وبلاگ vdash

اخبار و مقالات مربوط به vdash، نرم افزار آنالیز اطلاعات و ساخت داشبورد مدیریتی

بهینه سازی تجارت الکترونیک به کمک تجزیه و تحلیل و مصورسازی

تاثیر مصورسازی اطلاعات در تحلیل اطلاعات
ما روزانه 2.5 کوینتیلیون (10 به توان 36) بایت داده تولید می‌کنیم. اگر بخواهیم آن را به سختی مجسم کنیم، 5/57 بیلیون حافظه 32 گیگا بایتی خواهد شد. تصور سختی است، نه؟ یعنی 8 آی‌پاد‌ 32 گیگابایتی برای هر نفر در هر روز!
 
شما با این حجم اطلاعات روزانه چه می‌کنید؟ این مشکلی است که تجارت‌ها با آن روبرو هستند. داشتن اطلاعات بیشتر نسبت به رقبا لزوما برابر با درآمد بیشتر نیست، به خصوص اگر آن تجارت اطلاعاتی را که در دست دارد به خوبی درک نکند.
شرکت‌ها به روشی نیاز دارند تا به آخرین اطلاعات در کمترین زمان ممکن دسترسی داشته باشند و بتوانند آنها را به صورت منسجم تنظیم کنند. ابزارهای مصور سازی اطلاعات راهی برای برقراری ارتباط بین مقادیر زیادی داده، به صورت واضح و کارآمد ارائه می کنند.
مصورسازی اطلاعات روشی بسیار کاربردی است، چرا که 65 درصد افراد یادگیری بصری دارند. تصویرسازی کمک می‌کند که چشم به سرعت قسمت‌های مختلف اطلاعات را با استفاده از گرافیک‌هایی مانند جداول، نمودارهای حبابی، نقشه‌ها و نمودارهای پراکندگی مقایسه کند. ذهن ما اغلب به تصاویر بهتر از ردیف‌های عددی پاسخ می‌دهد، از این رو احتمال دستیابی به اطلاعات در زمان مناسب برای مدیران تجارت‌هایی که از ابزارهای کشف داده بصری استفاده می‌کنند، نسبت به همکارانشان که فقط از گزارش‌های مدیریتی بهره می‌برند، 28 درصد بیشتر است.

تاثیر تحلیل داده ها در تجارت الکترونیک
تحلیل اطلاعات می‌تواند به فروشندگان کمک کند تا بدانند خریداران چه محصولی را در چه زمانی می‌خواهند. در تجارت‌های الکترونیک، داده‌های آنلاین به معنای واقعی کلمه در هر دقیقه رشد می‌کنند. مصورسازی اطلاعاتی که تعاملی و به روز هستند در زمان مناسب، فرصت منحصر به فردی به شرکت‌ها ارائه می‌کند تا وب سایت تجارت الکترونیک خود را بهینه سازی کند.



فرصت‌های منحصر به فرد برای تجارت الکترونیک
فروشگاه‌های واقعی می‌تواند مشتریان خود را ببینند، میدانند آنها چه کسانی هستند و چرا به آنجا آمده‌اند. فروشندگان آنلاین نمی‌توانند حالت چهره مشتری را ببینند و یا زبان بدنش را بخوانند، اما این امکان وجود دارد که بتوانند ردیابی، تجزیه و تحلیل و مشاهده رفتار مشتری در هنگام سفارشات آنلاین را فرا بگیرند.
مصور سازی اطلاعات می‌تواند دیدگاهی کلی از تجربه کار با مشتری‌ها ارائه کند:
تعیین جمعیت شناختی: چه کسی مشتری است؟ هر ویژگی مربوطه مانند سن، جنس و یا مکان می‌تواند اهرمی برای فروش باشد. آیا آنها مشتری‌های با سابقه هستند؟ آیا آنها برند تجاری شما را در سایر صفحات اینترنت دنبال می‌کنند؟ این اطلاعات و سایر مواردی از این دست می‌توانند برای کشف الگوهای رفتاری ردیابی شوند.
ردیابی تعامل مشتریان با سایت: تعامل مشتریان با سایت چگونه است؟ فروشندگان آنلاین می‌توانند الگوی جریان کلیک کاربر را ببیننند تا بفهمند آنها چگونه در میان صفحات سایت حرکت می‌کنند. قابلیت استفاده از این امکان یک اولویت مهم در جهان آنلاین است. بنابر این تشخیص اینکه مشتریان چگونه با یک وب سایت تعامل می‌کنند یک مزیت بزرگ است.
 شناسایی نقاط خروج: افت نرخ بازدید در صفحاتی خاص یا خروج مشتری در حین فرآیند بررسی، می‌تواند نشان دهنده نیاز به دوباره نویسی صفحات سایت برای واضح‌تر شدن اطلاعات، بهتر کردن روند سفارشات یا کمتر کردن هزینه حمل و نقل باشد. این یک پارامتر مهم برای ردیابی نقاطی است که موجب می‌شود در آنها وب سایت پول از دست بدهد.

هنگامی که تجارت‌های الکترونیک از فعالیت مشتری‌ها، اطلاعات حساب کاربری، مکان جغرافیایی یا حساب کاربری رسانه‌های اجتماعی اطلاعات جمع آوری می‌کنند، می‌توانند از مصورسازی اطلاعات برای مقایسه، شناسایی الگوها و یا نشان دادن روابط استفاده کنند. اگر تجارت‌ها ببینند چه کسانی آنها را مشاهده می‌کنند و جذبشان می‌شوند، این امکان را می‌یابند که فرآیند تغییراتشان را نه تنها برای افزایش فروش، بلکه برای ایجاد یک استراتژی جامع بهبود ببخشند.
خلق یک تجربه شخصی برای مشتریان
 با گردآوری اطلاعات کاربران، فروشندگان آنلاین می‌توانند برای مشتریان خود پروفایل ایجاد کنند و تبلیغات شخصی ارائه کنند. به عنوان مثال نیازی نیست کالاهای مشابه را برای تمامی افراد سایت تبلیغ کنیم، بلکه می‌شود تنها برای افرادی خاص که به آن نوع کالا علاقه دارند، پیام تبلیغی ارسال کرد.
تقسیم بندی خریداران و هدف قرار دادن آنها به صورت جداگانه، نرخ تغییرات بالاتری را تولید می‌کند. یکی از فروشندگان آنلاین اذعان می‌کند حدود 35 درصد سفارشات از طریق پیشنهادات و سیستم‌های شخصی سازی شده انجام شده است، علاوه بر این، نرخ تغییر برای این سفارشات 20 تا 30 درصد بالاتر از سفارشات معمولی است.






پذیرش پیش بینی تحلیل‌ها
شرکت‌ها این توانایی را دارند تا با استفاده از تجزیه و تحلیل داده‌ها و مصور سازی آنها، رفتار مشتریان را پیش بینی کنند. Netflix از اطلاعات مشتریان اعتباری و مشترکین خود نه تنها برای پیشنهاد چگونگی ارتباطات و نشان دادن مشترکین  استفاده می‌کند، بلکه در واقع تولیدات جدیدی را که مشتری به آنها تمایل دارد را نشان می‌دهد.
یک مثال دیگر برای پیش بینی توسط تجریه و تحلیل بهبود عملکرد جستجو در سایت است. با تجزیه و تحلیل رفتار مشتری در جستجوهای گذشته، شرکت محصول مربوطه‌ای را که مشتری در حال نوشتن آن است، پیش بینی می‌کند.
حتی امازون در تلاش است با پیشنهادات شخصی سازی شده خود، به سطح جدیدی برسد تا با استفاده از اطلاعات به درک بهتری از مشتریان داشته باشد. این شرکت اخیرا پروانه انحصاری برای "پیش بینی حمل و نقل" ثبت کرده است؛ این بدین معنی می‌باشد که آنها میتوانند قبل از اینکه شما حتی سفارشی را انجام داده باشید، آیتم‌های مربوط به حمل و نقل را به شما ارائه کنند.
90 درصد از کل داده‌های موجود در دنیا، تنها در دو سال گذشته ساخته شده‌اند. اگر شما به دنبال مقایسه فروش در تمام گروه‌ها، تجزیه و تحلیل آیتم‌های حمل و نقل شهری، یا بخش‌های خریداران محلی هستید، ابزارهای مصورسازی و تجزیه و تحلیل آنها، کمک خواهد کرد تا اطلاعات خود را به بینش و آگاهی تبدیل کنید.

