وبلاگ vdash

KPI یا شاخص های کلیدی عملکرد به سازمان کمک می کند تا فرآیند دستیابی به اهداف سازمان را تعیین و یا اندازه گیری کنند. در واقع عملکرد فعلی سازمان را به ما نمایش میدهد در کنار هدفی که باید به آن دست یابیم و اینکه چه میزان به اهدافمان نزدیک و یا دور هستیم. در نتیجه می توانیم تصمیماتی درست در جهت بهبود کارایی سازمانمان اتخاذ نماییم.

شاخص های کلیدی عملکرد مشابه متریک ها هستند با این تفاوت که برای آنها هدفی مشخص شده است و با آن هدف مقایسه می شوند.

در این مقاله تعریف و تعیین شاخص های کلیدی عملکرد را با هم بررسی می کنیم.

از صفحه پنل مدیریت مدلتان را انتخاب کنید (شکل1)

شکل 1

شاخص های کلیدی عملکرد (KPIs) در قسمت دادگان Data Sets قابل تعریف میباشند پس در هر دادگانی می توانید به ایجاد شاخص کلیدی عملکرد مربوط به آن دادگان بپردازید(شکل 2). برای اضافه کردن شاخص ، کافی است که روی لینک Add KPI کلیک کنید تا سطر مربوط به تنظیمات شاخص ایجاد شود.

شکل 2

برای هر شاخص موارد زیر را باید تعریف نماییم :

• Name : نامی که سیستم برای شاخص مورد نظر در نظر میگیرد که باید انگلیسی باشد.
• Display Name: نام نمایشی که بهتر است قارسی باشد.

شکل 3

• مقدار واقعی : نحوه محاسبه فیلدی که به عنوان شاخص تعریف شده است را نشان می دهد(شکل 4). در مقاله فرمول نویسی vdash online به طور کامل آموزش داده می شود.

شکل 4

• هدف : فرمول محاسبه هدفی که برای این شاخص از سازمان در نظر گرفته شده و یا خود مقدار هدف را در این قسمت تعیین و تعریف می نماییم(شکل 5).

شکل 5

توجه »ممکن است مقدار واقعی و هدف یکی باشد و این بستگی به نوع شاخص و کسب و کار شما دارد.

• وضعیت : مقدار واقعی همان مقدار اندازه گیری شده برای فیلد مورد نظر است که در حال حاضر در آن قرار دارد (شکل6).

شکل 6

• رنج : در این قسمت منوی آبشاری ای برای ما به نمایش در می آید که می توانیم مشخص کنیم که رنج شاخص به چه صورت باشد که نسبت به میزانی که برای آن تعریف می نماییم تعیین می گردد(شکل7).

شکل 7

رنج به سه دسته تقسیم می شود :

1. رنج بحرانی "Bad Range"

1. 2. رنج قابل قبول "Acceptable Range"

1. 3. رنج خوب "Good Range"

هر کدام از این رنج ها محدوده ای دارند که شروع و پایان رنج شاخص را مشخص می کند که با (از (From) و تا (To)) تعیین می شود با کلیک بر روی هر کدام از انواع رنج پنجره ای مشابه فرمول نویسی باز می شود که رنج هم می تواند به صورت یک عدد تعریف شود (شکل8) و هم می تواند فرمول (9) باشد.

شکل 8

شکل 9

• نوع واقعی : جنس شاخص را تعیین میکند که اگر عدی باشد از (Integer/Decimal)

اگر شاخص مالی باشد ( Money or Currency) و اگر شاخص ما از نوع درصدی باشد Percentage را انتخاب می کنیم(شکل 10).

شکل 10

اگر نیاز داریم که هم زمان با رسم نمودار شاخص آن نیز نمایش داده شود ، پیش فرضی برای شاخص هایمان تعیین می کنیم.

در هر کسب و کاری روزانه هزاران داده تولید می شود که این داده ها در پایگاه(های) مختلف ذخیره می گردد. درک این اطلاعات به پیشبرد اهداف سازمان کمک بسزایی خواهد کرد. موضوع قابل بحث چگونگی درک و آنالیز میلیون ها داده ی خام و به ظاهر بی معنی است. برای روح بخشیدن و معنا دار کردن داده ها آن ها را به مدل های نمایشی منطقی تبدیل میکنند.

Vdash online یکی از سرویس هایی است که این مدل سازی را برای شما تا حد بسیار زیادی آسان و قابل درک می کند.

مدل سازی سه بخش اساسی دارد که شامل موارد زیر می باشد و در ادامه به هر کدام پرداخته خواهد شد.

• دادگان یا data set
• بعد یا dimension
• منبع داده data source

هر مدل می تواند به چندین منبع داده متصل باشد و دارای چندین دادگان و ابعاد مختلف باشد.در این بخش قصد داریم مدل سازی در vdash online را آموزش دهیم که شامل

• ایجاد یک مدل
• اتصال به پایگاه داده
• ایجاد دادگان
• تعریف و ایجاد بعدها
• اتصال بعدها به دادگان
• تعریف و ایجاد فیلدهای محاسباتی، شاخص های کلیدی عملکرد
• تبدیل Transform

می باشد.

برای ایجاد مدل جدید، پس از ایجاد و تنظیمات اشتراک، " ساخت اولین مدل : اتصال به پایگاه داده های موجود " را انتخاب نمایید (شکل1).

شکل 1

در صفحه ایجاد مدل ، باید در Model Name نام مدل را حتما وارد نمایید و پر کردن قسمت Description (توضیحات) اختیاری می باشد. در این قسمت ذخیره کردن مدل (Save) الزامی است(شکل2).

