وبلاگ vdash

اخبار و مقالات مربوط به vdash، نرم افزار آنالیز اطلاعات و ساخت داشبورد مدیریتی

آیا دپارتمان منابع انسانی نیاز به تصمیمات داده محور دارد ؟


سال هاست شرکت ها و سازمان های بزرگ و کوچک هر نوع داده ای را آنالیز می کنند، داده های مربوط به مشتری ، محصول ، داده های مالی. ولی یک استثنا وجود داشته است : داده های منابع انسانی .

این مسئله نیاز به تغییر دارد. به خصوص در زمان رکود اقتصادی، بخش منابع انسانی باید کارمندان را مانند دارایی های استراتژیک مدیریت کنند ، و یک راه برای انجام این کار ، تجزیه و تحلیل داده های منابع انسانی است.

از جمله مزایای دیگر این است که تجزیه و تحلیل داده ها می توانند به بخش منابع انسانی برای مدل کردن نیروی کار خود  کمک کنند تا مطمئن شوند که کسانی که استخدام می شوند دقیقا دارای توانایی های مورد نیاز هستند و به سازمان برای رسیدن به اهدافش کمک می کنند . 

تجزیه و تحلیل داده ها همچنین می تواند در برنامه ریزی های مربوط استخدام ،جانشینی و تصمیم گیری کمک کند ، هنگامی که کارمندان مسن تر بازنشسته و کارمندان جدید به بازار کار وارد می شوند، و می توان با شناسایی بهترین گام بعدی برای یک کارمند ، مانند یک گواهینامه جدید و یا انتقال به بخش های مختلف دیگر ، تصمیمات حساب شده ای اتخاذ کرد. 

آنالیز و تحلیل در زمان تعدیل نیرو - یک واقعیت ناگوار در زمان بحران اقتصادی - نیز بسیار مهم است .به تصمیم گیرنده ها کمک می کند که نیروهای بسیار عالی را از متوسط جدا کنند . وقتی که تعدیل الزامیست سازمان باید از تصمیمی که می گیرد مطمئن باشد که چربی را جدا می کند و نه عضله را . 

عملی کردن تجزیه تحلیل منابع انسانی 

مانع اصلی شرکت ها از اجرای تجزیه و تحلیل داده های منابع انسانی فقدان اطلاعات کارمندان ، اطلاعات حقوق و دستمزد، بررسی عملکرد، سطح آموزش و پرورش و ... نیست . بلکه داده های انبار شده است. 

بسیاری از دپارتمان های  منابع انسانی IT را کنار گذاشته اند و با استفاده از برنامه های کاربردی SaaS به مدیریت انواع مختلف داده های کارمندان می پردازند که با مشکل اتصال به منابع داده های داخلی مانند سیستم حقوق و دستمزد مواجه هستند . در نتیجه، معجونی از داده های متفاوت وجود دارد که تقریبا جمع آوری و تجزیه و تحلیل آنها غیر ممکن است. 

محاسبه ROI از تجزیه و تحلیل منابع انسانی نیز دشوار است دقیقا به این خاطر که بسیاری از سیستم های HR و برنامه های کاربردی با سیستم های مالی یکپارچه نمی شوند . فقدان داده های تاریخی همچنین باعث می شود اندازه گیری ROI  دشوار باشد. اما یک تغییر حتی یک نقطه یا دو درصد در نرخ جانشینی و یا حفظ کارمندان می تواند اثر قابل توجه مالی داشته باشد.

تجزیه و تحلیل منابع انسانی برای شرکت ها از تمام اندازه ها، به استثنای کسب و کارهای کوچک با ( کارکنان در حدود 250 یا کمتر )توصیه می شود .اگر کسب و کار کوچکی دارید نگران نباشید ،  هزینه استخدام فردی و یا کسی که درست کار نمی کند با اندازه سازمان شما تغییر نمی کند .

یک رویکرد پنج مرحله ای برای سازمان تا برای مدیریت بهتر نیروی کار خود به طور موثر داده های منابع انسانی را تجزیه و تحلیل کنید :

مرحله 1

 اول از همه شرکت نیاز به انجام یک بازرسی کامل از تمام داده های کارکنان و منابع انسانی خود و سپس برنامه ریزی دارد . ابزارهای یکپارچه سازی داده متعددی در بازار برای کمک به شرکت ها در این زمینه وجود دارد.

مرحله 2

هنگامی که داده ها یکپارچه شد ، شرکت ها باید معیارهای اندازه گیری تعیین کنند. این شامل یک فرایند سه مرحله ای است :

  •  با معیارهای گذشته نگر شروع کنید،
  • به سمت تجزیه و تحلیل و پیش بینی حرکت کنید ، آنالیز آینده نگر داشته باشید .
  •  و در نهایت  KPI ها را اساس داده های گذشته بررسی کنید. این معیارها باید به طور مستقیم به نتایج کسب و کار مرتبط باشند و  فقط متمرکز بر روی کاهش هزینه ها نباشد.  این همان دلیل وجود متریک های فرآیند محور است . 

مرحله 3.  شرکت ها مجبورند یک استراتژی فن آوری را انتخاب کنند و از نرم افزاری برای انجام تجزیه و تحلیل استفاده کنند . 