با توجه به نوع کسب و کار خود، ابزار مصورسازی اطلاعات مناسب را انتخاب نمایید

وقتی اطلاعاتی را به دیگران ارائه می دهیم، باید دقت کنیم که این اطلاعات در بیشترین تاثبر را در ذهن مخاطب داشته باشد. چه نوع مصورسازی اطلاعات بهتر از بقیه عمل می کند؟ داشبورد مدیریتی؟ گزارش ثابت (Static)؟ یا یک محیط تعاملی؟ در این مطلب به توضیح انواع مصورسازی اطلاعات پرداخته تا ببینیم با توجه به نوع کسب و کارتان، کدامیک بهترین انتخاب خواهد بود.
با توجه به نوع کسب و کار خود، ابزار مصورسازی اطلاعات مناسب را انتخاب نمایید
انتخاب نوع پلتفرم و ابزاری که شما را به اهدافتان می رساند

تجربه نشان می دهد هدف از مصور سازی اطلاعات یکی از موارد زیر است:

  • جستجو (Lookup) برای پیدا کردن آیتم های خاص در مواقع نیاز
  • روایتی (Narrative) برای برقراری ارتباط بین وقایع خاص درون اطلاعات نمایش داده شده یا ارائه آن به شخص دیگر
  • نظارت (Monitoring) برای نظارت دقیق و سریع بر اتفاقات
  • آنالیز داده ها به صورت علمی (Guided Data Analysis) برای آنالیز داده های خاص با استفاده از الگوریتم ها و ابزارهای ایجاد شده برای آن منظور (ماننده آنالیز های بانکی یا پزشکی)
  • آنالیز داده اکتشافی (Exploratory Data Analysis) برای کنکاش و آنالیز داده ها با هدف پیدا کردن و فهمیدن اطلاعات مفید از میان داده ها. معمولا این کار برای پاسخ به سوالات از پیش تعیین شده استفاده نمی شود.
  • آنالیز پیشگویانه (Predictive Analysis) برای پیش بینی آینده با توجه به شرایط مشخص

اولین قدم تعیین هدف شما از مصور سازی اطلاعات است. از ابزار خود چه انتظاری دارید؟ آیا می خواهید اطلاعاتی را مانیتور کنید؟ آیا می خواهید آینده را پیش بینی کنید؟ پس از اینکه هدف خود را مشخص کردید، نوبت به انتخاب پلتفرم مصورسازی می رسد. پلتفرم یا سکوی مصور سازی یعنی صرفه نظر از اینکه از چه ابزاری و از خدمات چه شرکتی استفاده می کنید، می بایست شما را به هدفتان برساند. انواع پلتفرم ها با توجه به هدف مصور سازی به شرح ذیل است:

  • گزارش جزئی (Lookup Report) برای جستجو
  • گزارش توضیحی (Explanatory Report) برای روایت
  • داده نمایی (Infographic) برای روایت
  • ارائه های زنده (Live Presentation) برای روایت
  • داشبورد مدیریتی (Dashboard) برای نظارت کردن
  • نرم افزارهای تحلیلی (Analytical Applications) برای آنالیز علمی داده ها
  • ابزار آنالیز اکتشافی اطلاعات (EDA Tool) برای آنالیز اکتشافی داده ها
  • مدل های پیشگویانه (Predictive Models) برای آنالیزهای پیشگویانه

هر کدام از پلتفرم های فوق دارای کاربردها و خصوصیات خاص خود هستند. برای مثال ابزار آنالیز اطلاعات مانند vdash به شما کمک می کند که در بین حجم عظیم داده های موجود در سازمان به کنکاش پرداخته و نکات جالب توجه و عمیقی را کشف کنید. بدون اینکه از قبل بدانید در اطلاعات شما چه خبر است.

از طرفی برخی از ابزارها دارای چند کاربرد بوده و برای رسیدن به چند هدف طراحی شده اند. برای مثال هم می توان در آن آنالیز اطلاعات انجام داد، هم داشبورد ایجاد کرد و هم جزئیات خاصی در داده ها را جستجو کرد. vdash یکی از معدود ابزارهایی است که دارای هر سه قابلیت به طور همزمان می باشد.

اما اگر هدف شما پیش بینی آینده یا تحلیل علمی داده هاست، احتمالا سایر ابزارهای موجود به شما کمک می کند.

هر یک از پلتفرم های نام برده شده، 6 خصوصیت مهم دارند که عملکرد آنها را متمایز می کند:

میزان تعامل کاربر با داده ها – تعدد استفاده از گزارش – سرعت به روز رسانی داده ها – ضرورت اقدام کاربر بر اساس اطلاعات گزارش – میزان تسلط مورد نیاز کاربر برای آنالیز اطلاعات – واسط نمایش گزارش (کاغذ، پروژکتور، دسکتاپ، تبلت یا تلفن همراه)

هر نوع گزارش و هر پلتفرم عملکرد متفاوتی در این 6 خصوصیت دارند که شخصیت آن را شکل می دهد.

در حالت ساده با پاسخ به چند سوال می توانید پلتفرم و ابزار مورد نیاز خود را انتخاب نمایید:

آیا در یک سازمان یا نهاد علمی، آزمایشگاهی یا مالی کلان (مانند ستاد مرکزی بانک ها) هستید و نیاز به تحلیل هوشمند و پیچیده داده های خود دارید؟ اگر پاسخ مثبت است می بایست از نرم افزارهای آنالیز علمی داده ها (Analytical Applications) استفاده نمایید. معمولا این ابزارها سفارشی بوده و برای سازمان شما یا کسب کار مشابه شما به طور خاص تولید شده اند.

آیا در بخش آمار و اطلاعات سازمان هستید یا مرتبا ارائه ها و گزارش های متعدد برای مدیران یا شرکت در جلسات ایجاد می کنید و این گزارش ها دقیق، جزئی و دارای فرمت های متنوعی هستند؟ در این حالت باید از نرم افزارهای ساخت گزارش (گزارش ساز یا آفیس) استفاده نمایید.

اگر اطلاعاتی دارید که مایلید مرتبا آن را رصد کنید و تغییرات آن را به سرعت متجه شوید و می خواهید نقاط حساس را برایتان برجسته کند می بایست از داشبوردهای مدیریتی استفاده نمایید. داشبوردهای مدیریتی نقش منحصر به فردی در نمایش نظارتی اطلاعات برای مدیران ایفا می کنند و هیچ ابزار یا پلتفرم دیگری نمی تواند به خوبی داشبورد این کار را انجام دهد.

اما اگر به تجزیه و تحلیل و کنکاش در اطلاعات خود نیاز دارید (یا علاقه مندید) و می خواهید بدانید در داده های شما چه اتفاقی رخ می دهد، یا نقاط مخفی درون اطلاعات را کشف کنید، با داده ها بازی کنید تا به نگرش های جدیدی در کسب و کار خود دست پیدا کنید، یک ابزار آنالیز اطلاعات اکتشافی (EDA) بهترین گزینه برای شماست.

