل 5

نحوه جمع بندی یعنی متغیر و یا فیلد ما چگونه محاسبه گردد که حالات زیر ممکن است پیش آید:

استفاده می شود. برای شمارش به کار برده میشوند و معمولا برای تعداد اشخاص(مانند مشتریان و یا پرسنل) Count
برای جمع بستن مقادیر یک فیلد استفاده می شود(مانند فروش یک فصل ) Sum
برای میانگین گیری به کار برده می شود.(مثلا میخواهی از نمرات معدل گیری کنیم) Average
تعیین مینیمم یک فیلد Minimum
تعیین ماکزیمم یک فیلد Maximum
هر زمان که خود فیلد مدنظر باشد و به هیچ یک از عملیات بالا نیاز نداشته باشد مورد استفاده قرار میگیرد. No Aggregation

نوع داده نمایشی Display Type

نوع و جنس فیلد و خروجی جمع بندی آن را در این قسمت باید تعیین کنیم(شکل6).

فیلدمحاسباتی6

شکل 6

برای فیلدهایی که اعداد صحیح هستند از Integer Numeric استفاده می کنیم.

برای فیلدها و متغیر های اعشاری از Decimal Numeric استفاده میکنیم.

برای فیلدهای مالی و پولی از Money or Currency استفاده می نماییم.

برای فیلدهایی که درصد آنها اهمیت دارد از Percentage استفاده می کنیم.

با تعیین هر کدام از فیلدها به عنوان پیش فرض Default، در هنگام رسم نمودار آن فیلد به عنوان فیلد محاسباتی نمایش داده می شود .

با مفاهیم کلی فیلدهای محاسباتی آشنا شدید، حال برای درک بهتر موضوع مثال هایی را بررسی می کنیم.

مثال 1 » تعداد محصول

در سربرگ فیلدهای محاسباتی ، بر Add Measure کلیک می کنیم و فیلد محاسباتی تعداد محصول را ایجاد می نماییم. پس از وارد کردن نام سیستمی و نام نمایشی آن به طور دلخواه، فرمول محاسباتی آن را می نویسیم.

تعداد محصولات در واقع با Count(*) یا بهتر از آن Count(ProductKey) که بیانگر تعداد کد های منحصر به فرد محصول است، محاسبه می شود. بنابراین در پنجره فرمول نویسی مانند شکل 7، روی فیلد محصول کلیک می کنیم تا به صورت خودکار سیستم نام سیستمی فیلد را که ProductKey است، به فرمول ما اضافه کند.

فیلدمحاسباتی7

شکل 7

تعداد یا Count در نحوه جمعبندی تعیین می شود که با انتخاب گزینه Count از لیست مربوطه (شکل 8) می توانیم به نتیجه دلخواه که همان Count(ProductKey) است برسیم.

فیلدمحاسباتی8

شکل 8

نوع داده نمایشی تعداد محصول : مسلما از نوع اعداد صحیح می باشد ، پس از قسمت نوع داده نمایشی، Integer Numeric را انتخاب می کنیم.

مثال 2 » مدت زمانی که طول کشیده تا محصول به مشتری برسد.

پس از اضافه کردن این فیلد به عنوان فیلد محاسباتی و تعیین نام مراحل زیر را انجام می دهیم :

نوشتن فرمول

مدت زمانی که طول کشیده تا محصول به مشتری برسد از اختلاف تاریخ تحویل محصول (DueDateKey) با تاریخ سفارش محصول (OrderDateKey) بدست می آید. پس با انتخاب این دو فیلد از قسمت فیلدها و انجام عمل تفریق به هدفمان میرسیم (شکل9).

فیلدمحاسباتی8

شکل 9

نحوه جمع بندی مدت زمانی که طول کشیده تا محصول به مشتری برسد یعنی مجموع کل این زمان پس نحوه جمع بندی آن Sum می باشد که از لیست نحوه جمع بندی انتخاب می نماییم و چون حاصل جمع ممکن است عددی اعشاری می باشد Decimal Numeric را انتخاب می کنیم (شکل10).

فیلدمحاسباتی8

شکل 10

مثال 3 » درصد از کل فروش

درصد از کل فروش از رابطه مجموع فروش تقسیم بر(مجموع کل فروش) حساب می شود که در پایگاه داده ما به شکل زیر تعریف میشود(شکل11) :

فیلدمحاسباتی8

شکل 11

حالا باید نحوه جمع بندی را مشخص کنیم و چون در فرمول نویسی از تابع SUMاستفاده کرده ایم، نحوه جمع بندی را No Aggregation قرار می دهیم که به این معناست که از هیچ تابع جمع یا شمارشی استفاده نشود(شکل 12).

فیلدمحاسباتی8

شکل 12

توجه داشته باشید که اگر در فرمول نویسی بخش فیلدهای محاسباتی از توابع شمارشی یا جمع استفاده می کنید دیگر در نحوه جمع بندی از هیچ یک از این توابع نباید استفاده کرد. عکس این قضیه نیز صادق است.

نسبت سود به درآمد

فرمول : (سود (زیان) ویژه پس ازکسرمالیات / جمع درآمد ها ) ضربدر 100

سود با درآمد یک تفاوت بزرگ دارد ، درآمد یعنی آنچه از فروش یا خدمات حاصل شده است ولی هنوز هزینه ها مانند هزینه های جاری و ثابت و یا بهای کالا از آن کسر نشده است  .

برای مثال وقتی یک بوتیک در یک روز 20 عدد شلوار 200.000 ریالی میفروشد ، درآمدش در آن روز 4.000.000 ریال بوده است . هر شلوار را 100.000 ریال خریده بودیم ، یعنی مبلغ 2.000.000 ریال هزینه خرید آن اقلام بوده است . اما اگر هزینه اجاره که یک نوع هزینه ثابت است ماهیانه 30.000.000 ریال باشد . و هزینه آب و برق و تلفن جمعا  3.000.000 ریال باشد ، در واقع ما روزی 1.000.000 ریال اجاره میپردازیم و100.000 ریال هزینه های متفرقه و مالیات و ....

وقتی این مبالغ را از 4.000.000 ریال کسر کنیم ، مبلغ حاصله سود یک روز ما خواهد بود .

در واقع برای سنجیدن یک کسب  و کار ، سود عامل درست است نه درآمد . چون گاهی درآمد بسیار بالاست ولی پس از کسر هزینه ها ، نه تنها سودی باقی نمیماند بلکه زیان هم ایجاد میشود . این نسبت به ما کمک میکند ارزیابی صحیحی از درصد تفاوت بین سود و درآمد خود داشته باشیم و برای اداره یک واحد اقتصادی این یک ضرورت است ، چون به مدیر مجموعه کمک مینماید تا با توجه به سود هزینه نماید نه با توجه به درآمد .