شکل 2

پس از ذخیره سازی مدل ایجاد کرده به صورت اتوماتیک وارد صفحه اتصال به پایگاه داده، ایجاد دادگان و ایجاد بعد می شوید که در ادامه هر کدام را به تفکیک شرح خواهیم داد در این قسمت نیز می توانید در صورت لزوم نام مدل اطلاعاتی خود را ویرایش کرده و در نهایت مجددا مدل را ذخیره کنید (شکل 3).

شکل 3

میدانیم که می خواهیم برای یک سری از داده های گنگ که مفهوم خاصی را به ما نمی رسانند مدل ایجاد کنیم پس باید این داده ها را به vdash online متصل نماییم.

داده ها می توانند در انواع پایگاه های داده و همچنین در چندین پایگاه داده قرار داشته باشند، این مساله خللی در مدل سازی ما ایجاد نمی کند.

با کلیک بر New + Data Source تا یک منبع اطلاعاتی جدید به مدل ایجاد شود. مشخصات خواسته شده در مورد منبع اطلاعاتی را به صورت زیر تکمیل نمایید :

Data Source Name: نام سیستمی منبع داده به انگلیسی AdventureWorks

Connection String: دستور اتصال به پایگاه داده

Data Source = localhost ; Initial Catalog = AdventureWorksDWPersian; Integrated Security = true

برای اینکه اطمینان حاصل کنیم که پایگاه داده مان به vdash online متصل شده است، Test Connection انجام می دهیم (شکل4).

شکل 4

اتصال پایگاه داده با موفقیت انجام گرفته و الان با توجه به فرمت داده ها باید دادگان و ابعاد مربوطه را تعریف نماییم.

دادگان یا Data Sets یا موجودیت های اطلاعاتی مجموعه از فیلدهای مورد توجه از پایگاه داده هستند. پایگاه داده ای که ما مورد بررسی قرار داده ایم مربوط به مدل تولیدی AdventureWorksDWPersian می باشد. در این پایگاه داده فیلدهایی از قبیل محصول، مشتری، تاریخ، میزان فروش و قیمت واحد از اهمیت برخوردارند بنابراین در دادگان فروش اینترنتی چنین دستوری خواهیم داشت :

select ProductKey,OrderDateKey,DueDateKey,CustomerKey ,SalesAmount,UnitPrice from FactInternetSales

برای ایجاد دادگان روی New+ Data Sets کلیک کرده و

: Data Set Name نام سیستمی دادگان که باید انگلیسی باشد

: Display Nameنام نمایشی دادگان

وارد می کنیم (شکل 5).

شکل 5

در مرحله بعد به سربرگ Quere می رویم و با انتخاب پایگاه داده مورد نظر، دستورات مربوط به فراخوانی فیلدهای مورد نظر را در این قسمت می نویسیم در پایان برای نمایش داده ها، Show Preview Data را کلیک می کنیم تا فیلدها به بخش بعدی Fields اضافه گردند (شکل6).

شکل 6

در سربرگ Fields میبینید که فیلدهایی که در بخش قبل تعریف کردید، به این بخش اضافه شده اند و در ستون Display Name عنوان فارسی قرار می گیرد و نوع داده نیز در این قسمت تعیین می گردد (شکل7).

شکل 7

در گام بعدی به ایجاد بعد می پردازیم که بعدها مقیاس هایی برای دسته بندی و فیلتر کردن داده می باشند. مثلا در مدل تولیدی دادگان فروش اینترنتی می توانیم فروش را از نقطه نظر محصول بررسی کنیم پس محصول به عنوان یکی از بعدهای ما در نظر گرفته می شود.

همانند بخش های قبلی با انتخاب +New Dimensions و نام گذاری می توانیم بعد جدید ایجاد کنیم (شکل 8).

شکل 8

در سربرگ Query بعد نیز دستوراتی که جهت فراخوانی فیلدها از پایگاه داده مورد نظز نیاز داریم را می نویسیم و سپس برای اضافه شدن به بخش Atributes ، Show Preview Data را کلیک کنید (شکل9).

SELECT DimProductCategory.ProductCategoryKey, DimProductCategory.EnglishProductCategoryName, DimProductCategory.PersianProductCategoryName, DimProductSubcategory.ProductSubcategoryKey, DimProductSubcategory.EnglishProductSubcategoryName, DimProductSubcategory.PersianProductSubcategoryName, DimProduct.ProductKey ProductId, DimProduct.EnglishProductName, DimProduct. PersianProductName, DimProduct.Color, DimProduct.ColorPersian, DimProduct.Size, DimProduct.Class, DimProduct.ClassPersian, DimProduct.Style, DimProduct.ModelName, DimProduct.ModelNamePersian FROM DimProductCategory RIGHT OUTER JOIN DimProductSubcategory ON DimProductCategory.ProductCategoryKey = DimProductSubcategory.ProductCategoryKey RIGHT OUTER JOIN DimProduct ON DimProductSubcategory.ProductSubcategoryKey = DimProduct.ProductSubcategoryKey

شکل 9

سربرگ Atributes تا حدودی شبیه سربرگ Fields می باشد که در مقاله ایجاد بعد به طور مفصل توضیح داده شده است (شکل 10).

شکل 10

در سربرگ Advanced، برای Key Atribute صفت کلیدی بعد مورد نظر را انتحاب کرده و اگر بعدتان دارای ساسله مراتب است در Selected Atributes قرارشان دهید (شکل11).