جمع بندی

معمولا در کسب و کارهای متوسط و بزرگ (تولیدی، تجاری یا خدماتی) در سطوح مختلف سازمان، ترکیبی از این پلتفرم ها مورد نیاز است. صرفه نظر از نیاز های تخصصی و تحلیل های علمی، حالت ایده آل برای مدیریت داشتن داشبوردهای حرفه ای با طراحی استاندارد، دقیق و زیباست که پس زمینه آنالیز اکتشافی اطلاعات را نیز داشته باشد. یعنی مدیر به محض مشاهده نقاط برجسته شده (Highlighted Points) قبل از اینکه تصمیمی بگیرد، بتواند علت و جزئیات آن نقاط کلیدی را آنالیز کند. و این کار باید به سادگی هر چه بیشتر در نرم افزار انجام شود.

منابع و مراجع:

پلتفرم های نمایش اطلاعات نوشته استفان فیو

مصور سازی اطلاعات یعنی آینده

همه ما شنیده ایم که داده های بزرگ آینده را پیش بینی خواهند کرد. اما براساس گفته ی فییل سیمون در تازه ترین کتابش به نام  "سازمان دیداری :: مصورسازی اطلاعات، داده عظیم، و تلاش برای تصمیم گیری بهتر"  ممکن است که این مطلب کاملا صحیح نباشد . داده های بزرگ ابزاری قدرتمند جهت کشف چشم اندازهای جدید برای شرکتها می باشند. اما بدون چارچوب صحیح جهت درک داده ها ،آنها بیشتر از آنکه راهگشا باشند، موجب بی نظمی می گردند.
غالباً مصورسازی اطلاعات امکانی را فراهم می کند که داده های بزرگ واقعیت های دقیق خود را نمایان کنند. مصورسازی اطلاعات اساسا پیرامون نحوه  رشد سازمانهایی که از طیف وسیعی از ابزارهای مصورسازی اطلاعات استفاده می کنند و سوالات بهتری از داده های سازمان خود پرسیده و تصمیمات تجاری بهتری اخذ می کند، می باشد.سیمون می گوید این گفته را به استناد نمونه ای از شرکتها نظیر مایکروسافت،آمازون،اپل،فیس بوک ، گوگل ، توئیتر، نت فیلیکس ، و ... اعلام می کند
البته بسیاری از شرکتها مدت مدیدی است که از ابزارهای مصورسازی اطلاعات ابتدایی نظیر اشکال یا جداول نرم افزار اکسل مایکروسافت استفاده می کنند. " اما با استفاده از این ابزار کشف اطلاعات صحیح دور از ذهن می باشد" در مقابل، در شرکتهای بسیار پیشرفته شما کارمندانی را مشاهده می کنید که بیشتر از آنکه وقت خود را صرف ترسیم اشکال و نمودارهای ساده و جداول کنند تعامل بسیار خوبی با داده های سازمان دارند و نکات جدیدی پیرامون روندهای کسب و کار سازمان خود فرا می گیرند.




مصورسازی اطلاعات امکانی را فراهم می کند که داده های بزرگ واقعیت های دقیق خود را نمایان کنند. فییل سیمون توضیح میدهد ، دو عامل منجر به ایجاد این نتیجه در مصورسازی اطلاعات می گردد. افزایش حجم داده های بزرگ و آگاهی عمومی نسبت به قدرت این داده ها یکی از آن عوامل می باشد . سیمون می گوید : امروزه پیش از هر زمان دیگر ، متخصصین پیرامون داده ها و اتخاذ تصمیمات براساس داده ها مورد سوال و چالش قرار میگیرند. او می گوید : یک مجموعه ی فکری جدید و داده پرداز، در حال نفوذ به دنیای تجارت است.
ضرورت های موجود در سازمان ها، امروزه استفاده از داده های بزرگ را به افراد عیر متخصص نیز تحمیل می نماید. مصورسازی می تواند به این امر کمک نموده و ابزارهای جدیدی جهت تحقق آن فراهم نماید. IBM,  و Congnos و ,SAS و سایر شرکتهای مدافع هوش تجاری نیز در حوزه های مشابه وجود دارند.او فعالیت متمرکزی در این مبحث ندارند.
او می گوید : امروزه، سازمان ها نیاز به صرف هزینه های صدها هزار یا میلیون ها  دلاری جهت استفاده از ابزارهای مصورسازی اطلاعات ندارد.در دهه اخیر ابزارهای جدید بسیار قدرتمندتر و منعطف تر  شده اند. آن روزهایی که کارمندان  آی تی نیاز داشتند گزارشهایی برای کارمندان غیرفنی تولید کنند، گذشته است. این ابزارها کارها را بسیار آسانتر از قبل برای کارمندان کرده است تا به سرعت نکات جدید را مجموعه ی از داده ها کشف و تفسیر نمایند.
از دیدگاه سیمون مصورسازی اطلاعات عامل ضروری جهت تبدیل قدرت داده به یک جریان و چشم انداز بزرگ است.
منابع و مراجع:
مجله فوربس

6 خصوصیت کلیدی یک داشبورد مدیریتی خوب

6 خصوصیت کلیدی یک داشبورد مدیریتی خوب
منبع تصویر: Stephen Few

داشبورد نمایش تصویری اطلاعات است

اطلاعاتی که در داشبورد هستند به صورت بصری ارائه می شوند و معمولا ترکیبی از متن و گرافیک هستند. ولی بیشتر آن را گرافیک (مجموعه ای از انواع گراف ها و نقشه ها) تشکیل می دهد. داشبوردها دارای غنای گرافیکی بالایی هستند. نه به خاطر اینکه گرافیک زیبا و سرگرم کننده است. بلکه ارائه گرافیکی اطلاعات اگر درست انجام شده باشد، می تواند بسیار موثرتر و جامع تر از متن تنها با مخاطب ارتباط برقرار کند. چطور می توانیم به بهترین نحو اطلاعات را ارائه کنیم تا چشم مخاطب به سرعت و مغز او به راحتی و به دقت مهمترین اطلاعات داشبورد را جذب کند؟

داشبورد باید اطلاعاتی را نمایش دهد که برای رسیدن به اهداف مشخص مورد نیاز است

حتی برای رسیدن به یک هدف، نیازمند دسترسی به اطلاعاتی هستیم که شاید مستقیما با هم در ارتباط نباشند و معمولا از منابع مختلف جمع آوری شده اند. این اطلاعات لزوما یک داده خاص نیست. ممکن است انواع اطلاعاتی باشد که یک نفر برای انجام کار خود یا رسیدن به آن هدف مشخص نیاز دارد. همچنین الزاما اطلاعاتی نیست که برای مدیران ارشد سازمان باشد. بلکه می تواند برای هرکسی در سازمان که هدفی را دنبال می کند مورد نیاز وافع شود. اطلاعات می تواند (که البته در اکثر موارد همینطور است) مجموعه ای از شاخص های کلیدی عملکرد باشد. ولی ممکن است در مواردی اطلاعات صرفا وقایعی باشد که برای انجام کار مخاطب مورد نیاز است.

داشبورد باید در یک صفحه کامپیوتر جای بگیرد

همه اطلاعات باید در یک صفحه جا بگیرند، کاملا جلوی چشم بیننده؛ تا بتواند تمام آن را همزمان مشاهده کند. اگر قرار باشد بیننده صفحه را حرکت دهد ( Scroll کند) تا همه اطلاعات را ببیند، پس ما داشبورد نداریم. اگر مخاطب مجبور است بین صفحات مختلف در رفت و برگشت باشد تا همه اطلاعات مربوط به هم را ببیند، پس ما دارای چند داشبورد هستیم نه یک داشبورد. هدف داشتن مهمترین اطلاعات به صورت آماده و بدون زحمت برای مخاطب است تا بتواند به سرعت به آنچه می خواهد دست پیدا کند.