مرحله 4. با به دست آمدن تجزیه و تحلیل گام بعدی تعیین قالب ارائه نتایج برای اطمینان حداکثر اثربخشی است. "یک صفحه گسترده اکسل موثر نخواهد بود " "شما نیاز مدل های مختلف تحویل ، مانند گزارش های گرافیکی و ابزار تعاملی، تا مردم در واقع بتوانند داده ها شما درک کنند اگر لازم بود دستکاری کنند و در نهایت بر اساس آن تصمیم عملیاتی اتخاذ شود " 

مرحله 5. در نهایت، شرکت باید برای رسیدن به تغییرات مدنظر آماده و مایل به تغییر و اصلاح رویکرد خود باشد. 


"مدیریت موثر نیروی کار از طریق تجزیه و تحلیل داده منابع انسانی نیاز به یک تغییر در طرز فکر دارد. "


 شما همان طور که نیاز به سرمایه گذاری مقدار زیادی پول برای اتوماسیون یک فرایند دارید.به سرمایه گذاری بزرگی به منظور حصول اطمینان از اینکه  آیا فرد مناسب در جایگاه مناسب ،مشغول انجام کار درست می باشد یا خیر ، نیاز دارید .  

چه چیزی شاخص های کلیدی عملکرد را موثر می کند؟

ارزش یک شاخص کلیدی عملکرد به عکس العملی است که باعث آن می شود. در اکثر موارد، سازمان ها شاخص های عمومی صنعت خود را کورکورانه به کار می گیرند و از اینکه این شاخص ها وضعیت کسب و کار خودشان را بازگو نمی کند و تاثیر مثبتی بر روند عملکرد آن ندارد متعجب می شوند. یکی از مهم ترین جنبه های شاخص های کلیدی عملکرد، این است که شاخص ها نوعی برقراری ارتباط هستند. مانند همه ارتباط های دیگر، اطلاعات شفاف و با ارزش، در کاربری این شاخص ها بسیار موثرند.

برای طراحی و فرمول نویسی شاخص های کلیدی عملکرد، تیم شما می بایست از پایه شروع کند و اهداف سازمان را خوب بفهمد. شما برای رسیدن به این اهداف چه برنامه ای دارید و چه کسی می تواند نسبت به این اطلاعات عکس العمل نشان دهد. این کار می بایست یک چرخه بازگشتی باشد و در هر چرخه با دریافت بازخوردهای مختلف از آنالیزور ها، مدیران و سران دپارتمان ها، تکامل یابد. با انجام این کار در چرخه های متوالی، شما درک بهتری پیدا می کنید که کدامیک از فرآیندهای کسب و کارتان باید با شاخص های کلیدی عملکرد اندازه گیری شوند و اطلاعات آن با چه کسانی به اشتراک گذاشته شود.

شاخص های کلیدی عملکردقابل اندازه گیری و قابل شمارش هستند و میزان موفقیت در فاکتور های کلیدی سازمان را منعکس می نمایند. این شاخص ها در سازمان ها و کسب و کارهای مختلف، متفاوت طراحی می شوند:

در یک کسب و کار تجاری، ممکن است یکی از شاخص های کلیدی عملکرد، درصد درآمد حاصل از بازگشت مشتریان باشد.

در یک مرکز آموزشی، تمرکز روی نرخ فارغ التحصیلان است.

در دپارتمان خدمات مشتریان، ممکن است درصد پاسخگویی به مشتریان در دقیقه اول، یکی از شاخص ها باشد

یا یک شاخص کلیدی عملکرد برای ارگان خدمات اجتماعی ممکن است تعداد مراجعین خدمتگزاری شده در طول یک سال باشد

این شاخص ها به هر شکلی که انتخاب یا طراحی شوند، می بایست اهداف کلیدی سازمان را منعکس نمایند. باید کلید موفقیت کسب و کار باشند و باید قابل اندازه گیری باشند. این شاخص ها معمولا آیتم های بلندمدت تلقی می شوند. تعاریف آنها و نحوه محاسبه آنها معمولا دستخوش تغییر نمی شود، ولی هدف گذاری شاخص ممکن است با تغییر اهداف سازمان یا با نزدیک شدن به هدف اولیه تغییر کند.

شاخص ها را باید SMART طراحی کرد.

علاوه بر طراحی هوشمندانه شاخص ها، می بایست این شاخص ها دارای پنج خصوصیت اصلی باشند:

Specific یا مشخص و دقیق: آیا هدف شما مشخص و دقیق است؟

Measure یا اندازه گیری: آیا می توانید میزان پیشرفت خود را به سمت هدف اندازه گیری کنید؟

Attainable یا قابل دسترسی: آیا هدف شما در حالت واقع بینانه قابل دسترس است؟

Relevant یا مربوط: هدف شما چگونه به سازمان شما مربوط می شود؟

Time-Bound یا متصل به زمان: برای دسترسی به این هدف زمانبندی چگونه است؟

البته بهتر است حتی هوشمندانه تر (SMARTER) با شاخص های کلیدی عملکرد رفتار کنیم

با گسترش خصوصیات هوشمندانه شاخص های کلیدی عملکرد، آن را هوشمندانه تر کنیم. با اضافه کردن دو خصوصیت Evaluate یا ارزیابی و re-Evaluate یا ارزیابی مجدد. این دو گام بسیار مهم هستند. چراکه شما همواره کارایی و میزان ارتباط شاخص های خود را ارزیابی می کنید. برای مثال اگر در یک سال فراتر از هدف تان درآمد داشتید، باید بررسی کنید که آیا این اختلاف به دلیل هدف گذاری بدبینانه (هدف پایین) بوده یا به فاکتور دیگری وابسته بوده است.