شکل 11

با انجام تنها یک مرحله دیگر، ایجاد بعد تکمیل می گردد، آن هم Transform می باشد. حتی می توانید برای انجام این کار به سیستم را زمان بدی کنید(شکل 12).

توجه : هر بار که تغییری در Atributes ایجاد می نمایید باید عمل Transform را انجام دهید.

شکل 12

یکی از بعدهای مهم و پرکاربرد "بعد زمان" است که vdash online آن را برای شما قرار داده است. اگر Home را از پنل سمت چپ انتخاب کنید، سر برگ دومی که مشاهده می کنید Data Analysis می باشد و با انتخاب Create Date Dimension بعد زمان برای شما ایجاد می شود (شکل 13).

شکل 13

در این لحظه به Data Sets بر میگردیم و در دادگان مورد نظر سر برگ Dimensions بعد (های) ایجاد کرده را به دادگان وصل می نماییم (شکل 14).

شکل 14

حالا نوبت به تعریف متریک ها و فیلدهای محاسباتی می رسد، که در واقع برای شما اندازه و مقدار آن ها اهمیت دارد و در این بخش می خواهید که محاسباتی روی فیلدهای پایگاه داده انجام شود. برای هر فیلد محاسباتی ای که در این بخش تعریف می کنید باید نام، فرمول، نحوه جمع بندی، و نوع نمایشی را مشخص کنید (شکل 15).

شکل 15

اگر در سازمانتان شاخص کلیدی عملکرد تعریف شده است، می توانید در قسمت KPIs آن ها را تعریف کنید.

مشابه قسمت ایجاد بعد، ایجاد دادگان نیز با کلیک بر روی Transform پایان می پذیرد و در اینجا نیز باید پس از هر تغییری عمل Transform انجام شود(شکل16).

شکل 16

به همین راحتی توانستید در vdash online مدل سازی کنید و از حالا به بعد می توانید اطلاعاتتان را با انواع نمودار، چارت به نمایش در آورید. برای این کار بر روی بازگشت کنید و شروع یک داشبورد جدید را انتخاب نمایید و از منوی نمودار به طور مثال نمودار میله ای عمودی را انتخاب کنید(شکل 17).

شکل 17

فیلدهای محاسباتی و KPI ها تقریبا بدون اینکه با چیزی مقایسه شوند، بی معنی می شوند.

در واقع "بعد" (Dimension) می تواند اطلاعاتمان را به قسمت های معنی دار تقسیم کند و دید بهتری از کسب و کارمان را به ما بدهد تا بتوانیم تصمیمات بهتری بگیریم.به عبارت خیلی (Data set) استفاده می شود.هر دادگانی می تواند بعد های مختلف داشته باشد.برای نمونه دادگان مربوط به فروش اینترنتی را در نظر می گیریم که می تواند به ابعاد مختلفی نظیر مشتری،منطقه جغرافیایی،موقعیت جغرافیایی،محصول،تاریخ و یا چیز های دیگر تقسیم شود(شکل 1).

شکل1

علاوه بر اینکه هر دادگانی می تواند چند " بعد" داشته باشد، هر "بعد" نیز می تواند متعلق به چندین دادگان باشد.فرض کنید مدل ما دادگانی نظیر فروش فصلی پرسنل(شکل 2-الف) و واحد پشتیبانی (شکل 2-ب)را شامل میشود، هر دوی این دادگان می توانند به بعد تاریخ متصل گردند.

شکل 2-الف

شکل 2-ب

حال که با مفهوم بعد آشنا شدیم با هم یک بعد ایجاد می کنیم.البته قبلا با توجه به مقاله مدلسازی و اتصال به پایگاه داده، مدل مورد نظر را ساخته و به پایگاه داده مربوطه وصل کرده ایم.

مراحل ایجاد بعد عبارتست از:

• 1. نام گذاری
• 2. نوشتن دستورات فراخوانی اطلاعات از پایگاه داده
• 3. مشخص کردن Attributes
• 4. سلسله مراتب

نام گذاری

با ذکر یک مثال درک ملموس تری از مطالب را ارائه می دهیم:

فرض کنید می خواهیم برای دادگان مربوط به فروش فصلی که در مقاله دادگان توضیخ داده شده است "بعد" تاریخ را ایجاد نماییم.در قسمت New+ Dimensions در پنجره General برای بعد مورد نظر داریم : (شکل 3)

نام سیستمی که باید انگلیسی و بدون فاصله باشد :Dimension Name

نام نمایشی که باید فارسی باشد : Display Name

شکل3

نوشتن دستورات فراخوانی اطلاعات از پایگاه داده

سپس برای بعدی که تعریف کرده ایم باید بگوییم که متعلق به کدام پایگاه داده است (شکل 4) که در این مثال پایگاه داده ما AdventureWorksDWPersian و همچنین برای فیلدهایی که از پایگاه داده نیاز داریم باید Query مربوط به فراخوانی آن ها را بنویسیم:

" SELECT DateKey, AlternateDate, PersianDate, DayOfWeekNumber, DayOfWeekName, DayOfMonthNumber, MonthOfYear, MonthOfYearName, MonthKey, MonthName, QuarterOfyearNumber, QuarterOfYearName, QuarterKey, QuarterName, Year FROM DimDatePersian "

و در نهایت با اجرای Show Preview Data فیلدهای نوشته شده هم نمایش داده می شوند و هم در قسمت Attributes اضافه می گردند.(شکل 5).