آیا اطلاعات حتما باید در مرورگر وب ارائه شود؟ مرورگرهای وب شاید بهترین واسط برای نمایش داشبوردهای مدیریتی باشند؛ ولی تنها واسط قابل قبول نیستند و حتی ممکن است 10 سال دیگر بهترین واسط نیز نباشند.

آیا اطلاعات باید به صورت لحظه ای (Real-Time) به روز شوند؟ فقط در صورتی این حالت لازم است که هدف مورد نظر ما نیازمند داده های لحظه ای باشد. مثلا اگرکسی در حال مانیتور کردن ترافیک هوایی با استفاده از داشبورد است، باید بلافاصله از اتفاقات افتاده باخبر شود. ولی اگر کسی راجع به شدت یا افت فروش محصولات تصمیمات استراتژیک می گیرد، یک کپی از اطلاعات شب گذشته یا دورتر نیز قابل استفاده است.

داشبوردهای مدیریتی برای نظارت به اطلاعات، با یک نگاه استفاده می شوند

با اینکه تقریبا هر نوع اطلاعاتی می تواند بر روی یک داشبورد قرار بگیرد، همه این اطلاعات دارای یک خصوصیت مشترک بین همه این اطلاعات وجود دارد. آنها خلاصه کلی از داده ها را نمایش می دهند. چرا که مخاطب داشبورد نمی تواند به سرعت تمام جزئیات را نظارت کند. داشبورد مدیریتی باید به سرعت نقاطی را برجسته (Highlight) کند که نیاز به توجه دارند یا باید کاری بر اساس آن انجام داد. ولی نیازی نیست همه جزئیات آن نقاط در داشبورد نمایش داده شود. بلکه باید بستری فراهم شود تا مخاطب به سادگی بتواند به جزئیات دسترسی پیدا کند.


موارد فوق ضروریات داشبوردهای مدیریتی هستند. حال به برخی خصوصیات که داشبوردها را موثرتر می کنند اشاره می کنیم:

داشبوردها اطلاعات را توسط چارت ها (گراف ها)ی کوچک، مختصر، صریح و ساده ارائه می کنند

داشبوردها به ابزارهایی نیاز دارند که پیام خود را با شفافیت تمام و بدون اینکه فضای زیادی را اشغال کنند به مخاطب برسانند؛ تا مجموعه چارت ها در فضای کم موجود در یک صفحه، جای بگیرند. اگر چیزی شبیه به گیج سوخت، چراغ راهنما یا دماسنج این نیازها را به بهترین نحو مرتفع می کند، بهتر است از آن استفاده کنیم. ولی اگر چارت دیگری دهتر پاسخگوی شرایط فوق است، می بایست از آن استفاده نماییم. اصرار روی صفحه زیبا شبیه به داشبورد خودرو، در شرایطی که چارت های دیگر بازدهی بهتری دارند، تاثیر معکوس روی مخاطب می گذارد.

قربانی کردن یک ارتباط موثر بین داشبورد و مخاطب به خاطر استفاده از یک تصویر زیبا یک اشتباه رایج در شرکت های نرم افزاری است.

یک اصطلاح در طراحی به نام (Skeuomorph) وجود دارد که به معنی استفاده از اشیاء قدیمی و شناخته شده برای مردم در زمینه های دیگر است. مثلا استفاده از چراغ راهنما با سه رنگ سبز، زرد و قرمز برای نمایش KPI ها. متاسفانه اکثر داشبوردهای موجود دارای یک گالری کامل از این اشیاء هستند. صرفه نظر از این واقعیت، این نوع طراحی همیشه هم بد نیست. هست زمان هایی که استفاده از اشیاء شناخته شده بر آیتم های جدید غلبه می کند.

یکی از دلایل مطرح شده برای اینکه داشبوردهای مدیریتی را شبیه به داشبورد خودرو طراحی می کنند، ساده کردن داشبورد برای بیننده آن است. این کاملا درست است که با شناختی تقریبا همه ما از نحوه خواندن داشبورد خودرو داریم، به سادگی می توانیم گیج ها و دماسنج های داشبورد مدیریتی را نیز درک کنیم. ولی این در حالتی قابل قبول است که با گرفتن چارت های جدید قوی تر و پربارتر، زمان طولانی (روزها یا ساعت ها) از مخاطب می گرفت. که در اکثر موارد چنین نیست. در حقیقت ابزارهای متنوعی وجود دارند که اطلاعات را بسیار بهتر از یک گیج سوخت یا موارد مشابه ارائه می کنند و بیننده در کمتر از یک دقیقه یاد می گیرد که چطور آن را بخواند. چند ثانیه برای یادگیری هزینه ناچیزی است برای جایگزین کردن یک چارت بهتر، کوچکتر و پربارتر.

داشبورد مدیریتی باید سفارشی طراحی شود

محتوای داشبورد باید به طور خاص برای یک فرد، یک گروه، یک سازمان یا یک هدف طراحی شده باشد. در غیر این صورت به هدف اصلی خود نخواهد رسید.

جمع بندی

داشبورد مدیریتی یک نوع نمایش است. یک روش ارائه اطلاعات است. نه یک نوع خاص اطلاعات یا یا تکنولوژی یا نرم افزار. اگر این تفاوت را در ذهن خود نگه داریم، می توانیم تمرکز خود را روی مسائل واقعا مهم حفظ کنیم.

منابع و مراجع:

طراحی داشبوردهای مدیریتی (ویرایش دوم) نوشته استفان فیو

چرا شرکت ها به هوش تجاری نیاز دارند

در دهه های گذشته، شرکت ها هزینه های بسیاری برای پیاده سازی سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP)، سامانه های ارتباط با مشتری (CRM) و ابزارهای تجمیع داده ها (Data Warehousing) متحمل شده اند. این کار حجم عظیمی از داده ها را در پایگاه های داده آنها محصور کرده است. اکنون صاحبان کسب و کار با اعمال فشار به واحد فناوری اطلاعات (IT) از آنها می خواهند که این اطلاعات را از بند آن سیستم ها رها سازند تا برای مدیران قابل استفاده باشد.
چرا شرکت ها به هوش تجاری نیاز دارند
منبع تصویر: ArticlesBase

ما به اطلاعات نیاز داریم، ولی هرچه داریم داده خام است

این سخن مدیرانی است که اغلب از این وضعیت شکایت می کنند. اگر فناوری اطلاعات یک کار را درست انجام داده باشد، آن امکان جمع آوری تمام داده های موجود و قابل تصور است. از داده های نوشته شده روی کاغذ یا تایپ شده در کامپیوتر گرفته تا تصاویر و امضاها و ... ما امروزه حتی صدا و تصویر را هم ضبط و آرشیو می کنیم.

زمانی مدیر یک شرکت بین المللی به من گفت:

"داده ها دارند از چشم و گوش من بیرون می زنند. من نمی دونم چطور از آنها بهره برداری کنم."

راهکارهای مقطعی سال هاست که وجود دارند، من واژه "مقطعی" را به کار می برم چون این راهکارها فقط بخشی از مشکل را در یک مقطع زمانی حل می کنند؛ و فروشندگان این محصولات برچسب ابزار هوش تجاری (BI Tools) روی آن زده اند.

ویکی پدیا هوش تجاری را به مجموعه نرم افزارها و فناوری هایی اطلاق می کند که برای جمع آوری، دسترسی و تحلیل داده ها و اطلاعات عملیاتی سازمان مورد استفاده قرار می گیرند.

هدف ابزارهای هوش تجاری این است که هر کسی در حوزه اطلاعات خود بتواند تصمیمات بهتری اتخاذ کند. ولی متاسفانه مشکلاتی در مورد ابزارهای هوش تجاری سنتی وجود دارد

هوش تجاری در ارتباط تنگاتنگ با گزارش گیری است؛ و معمولا افراد معدودی در سازمان هستند که توانایی و دسترسی ساخت گزارش ها را دارند. این افراد بعضا از این "قدرت کنترل" برای تثبیت جایگاه خود و یا سوء استفاده از دیگران استفاده می کنند. از آن مهمتر، تخصص های این چنینی اگرچه تضمین و امنیت شغلی برای آن افراد ایجاد می کند؛ ولی کل سازمان را دچار نارضایتی از ابزارهای خریداری شده می کند و این باعث می شود که از آن فاصله بگیرند و دیگر روی آن سرمایه گذاری نکنند.

شکست ابزارهای هوش تجاری بر پایه دو چیز استوار است: یکی اینکه بخش های مختلف کسب و کار بین نیازهای خود و ابزارها، رابطه درستی برقرار نمی کنند، دیگری اینکه بخش فناوری اطلاعات، سوالات صحیح را از آنها نمی پرسد.

وی.آر. سریوستان، معاون جنوب آسیا در شرکت Business Objects می گوید:

"نسل های قبلی هوش تجاری ارزش مدیریت و تحلیل مفهومی از سرمایه اطلاعاتی هر سازمان را درک نکرده بودند. ولی این نقص هم در بعد تکنولوژی هم بعد کسب و کار در حال برطرف شدن است. بلوغ این دو بعد منجر به تبدیل هوش تجاری به یک فرآیند کلیدی در کسب و کارهای امروزی شده است."

آرزوهای ما در هوش تجاری:

سوگانتی شیوکومار (Suganthi Shivkumar) معتقد است که مدیران کسب و کار ابزاری می خواهند که اشراف آنها را نسبت به طبیعت پویای بازار جهانی افزایش داده و به مدیران در شناسایی نقاط سودآوری کمک کند. آنها از IT انتظار دارند که اطلاعاتی را که در تله سیستم های عملیاتی موجود در سازمان قفل شده اند، رها کند.

"امروزه نهادهای نظارتی و جو کسب و کار بسیار بی رحمانه عمل می کنند، به طوری که هرگونه انحراف از انتظار یا مغایرت مالی ممکن است به عنوان تخلف یا سوء مدیریت تعبیر شود. این مساله شرکت ها را مجبور کرده که دقت بسیار زیادی در برنامه ریزی و فرآیندهای گزارش دهی به کار ببرند. ایجاد گزارش های دقیق و مطمئن از فاکتورهای بسیار مهم انتخاب نوع ابزار هوش تجاری به شمار می رود."

داشتن یک نسخه واحد از واقعیت نیز به همان اندازه مهم است. در نهایت همه سازمان ها می خواهند تصویر واضحی از عملکرد خود داشته باشند. این تصویر شامل پیش بینی دقیق تقاضا، درآمد و هزینه ها جهت استقرار بهینه منابع و سرمایه گذاری روی فرصت ها خواهد بود.

ظهور هوش تجاری به عنوان یک ابتکار استراتژیک در لیست اولویت های سرمایه گذاری شرکت ها قرار گرفته است، اما به دلیل تنوع و بعضا اختلاف در اهداف میانی سازمان (اهداف دپارتمان های مختلف)، ممکن است به سادگی اهداف کلان سازمان از دید خارج شده و به سمت اجرای ابزارهای هوش تجاری (معمولا با خریداری ابزارهای آماده از شرکت ها) برای رفع آن نیازهای میانی حرکت کنیم. نتیجه خالص این استراتژی، گسترش سیستم های نابرابر و ناهمخوان است که نه تنها با یکدیگر خوب ارتباط برقرار نمی کنند، بلکه مسائل را پیچیده تر نیز می کنند.

خبر خوب این است که با وجود ابزارهای هوش تجاری نه چندان کارآمد گذشته، مدیران و صاحبان کسب و کار هنوز معتقدند هوش تجاری نقش بسیار مهمی در بازار رقابتی امروز ایفا می کند. فشار رقابتی بازار جهانی، ادغام کننده ها و شرکت هایی که شرکت های کوچک تر را جذب می کنند، باعث می شوند تا شرکت ها دائما در حال تغییر ساختار و پیدا کردن روش های جدید سودآوری باشند. صاحبان کسب و کار نیاز به دیدگاهی عمیق دارند تا به آنها برای هدایت کسب و کار در این فضای آشفته کمک کند.

در دهه های گذشته، شرکت ها هزینه های بسیاری برای پیاده سازی سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP)، سامانه های ارتباط با مشتری (CRM) و ابزارهای تجمیع داده ها (Data Warehousing) متحمل شده اند. این کار حجم عظیمی از داده ها را در پایگاه های داده آنها محصور کرده است. اکنون صاحبان کسب و کار با اعمال فشار به واحد فناوری اطلاعات (IT) از آنها می خواهند که این اطلاعات را از بند آن سیستم ها رها سازند تا برای مدیران قابل استفاده باشد.

امروزه دیگر ساخت گزارش در زمان تعیین شده به تنهایی کافی نیست. بلکه دقت و یکپارچگی گزارش ها از اهمیت فوق العاده ای نسبت به گذشته برخوردار شده است.

چه کسی مسئول این تغییرات و کاستی هاست؟

پاسخ در حالت کلی ساده است: تغییر در نحوه انجام کارها

قبلا گفته شد که هوش تجاری به عنوان یک ابتکار استراتژیک ظهور کرده و اولیت سرمایه گذاری صاحبان کسب و کار است، اما به دلیل تنوع اهداف میانی سازمان با چالش هایی مواجه هستند. تجربه گذشته نشان می دهد که فناوری اطلاعات تلاش می کند تا ابزارها و سیستم ها را برای کل سازمان استاندارد و یکپارچه نماید. امروزه همه کاربران کسب و کار، نه فقط مدیران، اطلاعات مورد نیازشان را در لحظه می خواهند. و دیگر منتظر واحد فناوری اطلاعات نمی مانند تا اطلاعات را به آنها ارائه کند. همچنین نیاز به ابزارهای انعطاف پذیر و ساده دارند که به نرم افزارهای روزمره آنها (مانند Microsoft Office ) شبیه باشد. به علاوه می خواهند که یکپارچگی اطلاعات حفظ شود. کاربران کسب و کار به راهکارها و ابزارهایی نیاز دارند که نه تنها ارائه اطلاعات می کنند، بلکه مدیریت و تولید برخی اطلاعات را نیز انجام می دهند. و این کار را با تجمیع و مرتبط نمودن اطلاعات سیستم های مختلف موجود انجام می دهند. یعنی می خواهند اطلاعات عملیاتی کسب و کار را به اطلاعات مالی آن وصل نموده و چشم انداز جدیدی نسبت به کسب و کار ایجاد کنند.

ریسک شکست BI را به حداقل برسانید

پیتر دراکر (Peter Drucker) نویسنده و متخصص مدیریت کسب و کار می گوید:

هیچ چیزی بدتر از این نیست که یک کار اشتباه را به خوبی انجام دهید

چرا باید BI شکست بخورد؟ چرا طراحی و پیاده سازی BI بر اساس نیاز پرسنل دپارتمان های مختلف اشتباه است، چرا باید BI بر اساس نیاز و اهداف کلان سازمان طراحی و پیاده شود؟

چون معمولا پرسنل برنامه ریزی های شرکت را نمی فهمند یا از عمکرد آن دید واضحی ندارند. به این دلیل که نمی شود روی پرسنل برای آن بخش از استراتژی که مربوط به آنهاست حساب کرد، یا به اطلاعاتی که ارائه می دهند استناد نمود و تصمیمات مفید اتخاذ کرد.