شکل4

شکل5

مشخص کردن Attributes

در ادامه Attributes را مشخص میکنیم. Attributes در واقع اجزای تشکیل دهنده بعد هستند، در واقع مجوعه موارد و خصوصیاتی که به شرح بیشتر و دقیق تر یک بعد می پردازند. برای مثال بعد تاریخ از سال،فصل،ماه، روز تشکیل شده است.پس سال،فصل،ماه و روز Attribute های بعد تاریخ هستند که از پایگاه داده نیز فراخوانی شده اند. برای هر Attributes باید موارد زیر را مشخص کنیم:) شکل 6)

نامی که در سیستم ذخیره می شود : Name

نامی که برای Attribute مورد نظر نمایش داده میشود : Display Name

مقداری که کاربر مشاهده میکند : Display Column

مقداری که سیستم در نظر میگیرد : Value Column

فیلدهایی که می توان مرتب کرد : Sort by value

شکل6

Sort by value : این قسمت مشخص می کنیم که نمودار های ما بر اساس چه فیلد یا فیلدهایی بتوانند عمل مرتب سازی را انجام دهند.

برای درک بهتر از مفاهیم Display Columnو Value Column مثالی بیان می کنیم: در Attribute ماه، Display Name ماهها (فروردین،اردیبهشت،خردادو...) هست و Value Column 1،2،3،....12 می باشد. اعمالی مانند فیلتر کردن و مرتب کردن و ... بر اساس Column انجام می گیرد.

همانطور که گفتیم یکی از دلایل ایجاد بعد مرتب کردن فیلدهاست، در قسمت Sort by value می توانیم مخص کنیم که کدام Attributes مرتب سازی شرکت کنند.(شکل 7)

سلسله مراتب Hierarchy

بعضی از بعد ها داری Attribute های سلسله مراتبی هستند یعنی یکی از مجموع دیگری یا دیگری ها ایجاد میگرد و ترتیب قرار گیری Attribute ها اهمیت دارد.مثلا بعد تاریخ که شامل Attribute های سال، فصل، ماه و روز می باشد در سر برگ Advance می توانیم به این صورت عمل میکنیم:

روز Key Attribute:

از بالا به پایین  سال / فصل / ماه / روز Hierarchy:

با دابل کلیک می توانیم موردی را اضافه یا حذف کنیم(شکل 7).

از سلسله مراتب برای Drill Down و Drill Up استفاده میکنیم که در مقاله مربوط به خود توضیح داده خواهد شد.

لازم به ذکر است که هر بعدی الزاما سلسله مراتب ندارد، بعدهایی نظیر زمان، مکان ، ساختار سازمان ها از نوع سلسله مراتبی هستند.

شکل7

برای درک بهتر روند کار بعد محصول را نیز با هم بررسی می نماییم.

هر محصول دارای نام و گروه و زیر مجموعه هایی و مشخصات ظاهری اعم از استایل و رنگ و سایز و مدل می باشد.تمامی این موارد به عنوان Attribute بعد محصول شناخته می شوند.

برای این بعد نیز ابتدا نام سیستمی و سپس نام نمایشی انتخاب می نماییم(شکل 8).

شکل8

مرحله بعد نوشتن Query می باشد، و تمام فیلدهای مورد نیاز از پایگاه داده فراخوانی می گردد و پایگاه داده که AdventureWorksDWPersian است تعیین می شود(شکل 9).

" SELECT DimProductCategory.ProductCategoryKey, DimProductCategory.EnglishProductCategoryName, DimProductCategory.PersianProductCategoryName, DimProductSubcategory.ProductSubcategoryKey, DimProductSubcategory.EnglishProductSubcategoryName, DimProductSubcategory.PersianProductSubcategoryName, DimProduct.ProductKey ProductId, DimProduct.EnglishProductName, DimProduct.PersianProductName, DimProduct.Color, DimProduct.ColorPersian, DimProduct.Size, DimProduct.Class, DimProduct.ClassPersian, DimProduct.Style, DimProduct.ModelName, DimProduct.ModelNamePersian FROM DimProductCategory RIGHT OUTER JOIN DimProductSubcategory ON DimProductCategory.ProductCategoryKey = DimProductSubcategory.ProductCategoryKey RIGHT OUTER JOIN DimProduct ON DimProductSubcategory.ProductSubcategoryKey = DimProduct.ProductSubcategoryKey "

شکل9

با کلیک بر روی Show Preview Data علاوه بر نمایش فیلدها مقادیر آن ها ، به بخش Attribute اضافه می گردند.

نوبت به تعریف و تنظیم Attributes رسیده ، که همانطور که پیش تر گفتیم تمامی جزییاتی که محصول را ایجاد می کنند به عنوان Attribute تعریف می شوند(شکل 10و11).

شکل10

شکل11

مراحل قبل را با هم مرور می کنیم که Name همان نامی است که در سیستم برای فیلد ثبت می شود. و Display Name نامی است که Attribute با این نمایش داده میشود یعنی زمانی که بخواهیم اطلاعاتمان را به صورت گراف مشاهده کنیم ، گروه محصول و زیر گرئه محصول برای ما نمایش داده می شود. Display Column که آن چیزی است که کاربر از جزییات محصول مشاهده میکند و کدهای این جزییات در Value Column میگیرد. برای نمونه اسم گروه محصول را کاربر میبیند (PersianProductCategoryName) کد گروه محصول (ProductCategoryKey) را کاربر نمیبیند و در سیستم نگه داشته می شود.