یکی از بزرگترین راه های شکست هوش تجاری، نحوه پیاده سازی آن در سازمان است. شروع پیاده سازی BI در یک دپارتمان خاص از سازمان باعث می شود سطح هوش تجاری در سطح آن دپارتمان تعریف شود. نتیجه پیاده سازی ابزارهایی است که فقط نیازهای آن بخش از سازمان را مرتفع می کند. متاسفانه عدم یکپارچگی این ابزارها در کل سازمان موجب می شود که تاثیرگذاری آن محدود و بعضا در جهتی غیر از اهداف کلان سازمان باشد.

آیا اخیرا راهنمای یک ابزار هوش تجاری را مطالعه نموده اید، آنها اکثرا برای کاربر ساده ساخته نشده اند، آنها برای کاربران حرفه ای ساخته شده اند که در نقش نگهبان و دروازه اطلاعات حضور خواهند داشت. نتیجه داشتن ابزاری است که وسعت کاربران بسیار کمی دارد و این یعنی شکست.

ابزارهای هوش تجاری نباید محدود به کسانی باشد که از مهارت های فنی خاصی برخوردار هستند، برای بهینه کردن بازدهی هوش تجاری، همه پرسنل سازمان باید بتوانند به اطلاعات مربوط به خود به سادگی و به سرعت دسترسی پیدا کنند. و بر اساس آن در حوزه عملکرد خود تصمیم گیری نمایند.

هوش تجاری دیگر فقط گزارش گیری نیست، بلکه محتوای درون گزارش است. همانطور که عملکرد کسب و کارها دائما در حال تغییر است، ابزارهای هوش تجاری نیز باید از "گزارش محور" به "اطلاعات محور" تکامل پیدا کنند تا بتوانند چیزی ارائه کنند که با ایجاد دید عمیق در مدیران نسبت به کسب و کار خود، عملکرد بهتری داشته باشند.

بنابراین همه سازمان باید احساس کنند که هوش تجاری بازدهی را بهینه می کند. به وسیله هوش تجاری شما با گذشته ، حال و آینده ارتباط برقرار می کنید و به شما نگرش عمیقی از کسب و کارتان می دهد که منجر به ایجاد مزیت های رقابتی واقعی در کسب و کار شما می شود.

تنها راه موفقیت هوش تجاری تمرکز روی تصویر کلی سازمان است. مدیریت، تولید و ارائه یکپارچه اطلاعات، و امکان آنالیز و هدف گذاری مجدد برای کاربران. فقط در این حالت می توان برای کل سازمان یک استاندارد تعریف و استفاده نمود.

آینده هوش تجاری

روند حرکت نرم افزارها نشان می دهد که نرم افزار به عنوان سرویس (SaaS) و هوش تجاری از اهمیت بالایی برخوردار خواهند بود. به علاوه، اضافه کردن جستجو و تعامل با دنیای وب امکاناتی جدیدی هستند که تولیدکنندگان نرم افزار نام آن را هوش تجاری 2 نهاده اند.

به عنوان نمونه در شهرهای سروستان، در اتاق های اورژانس پزشکان می توانند از طریق ابزارهای هوش تجاری به اطلاعاتی راجع به تعداد مسمویت های غذایی در 24 ساعت گذشته، موقعیت مسمومیت و علل اصلی آن دست پیدا کنند. دسترسی آنلاین به اطلاعات مطمئن می تواند به سیستم درمانی کمک کند تا از شیوع این گونه بیماری ها جلوگیری کنند.

شرکت ها نیز به دنبال ابزارهای همه جانبه مانند ابزارهای پیام رسانی که در کنار داشبوردهای فروش برای بحث در مورد علل فروش کم شرکت نسبت به اهداف قرار داده شده اند تا سرعت پیشروی و طی مراحل بعدی کار را تسهیل نمایند.

تصور کنید می توانید از ابزارهای هوش تجاری برای داده های آینده استفاده نمایید. این در واقع چیزی است که مدیران کسب و کار می خواهند. توانایی آنالیز داده ها و اجرای "اگر...آنوقت" یا "What if" روی داده های آنلاین یا آینده. بدون اینکه منتظر گذشت پریود های زمانی مختلف باشند. این یعنی تصمیم گیری در زمان مناسب، در زمینه درست و در جایگاه ایده آل.

توصیه نهایی

آندریاس بیترر، معاون تحقیقاتی موسسه گارتنر معتقد است که هوش تجاری باید یک فرآیند دائمی و همیشگی باشد تا مفید واقع شود. پس به آن به عنوان یک پروژه نگاه نکنید.

تعداد کمی از سازمان ها استراتژی جامعی برای هوش تجاری دارند یا استانداردهای هوش تجاری را درست تعریف کرده اند. شرکت هایی که از تکنولوژی های هوش تجاری نابرابر یا ناهمخوان استفاده می کنند، با عواقب آن درگیر هستند. عواقبی چون هزینه های بالای پیاده سازی، نگهداری و آموزش، عدم یکپارچگی اطلاعات و پرسنل ناامید که در زمان مناسب به پاسخ سوالات خود نمی رسند.

با کاهش تعداد ابزارهای هوش تجاری، شرکت ها می توانند در هزینه ها صرفه جویی کنند، داده های کسب و کار خود را کنترل کرده و به آن اعتماد کنند. همچنین اطلاعات مورد نیاز پرسنل را در اختیار آنها قرار دهند. 

منابع و مراجع:


» چنانچه با خواندن این مقاله به موضوع هوش تجاری علاقه مند شدید، خواندن مطالب زیر را به شما پیشنهاد می کنیم:
مصورسازی داده کاوی
اشتباهات بزرگ در زمینه مصورسازی اطلاعات در فرآیند هوش تجاری در 20 سال گذشته داده ها با شما حرف می زنند !

داشبورد مدیریتی چیست؟

در سیستم های اطلاعات مدیریت، داشبورد ارائه گرافیکی مهم ترین اطلاعات مورد نیاز برای رسیدن به یک یا چند هدف مشخص است؛ که در یک صفحه با دقت و نظم چیده شده اند، تا مدیران بتوانند با یک نگاه وضعیت موجود را نظارت کنند.

داشبورد معمولا از مجموعه ای از عناصر گرافیکی تشکیل شده است و قادر به پیوستن به منابع متنوع می باشد، یعنی اطلاعات را از بانک های اطلاعاتی موجود در سازمان استخراج کرده و به صورت یکپارچه در یک صفحه، نمایش می دهد.داشبورد می تواند برای تمامی بخش های سازمان در نظر گرفته شود، مثل: منابع انسانی، استخدام، فروش، عملیات، امنیت، فناوری اطلاعات، مدیریت پروژه، مدیریت ارتباط با مشتری و غیره.

داشبوردهای مدیریتی تا حدودی شبیه داشبورد اتومبیل هستند که میزان کیلومتر طی شده، دمای آب رادیاتور، میزان بنزین باقی مانده، سرعت، وضعیت ایمنی و... را در یک پنل کوچک، جلوی چشم راننده ارائه می دهد، همچنین مدیران می توانند، میزان فروش در لحظه، میزان کار پرسنل، سود واقعی و هزینه های جاری و هر اطلاعات دیگری که در مورد شرکت خود نیاز دارند را در یک صفحه در قالب تصویر و نمودارهای مختلف مشاهده کنند.

چیزی که در بین داشبورد مدیریتی و داشبورد خودرو مشترک است این است که در هر دو شاخص های عملکردی کلیدی که برای کاربر حیاتی است را نمایش می دهند. سازماندهی و ارائه اطلاعات را به عهده دارند و باعث می شوند اطلاعات آسان خوانده و مشاهده شوند.

داشبورد مدیریتی در مقایسه با داشبورد اتومبیل
داشبورد مدیریتی
داشبورد اتومبیل در مقایسه با داشبورد مدیریتی
داشبورد اتومبیل

در تعریف کلی، داشبورد یک صفحه نمایش اطلاعات است که در یک دسترسی سریع به شما در مورد آنچه در سازمان اتفاق می افتد، آگاهی کامل می دهد.

داشبورد هنگامی که درست طراحی شده باشد می تواند ابزاری قدرتمند و منحصر به فرد برای نظارت بر عملکرد سازمان در یک نگاه باشد. اطلاعات مربوط به زمان گذشته و حال را گردآوری می کند، امکان پیش بینی آینده را فراهم می سازد و اطلاعات مورد نیاز مدیران را در اختیار آنها قرار می دهد، دسترسی به اطلاعات کسب و کار را آسان می کند و اغلب بهترین راه برای به دست آوردن بینش به عملیات و عملکرد سازمان است. با استفاده از داشبورد، مدیران و مدیران ارشد سازمان ها می توانند به سادگی در یک محیط پویا و ساده، بر شاخص های عملکردی سازمان، بخش یا واحد خود نظارت کامل و به روز داشته باشند.

آیا داشبورد همان گزارش ساز است؟

اغلب برداشتی که از داشبورد می شود این است که همان نرم افزار گزارش ساز است، در صورتی که این دو ماهیت متفاوتی داشته و اصلاً قابل مقایسه با یکدیگر نیستند. زیرا هر کدام کاربردهای مختلفی دارند، داشبورد روشی است برای ارائه تصویری از اطلاعات که یک دید کلی به مخاطب داده و می توان بر مبنای آن تصمیم گیری کرد، اما گزارش سازها نرم افزارهایی هستند برای تهیه و طراحی گزارش در سطوح مختلف. گزارش ساز یک نرم افزار و یک ابزار است ولی داشبورد یک روش ارائه اطلاعات است، پس این دو قابل مقایسه با هم نمی باشند.

تفاوت داشبورد با گزارش های سنتی:

جهت بررسی تفاوت های داشبورد با گزارش های سنتی که غالباً با ابزارهایی مثل گزارش ساز تهیه می شوند ویژگی های هر یک از آنها را مورد بررسی قرار می دهیم و به مقایسه آنها می پردازیم. داشبورد و گزارش های سنتی برای تعامل داده ها و اطلاعات مورد استفاده قرار می گیرند. اما تفاوت های زیادی بین آنها وجود دارد.

داشبورد مدیریتی ارائه تصویری از اطلاعات مهم مورد نیاز است برای رسیدن به یک یا چند هدف که بر روی صفحه نمایش کامپیوتر نشان داده می شود و در یک نگاه بر تمامی امور نظارت کرد.

گزارش های سنتی که غالباً با ابزارهایی مثل گزارش ساز ساخته می شوند. ارائه دهنده گزارش هایی هستند با اطلاعات و جزئیات بیشتر، که برای بررسی نکات عمیق و رسیدن به جزئیات کار مورد استفاده قرار می گیرند.

داشبورد مدیریتی در مقایسه با گزارش های سنتی
داشبورد مدیریتی

ویژگی های اصلی داشبورد مدیریتی

  1. دسترسی به اطلاعات حیاتی کسب و کار
  2. ساده بودن و درک سریع بصری
  3. برجسته سازی (highlight) نقاط کلیدی مانند ماکزیمم، مینیمم، خارج از رنج و بحرانی
  4. حذف جزئیات تا حد امکان
گزارش های سنتی در مقایسه با داشبورد مدیریتی
گزارش های سنتی

ویژگی های اصلی گزارش های سنتی

  1. نمایش جزئیات بیشتر در مورد موضوع مورد نظر
  2. مستند سازی و بایگانی نمودن اطلاعات
  3. دسترسی به اطلاعات بیشتر و دقیق تر

داشبوردها بر KPI ها و موارد خاص تمرکز می کنند و اطلاعات مورد نیاز ما را در قالب نمودار و اجزای گرافیکی در اختیارمان قرار می دهند، اما به این معنی نیست که در داشبورد جدول وجود ندارد. با داشبورد سریع و ساده به اطلاعات مورد نیازمان دسترسی پیدا می کنیم و با یک نگاه کلی می توانیم آنها را درک کنیم. هدف ما از استفاده داشبورد دیدن تصویری از اطلاعات جهت تصمیم گیری برای رسیدن به اهداف در کمترین زمان است، اما برای دیدن جزئیات بیشتر در مورد یک موضوع مورد نظر، باید به گزارش های سنتی رجوع کرد، گزارش های سنتی عمق اطلاعات را نشان داده و نیاز به توجه و دقت عمیق تری دارند و عموماً ترکیبی از اعداد و جداول هستند اما، وجود نمودار در این گزارش ها موضوع بعیدی نیست.

داشبورد مدیریتی در مقایسه با گزارش های سنتی
داشبورد مدیریتی
گزارش های سنتی در مقایسه با داشبورد مدیریتی
گزارش های سنتی

یکی از مهم ترین خصوصیات داشبورد مصور سازی اطلاعات است و یکی از مهم ترین خصوصیات گزارش های سنتی بررسی جزئیات بیشتر اطلاعات در سطوح مختلف سازمان است.

جمع بندی

داشبورد ها در تجزیه و تحلیل کردن داده ها و ارائه اطلاعات جهت رسیدن به اهداف کسب و کار، بسیار کارآمد هستند. با داشبورد، اتفاق های افتاده در سازمان را در کمترین زمان می توان نظارت کرد و بر اساس آن تصمیمات موثری اتخاذ کرد. اما بررسی کردن گزارش های سنتی به زمان بیشتری نیاز دارد. در نتیجه گزارش های سنتی برای نظارت سریع و تصمیم گیری مورد استفاده قرار نمی گیرید، بلکه برای دیدن جزئیات بیشتر کارها و بررسی های جزئی تر قابل استفاده می باشند.


» استفاده رایگان از سرویس داشبورد مدیریتی                                    » خرید نرم افزار داشبورد مدیریتی                    

معرفی کتاب در جامعه اطلاعاتی ، الگوی مدیریت ژاپنی

کتاب «مدیریت در جامعه اطلاعاتی» نخستین بار به زبان ژاپنی در سال ۱۹۸۶ انتشار یافت. بخش‌هایی از این کتاب در سال‌های بعد به زبان‌های مختلف ترجمه شد و تاثیری پررنگ بر الگوی مدیریت در غرب گذاشت. ترجمه کامل انگلیسی کتاب با مقدمه Ronnie Lessem سال ۱۹۹۰ میلادی چاپ شد. کتاب مروری بر تحولات حوزه کسب و کار و الگوهای مدیریت در کشور ژاپن پس از اجرای طرح ملی جامعه اطلاعاتی ژاپن است. فصلی از این کتاب (تصویر جامعه اطلاعاتی آینده) توسط محمد مهدی‌زاده از مجموعه مقالاتی که انشارات بلکول در سال ۲۰۰۴ میلادی با عنوان «خوانش جامعه اطلاعاتی» منتشر کرد، ترجمه شد و در شماره ۶۲ فصلنامه رسانه در سال ۱۳۸۴ خورشیدی به چاپ رسید. این فصل تنها متنی است که از یونجی ماسودا به فارسی ترجمه شده است.
ماسودا در این کتاب تاثیر فناوری اطلاعات را بر دنیای کسب و کار بررسی می‌کند و نشان می‌دهد چگونه ماهیت اقتصاد و نیز ساختارها و الگوهای کسب و کار در جامعه اطلاعاتی تغییر کرده است و شیوه‌های مدیریت نیز به موازات آن باید تغییر یابد. او الگوهای مدیریت و کسب و کار را از قرن ۱۹ میلادی مطالعه می‌کند و تغییر روندها را هوشمندانه نشان می‌دهد. سپس تاثیر فناوری جدید را در شکل‌گیری جامعه اطلاعاتی به اجمال مرور می‌کند و مسیرهای محتمل آینده کسب و کار و اقتصاد را تحلیل و الگوهای مدیریت موفق را در این جامعه مطرح می‌کند؛ الگویی که او از آن با تعبیر «الگوی مدیریت ژاپنی» نام می‌برد.