اگر می خواهیم که زمانی که نمودار رسم می شود بتوانیم بر اساس گروه محصول عمل مرتب سازی را انجام دهیم در قسمت Sort by Value محصول را علامت میزنیم.

از آنجایی که هر گروه محصول، دارای زیر گروه هایی هست ، پس باید برای آن سلسله مراتب تعریف کنیم (شکل12) .

شکل12

برای اتمام کار ایجاد بعد Save Model را کلیک می کنیم تا تمام تغییرات ذخیره گردند.

شکل13

آنچه مقاله بعد می خوانید >> تعریف و ایجاد دادگان

سازمان های داده محور چندین خصوصیت مشترک دارند:

• ذهنیت داده محور و معیارهای پشتیبانی زیرساخت

 شرکتهای داده محور فرآیندهایی تعریف می کنند که از شاخص های کلیدی عملکرد اساسی سازمان و کسب و کار خود پشتیبانی می کنند ، و به کارکنان خود اعلام می کنند که بر اساس این معیارها فعالیت کنند . به گزارش آبردین هفتاد درصد از این سازمان ها یک مدیر ارشد متخصص تجزیه و تحلیل دارند. به گزارش Econsultancy به نام  "فرهنگ داده محور " که در آن بیش از 300 startup در حوزه IT و سایر صنایع ،عمدتا واقع در شمال امریکا و غرب اروپا ، را مورد بررسی قرار داده است اعلام می کند  که بیش از 70 درصد از startup  های فعال حداقل یک کارمند را برای جمع آوری داده و تجزیه تحلیل آن اختصاص داده اند . 

• داده ها متمرکز و سازمان یافته هستند

 برای اطمینان از اینکه داده ها جدید و مرتبط هستند ، فرهنگ داده محور اطلاعات را از سراسر سازمان  جمع آوری و سازماندهی می کند. داده متمرکزامکان  به روز رسانی مداوم، و نگه داشتن داده در حالت تازه و به روز در کل ابعاد کسب و کار را ایجاد می کند . شرکت ها باید نسبت به آنچه جمع آوری می کنند و حجم داده ها توجه داشته باشند . با توجه به Econsultancy، اطلاعات اضافه یک تهدید واقعی است.برای اینکه مطمئن باشید که اطلاعات درستی را بررسی می کنید احتیاج به ساده سازی و تمرکز دارید .

• خطی مشی حاکم برای دسترسی به داده ها

 در سازمان های داده محور، سیاست رسمی دسترسی کاربرها را کنترل می کند. آنها  زنجیره ای قابل ردیابی را ایجاد می کنند تا ریسک را کاهش دهند، سطوح دسترسی را تعیین می کنند و کاملا مشخص می کنند که چه کسانی چه اطلاعاتی را می توانند تغییر دهند . به گفته آبردین سازمان های داده محور 56 درصد بیشتر از سایر سازمان ها دارای سیاست های رسمی کنترل داده هستند. 

• دسترسی به داده ها لایه لایه است

 سازمان های داده محور یک راهکار پیچیده لایه لایه برای مدیریت شاخص های کلیدی دارند که در آن هر متریک به وضوح به عملکرد سازمانی و نتیجه مورد نظر مرتبط است. این معیارها به خوبی تعریف شده، و به صورت شفاف با نیروی کار ارتباط برقرار می کنند و البته به صورت منظم اندازه گیری می شوند .

• ابزارهای تجزیه تحلیل یکپارچه هستند 

اما اگر داده در کل سازمان قابل دسترس نباشد و همه نتوانند با آن ارتباط داشته باشند بی ارزش خواهد بود . Econsultancy اشاره می کند که در سازمان ها از هر اندازه ای که باشند، بهترین وسیله ارتباطی داده داشبوردها و بعد از آن گزارش ها هستند . 

با ارزش نهادن به داده به اندازه حس های مدیریتی و حدس ها ، سازمان های داده محور می توانند از فضای تحلیلی خود برای تولید اطلاعات تاکتیکی و مرتبط در زمان و مکانی که به آن احتیاج دارند استفاده کنند . 

قدرت رقابتی شما در نهادینه کردن فرهنگ "داده محور" است.

در سیستم کسب و کار فوق رقابتی امروز، فقط قدرتمندان دوام می آورند. برای اینکه تیم فروش خود را قدرتمند کنید، می بایست فرهنگ داده محور بودن را در آنها نهادینه کنید. برای این کار باید ارقام تجاری و شاخص های عملکرد درستی را در اختیار تیم فروش خود قرار دهید. چند نمونه از این ارقام و شاخص ها در لیست زیر ارائه شده اند. برای مشاهده جزئیات هر شاخص روی آن کلیک کنید.

1. % فروش شناور

درصد محصولات فروخته شده نسبت به محصولات خریداری و انبار شده در یک بازه زمانی مشخص. این شاخص برای نمایندگی های فروش محصولات کاربردی است.

برای طراحی و فرمول نویسی شاخص های کلیدی عملکرد، تیم شما می بایست از پایه شروع کند و اهداف سازمان را خوب بفهمد. شما برای رسیدن به این اهداف چه برنامه ای دارید و چه کسی می تواند نسبت به این اطلاعات عکس العمل نشان دهد. این کار می بایست یک چرخه بازگشتی باشد و در هر چرخه با دریافت بازخوردهای مختلف از آنالیزور ها، مدیران و سران دپارتمان ها، تکامل یابد. با انجام این کار در چرخه های متوالی، شما درک بهتری پیدا می کنید که کدامیک از فرآیندهای کسب و کارتان باید با شاخص های کلیدی عملکرد اندازه گیری شوند و اطلاعات آن با چه کسانی به اشتراک گذاشته شود.

شاخص های کلیدی عملکردقابل اندازه گیری و قابل شمارش هستند و میزان موفقیت در فاکتور های کلیدی سازمان را منعکس می نمایند. این شاخص ها در سازمان ها و کسب و کارهای مختلف، متفاوت طراحی می شوند:

در یک کسب و کار تجاری، ممکن است یکی از شاخص های کلیدی عملکرد، درصد درآمد حاصل از بازگشت مشتریان باشد.

در یک مرکز آموزشی، تمرکز روی نرخ فارغ التحصیلان است.

در دپارتمان خدمات مشتریان، ممکن است درصد پاسخگویی به مشتریان در دقیقه اول، یکی از شاخص ها باشد

یا یک شاخص کلیدی عملکرد برای ارگان خدمات اجتماعی ممکن است تعداد مراجعین خدمتگزاری شده در طول یک سال باشد

این شاخص ها به هر شکلی که انتخاب یا طراحی شوند، می بایست اهداف کلیدی سازمان را منعکس نمایند. باید کلید موفقیت کسب و کار باشند و باید قابل اندازه گیری باشند. این شاخص ها معمولا آیتم های بلندمدت تلقی می شوند. تعاریف آنها و نحوه محاسبه آنها معمولا دستخوش تغییر نمی شود، ولی هدف گذاری شاخص ممکن است با تغییر اهداف سازمان یا با نزدیک شدن به هدف اولیه تغییر کند.

شاخص ها را باید SMART طراحی کرد.

علاوه بر طراحی هوشمندانه شاخص ها، می بایست این شاخص ها دارای پنج خصوصیت اصلی باشند:

Specific یا مشخص و دقیق: آیا هدف شما مشخص و دقیق است؟

Measure یا اندازه گیری: آیا می توانید میزان پیشرفت خود را به سمت هدف اندازه گیری کنید؟

Attainable یا قابل دسترسی: آیا هدف شما در حالت واقع بینانه قابل دسترس است؟

Relevant یا مربوط: هدف شما چگونه به سازمان شما مربوط می شود؟

Time-Bound یا متصل به زمان: برای دسترسی به این هدف زمانبندی چگونه است؟

البته بهتر است حتی هوشمندانه تر (SMARTER) با شاخص های کلیدی عملکرد رفتار کنیم

با گسترش خصوصیات هوشمندانه شاخص های کلیدی عملکرد، آن را هوشمندانه تر کنیم. با اضافه کردن دو خصوصیت Evaluate یا ارزیابی و re-Evaluate یا ارزیابی مجدد. این دو گام بسیار مهم هستند. چراکه شما همواره کارایی و میزان ارتباط شاخص های خود را ارزیابی می کنید. برای مثال اگر در یک سال فراتر از هدف تان درآمد داشتید، باید بررسی کنید که آیا این اختلاف به دلیل هدف گذاری بدبینانه (هدف پایین) بوده یا به فاکتور دیگری وابسته بوده است.

این سناریو را تصور کنید. امروز 15 ام ماه است . شما تازه وضعیت مالی ماه پیش به دستتان رسیده پشت میزتان می نشینید تا آن ها را بررسی کنید .صفحه به صفحه بررسی می کنید ، گزارش این ماه به نظر خوب نمی رسد . سود این ماه 3 میزان پایین تر از آن چیزیست که انتظار داشتید .

به عنوان مدیر مالی ، نتایج رو به مدیر عامل نشان میدهید بعد از یک بررسی کوتاه، می گوید : " هزینه ها نباید انقدر زیاد می شدند! چه اتفاقی برای هزینه نیروی انسانی پروژه افتاده است ؟"

شما می خواهید مسائل را دقیق تر بررسی کنید . پس به حسابداری فشار می آورید تا سرعت  فرآیند صدور صورت حساب ها را افزایش دهد . با پیمانکار یا سرکارگر تماس می گیرید تا تعداد کارگران و در نتیجه هزینه نیروی انسانی را کم کند . و اقداماتی دیگر برای اصلاح وضعیت انجام میدهید .

3 مورد اساسی وجود دارد که باید در نظر بگیرید :

1. سوابق مالی را بررسی کنید و اقداماتی بر اساس آنها انجام دهید .

2. متغیرهای مالی تمام داستان نیستند و تنها بینش محدودی در مورد کسب و کار می دهند .دیگر متغیر ها را نیز در نظر بگیرید . 

3. به دنبال جواب این سوال باشید که دیگران در سایر بخش ها چه کار می کنند و چه تاثیری در رسیدن به هدف های مالی شرکت می گذارند ؟

سوابق مالی در مدیریت یک کسب و کار بسیار مهم است ولی برای ماندن شرایط رقابتی باید دید گسترده تری داشته باشید .

مدیران عامل و مدیران مالی که کسب و کار خود را فقط بر اساس وضعیت های مالی مدیریت می کنند ممکن است که شرکت های بسیاری موفقی را راهبری کنند ؛ گرچه بدون شاخص های متنوع دیگر برای آینده نگری ، مصداق بارز آن هستند که تمام عمر مدیریتی خود در حال مدیریت و راهبری از طریق آینه ای بوده اند که پشت سر را نشان می دهد.

ما عقیده داریم سازمان هایی که برای شناسایی ،اندازه گیری و راهبری تصمیم ها بر اساس سوابق مالی ، عملکردی و همچنین متغیرهای آینده نگر وقت میگذارند بیشترین شانس رسیدن به موفقیت دارند . به این متغیرها و شاخص های آینده نگر، KPI یا شاخص های کلیدی عملکرد می گویند .

منبع 

شاخص کلیدی عملکرد یا KPI دقیقا چیست ؟

شاخص :

یک نشانه که به شما در مورد یک وضعیت اطلاعات می دهد و توجه شما را به آن جلب می کند . معمولا یک عدد ، درصد یا کد رنگ است که سریعا شما را از وجود یک خواستنی یا ناخواستنی را آگاه می سازد .

کلیدی :

یک جنبه مهم و حیاتی . به این معنی که شما باید اولویت بندی کنید . گرچه به این معنی نیست که باید چیزی را روی لیست کارها جا بیاندازید . هرچیزی که قابلیت اندازه گیری شدن داشته باشد را نمیتوان به عنوان یک متریک کلیدی در نظر گرفت .با یک عدد قابل مدیریت شروع کنید . معمولا سازمان ها بین 3 تا 7 شاخص کلیدی عملکرد تعریف می کنند .

عملکرد :

رفتاری که در آن موردی فعالیت ،کارکردی و یا برخوردی دارد . درست مثل عملکرد موتور که فقط با میزان مصرف سوخت در هر کیلومتر اندازه گیری نمی شود ، عملکرد یک شرکت هم فقط با متریک های سود شرکت بررسی نمی شود .

شاخص های کلیدی عملکرد ( KPI )

یکی از پرکاربردترین مفاهیم در کسب وکار و مدیریت هستند . بسیار معمول است که هر متریک یا داده ای را زبان مدیریت ترجمه میکنیم . اما نقش KPI خیلی کلیدی تر و مهم تر است . در حقیقت KPI یکی از مهم ترین نقاط راهبری کسب و کار است .

بهترین تعریف KPI: 

KPI ها کارت های امتیاز دهی هستند که به شما کمک می کنند استراتژی خود را در مسیر مشخص راهبری کنید . آنها برای شما امکان مدیریت ، کنترل و رسیدن به نتیجه دلخواه را فراهم می کنند .

داشبورد KPI:

برای نگه داری کل کسب و کارتان بر روی مسیر استراتژی از پیش تعیین شده باید از داشبورد KPI استفاده کنید .داشبورد KPI ارائه گرافیکی مناسب از تمام شاخص های کلیدی عملکرد تعریف شده و یا مهم شما است که وضعیت در لحظه موضوع مورد بررسی و میزان فاصله تان تا مقدار هدف را در کمتر از 30 ثانیه به شما نشان می دهد .  لازم نیست تعداد زیادی KPI را انتخاب کنید فقط باید با دقت انتخاب کنید ، در زمان های مناسب به صورت دوره ای ارزیابی کنید و برای بهبود وضعیت تلاش کنید .

چطور KPI  انتخاب کنیم ؟

• نتیجه دلخواه تان را شناسایی کنید :

همیشه با شناخت کامل بر خواسته ها و ایده آل هایتان شروع به ساخت KPI کنید . مشکلی نداره که فقط بگید : " می خواهم بیشتر بفروشم " ، اما سعی کنید دقیق تر باشید. چگونه اینکار را انجام می دهید ؟ آیا چرخه فروش خود را نصف می کنید ؟ آیا 50% بیشتر مخاطب جذب میکنید ؟ آیا موقعیت مصرف جدیدی ایجاد می کنید ؟ آیا مشتری های وفادار خود را مجبور می کنید 30 % بیشتر خرید کنند ؟ اگر در مورد کاری که می خواهید انجام دهید مطمئن باشید آنگاه می توانید KPI تولید کنید .

این مقاله براساس اسلاید های ارائه شده در سمینار تنظیم و توسعه یک تجارت الکترونیکی موفق توسط دنییل بروتنی مدیر بازرگانی وب سایت زالاندو  نوشته شده است.

اگر قصد راه اندازی یک فروشگاه اینترنتی دارید، باید مطمئن باشید که دقیقا چکار می خواهید بکنید. در این مقاله ما به شما اطلاعات اساسی درباره آن بخش از بازار هدف و شاخص های کلیدی عملکرد را نشان خواهیم داد که ضروریست پیش از شروع هر کاری آنها را خوب فرا بگیرید.
تجارت الکترونیکی یکی از پرشتاپ ترین بخش های تجارت در دنیا است.در سال 2012 ارزش دلاری این بخش چیزی حدود 1.025 تریلیون دلار رسید که نسبت به سال 2011 ، 21 درصد رشد داشته است.

آمریکای شمالی یکی از بزرگترین بازارهای دنیاست گرچه که کشورهای آسیایی سریعتر در حال رشد و گسترش هستند. رشد تجارت الکترونیکی در اروپا 22% در مقایسه با سال 2011 و با ارزشی حدود 305 بیلیون پوند  بیشتر شده است . بریتانیا، آلمان و فرانسه بزرگترین بازارهای اروپا می باشند. کشورهای اروپای شرقی نظیر هلند بصورت معناداری در حال رشد هستند.

در سال 2013 ، ایتالیا به شکل کاملا غیر قابل باوری حدود 15 درصد رشد از سایر کشورها (آمریکا +11% و بریتانیا +12% ) داشت.

براساس همین اطلاعات کوتاهی که بدان اشاره شد ، برخلاف آن چیزی که ممکن است فکر کنید بخاطر بحران های اقتصادی شروع یک تجارت آنلاین خوب نیست باید به شما بگوییم که خیر، بهترین زمان همین حالاست. اما چگونه ؟ در ادامه مطلب شما پیشنهادات عمومی را در می یابید  که نیاز های کسب و کار شما را برطرف میکند.موفقیت هر شرکت آنلاینی بر پنج رکن اساسی استوار است:

محصول : سادگی اولویت اساسی برای تمام فروشگاه های آنلاین است. وب سایت شما نیاز دارد که ساده و راحت باشد

تجربه کاربری: سهولت در استفاده از وب سایت و کاربردی بودن شاخص مهمی در هر دو بازار جدید و رشد یافته است. مطمئن شوید که می توانید رفتار و مطابقت نیازهای مشتریانتان با صفحات وب سایت را رهگیری و مشاهده کنید.تلاش کنید راه های مرتب نمودن صحیح صفحات را بیابید و بهترین روشهای پرداخت را پیشنهاد دهید. 

سیستم عملیاتی: بدین معنی است که یک سیستم حمل و نقل و خدمات مشتریان بسیار عالی راه اندازی کنید . از طریق ساختار عملیاتی کسب و کار ، ارتباط مستقیم با مشتریان را عملیاتی کنید. این یکی از عواملی کلیدی در جهت ایجاد اعتماد در بین مشتریان و شرکت می باشد.

بازاریابی: یک تیم قوی و موفق بازاریابی آنلاین به شما این امکان را می دهد که بتوانید مشتریان واقعی را هدف قرار دهید و بهره وری هزینه های بازاریابی را بهبود ببخشید .

طبقه بندی: پیشنهادی ایجاد کنید که نیازهای مشتریان هدف شما را منعکس نماید.

برخی شاخص های کلیدی عملکرد وجود دارد که شما باید به هنگام راه اندازی کسب و کار آنلاین خود با اطمینان به آنها نگاه کنید . اهمیت برخی از این شاخص ها در استفاده و رهگیری بررسی های اولیه کسب و کار می باشد. بعنوان مثال برای گام های اولیه استارتاپ شما، تعداد سفارشات مهم تر از میانگین اندازه سبدهای خرید است  ( میانگین مبلغ هزینه شده توسط یک مشتری)که می تواند تحت تاثیر قرار گیرد. بالاخص در اولین باری که توسط کمپین های تخفیف دهی برای راه اندازی فروش محصولات صورت می گیرد. 

تعداد مشتریان برگشتی یکی از شاخص های سودآوری محصولات است. با این حال این امر به محیط رقابتی و هزینه های بازاریابی بستگی دارد. حتی شاخص هایی که ممکن است منفی بنظر برسد، نظیر نرخ برگشت (اندازه گیری مشتریانی که مجددا جهت خرید به وب سایت بر می گردند) جهت رهگیری بسیار مهم است و شما باید پیوسته در جهت افزایش آن کار کنید.

نرخ بازگشت بالا نشان از تعامل نزدیک و بالاتری بین مشتریان و شرکت شما است که باعث افزایش احتمالی جهت نهایی کردن فروش محصولات می گردد.شاید این بسیار بدشانسی باشد که این شاخص در کشور ایتالیا بسیار بالاست. مشتریان ایتالیایی معمولاً بصورت آنلاین خرید نمی کنند مگر اینکه 100 درصد مطمئن باشند . بنابراین در آنجا شاخص برگشت یک خرید، غیر معمول است.

برای صحبت درباره شاخص هایP&L لازم است که مطمئن شوید که PC2 ( سود خالص هر سفارش قبل از محاسبه هزینه های بازاریابی) سایت شما مثبت است حتی اگر در ابتدای فعالیت های فروشگاه آنلاینتان است.  این بدین معنیست که شما باید پیوسته میزان فروش وب سایت خود را پس از کم کردن هزینه های لجستیک و خدمات مشتریان مثبت نگه دارید.

EBIT ( درآمد قبل از سود و مالیات) منفی در آغاز به عوامل درونی کسب و کار مربوط است و به این معنیست که سطح بالایی از پول نقد برای راه اندازی کسب و ک��ر هزینه شده است . هزینه های بازاریابی مخصوصاً در سالهای اولیه می تواند بسیار بالا باشد. هزینه هر بازدید، هر جذب کاربر، و هر فروش در بخش ها و نواحی مختلف جغرافیایی، موضوعی بسیار متفاوت باشد.

هوشیار باشید که  تطابق با قوانین و مسائل هر کشوری می تواند تاثیر بسیار زیادی بر نحوه عملکرد کسب و کار شما داشته باشد.بعنوان مثال براساس تجربه ی که شرکت زالاندو در ایتالیا داشته است صرف هزینه و زمان برای تبلیغات تلویزیونی بسیار سازنده تر از هزینه های تبلیغات اینترنتی بوده است.

» چنانچه با خواندن این مقاله به موضوع شاخص های کلیدی عملکرد یا KPIs علاقه مند شدید، خواندن مطالب زیر را به شما پیشنهاد می کنیم:

چه چیزی شاخص های کلیدی عملکرد را موثر می کند؟	چگونه با تعریف شاخص کلیدی عملکرد( KPI ) به اهدافتان می رسید ؟	شاخص های کلیدی عملکرد " فروش "	به آسانی، شاخص های کلیدی عملکرد کسب و کار خود را ایجاد کنید.