ماسودا تاکید می‌کند جهانی شدن روندی گریزناپذیر است که باعث یکی شدن اقتصاد و صنعت در سطح جهان شده و این روند ادامه خواهد یافت. جهانی شدن سبب تشدید رقابت و ارتقای بهره‌وری می‌شود. در این ساختار اقتصادی جدید، شرکت‌ها و مدیرانی موفق خواهند بود که هرچه بیشتر رقابت‌پذیر باشند و بتوانند تمرکزگریزی داشته باشند و از توانمندی‌های موجود در مکان‌های مختلف به واسطه فناوری اطلاعات و ارتباطات بهره‌مند شوند. از سوی دیگر، هرچه افراد (کارکنان و مدیران) و سازمان‌ها یادگیرنده‌تر باشند، بهره‌وری بیشتری خواهند داشت.
تاثیر فناوری اطلاعات و ارتباطات با تغییر الگوی فنی‌اقتصادی، معنای و ماهیت کسب و کار را تغییر داده است و به تناسب این تغییر شیوه‌ها و الگوهای مدیریت موفق نیز باید تغییر یابد. نویسنده با مرور تجربه خود در ارزیابی بخش‌های مختلف صنعت و تجارت ژاپن در طول دو دهه، تصویری جامع از الگوی موفق مدیریت ژاپنی ارائه می‌دهد.
در این الگوی مدیریتی محوریت با اطلاعات است. مدیران باید مشتری‌نگر باشند؛ با توجه به اهمیت سرعت در فضای کسب و کار جامعه اطلاعاتی مدیران در حوزه تولید می‌بایست انعطاف‌پذیر باشند و تغییر سریع در ترکیب محصولات را در اولویت قرار دهند.
برخلاف الگوی مدیریت فوردی جامعه صنعتی، ساختارهای مدیریتی در شرکت‌ها باید به صورت افقی و یکپارچه باشد تا بتواند انعطاف داشته باشد. هرگونه تمرکز به معنای مانعی برای موفقیت سازمان است و هوشمندی و تصمیم‌گیری باید به صورت جمعی باشد. همچنین، ساعات کار کارکنان باید انعطاف‌پذیر باشد و به صورت پاره‌وقت و غیرحضوری از نیروهای خارج از سازمان و نیز کارکنان بازنشسته استفاده شود.
یک سیستم ارتباطی یکپارچه تمامی کارکنان و مدیران را با هم مرتبط می‌کند و اعضای سازمان به صورت یک «جامعه فعال و مرتبط» در حال تبادل اطلاعات هستند. همین سیستم امکان انتقال تجارب و بیان ایده‌ها را برای افراد فراهم می‌آورد.. از سوی دیگر باید تحت برنامه مشخص توسعه‌ای که توسط دولت تدوین می‌شود، فعالیت کنند. به عبارت دیگر هماهنگ‌سازی و ارائه چشم‌اندازهای کلان و تنظیم مقررات توسط دولت صورت می‌گیرد و مدیران سازمان‌ها فعالیت‌های خود را در این راستا انجام می‌دهند. تدوین اولویت‌های استراتژیک سازمان نیز بر اساس این چشم‌انداز کلان ملی صورت می‌پذیرد.
رابین منسل (۱۹۹۸) درباره اهمیت تلقی ماسودا از مدیریت در جامعه اطلاعاتی می‌نویسد:«مشخصه متمایز جامعه اطلاعاتی محوریت داشتن اطلاعات در آن است که به معنای به‌کارگیری روزافزون فناوری اطلاعات و ارتباطات در وارد کردن، ذخیره‌سازی، پردازش، توزیع و ارائه اطلاعات است. قدمت این اصطلاح به دهه ۶۰ میلادی بازمی‌گردد که ژاپنی‌ها به ویژه یونجی ماسودا آن را ابداع و دو وجه اجتماعی و فنی برایش تعریف کردند. نقش ماسودا در تدوین نظریه جامعه اطلاعاتی بسیار مهم است و همان‌طور که بعدتر گفته شد، او پدر جامعه اطلاعاتی است. او نشان داد لازمه اطلاعاتی کردن یک جامعه، تغییر بنیادی فرآیندهای مدیریت، سازماندهی، مهارت‌ها و ابزارهای تولید و خدمات است. او وجوه فنی، سازمانی مدیریتی و نهادی فناوری اطلاعات و ارتباطات را به هم پیوند می‌دهد و معتقد است برای درک آثار اجتماعی و اقتصادی فناوری جدید باید همه این وجوه را با هم و به صورت پیوسته در نظر داشت. در رهیافت ماسودا از اطلاعاتی کردن جامعه، اهمیت دانش فنی، قابلیت‌های اجتماعی و خود سخت‌افزارها و نرم‌افزارها در کنار هم مورد توجه قرار می‌گیرد. نظم و ترتیب علمی، فنی و مهندسی و روش‌های مدیریتی به همان اندازه اهمیت دارد که برنامه‌های کاربردی، سخت‌افزارها و نرم‌افزارها و تعامل آنها با شهروندان در چارچوب روابط اجتماعی، اقتصادی و فرهنگی. این موضوع عملا الگوی مدیریت ژاپنی در جامعه اطلاعاتی را شکل می‌دهد؛ الگویی که ماسودا یکی از طراحان اصلی آن است و به صورتی منسجم در کتاب خود آن را شرح داده است.

5 فایده مهم استفاده از مصور سازی اطلاعات در کسب و کارها


سالانه حجم زیادی از داده ها به شکل ها و ساختارهای مختلف در دنیا تولید می شود. براساس پیش بینی انجام شده است توسط سازمان بین المللی داده (IDC.)در سال 2015 نرخ سالانه تولید داده جهانی به بیش از 5.6 زتابایت میرسد. یعنی چیزی حدود دوبرابر نرخ تولید داده در سال 2012 
با وجود تولید تمامی داده ها توسط اشخاص، دستگاه ها، ساختارهای بر بستر اینترنت و سایر منابع رایج ، اما همچنان داده ها چشم انداز ارزشمندی جهت تصمیم گیری برای تصمیم گیرندگان و سازمان ها فراهم نمی کند. داده ها می بایست جمع آوری شوند و در قالب مشخصی سازمان دهی شده و قابل تفسیر گردد و سپس تحلیلی و کاربردی شده و بستری را برای معنی دار کردن داده فراهم گردد.
برای تصمیمات دقیق و سریع، رهبران سازمانها نیاز به دسترسی و تفسیر داده در زمان واقعی دارند . در اختیار داشتن اطلاعات و توانایی کشف و انجام اقدامات براساس آن ، یک وجه تمایز رقابتی در سازمانها گردیده است.جهت شناسایی فرصت های جدید بازار در هر کسب و کاری، مدیران سازمانها نیاز به قدرت دسترسی ،ارزیابی،درک و عمل بر اساس داده ها به صورت کاملا سریع و موثرتر از قبل را دارند.
ابزارهای مصور سازی داده ها و تکنیک های ارائه مدیریتی و سایر علوم کاربردی جدید رشد چشمگیری را جهت  ارتقاء توانمندی مدیران برای فهم اطلاعات پنهان شده در لایه داده ها را ارائه می کنند.
در این مقاله به پنج مزیت بسیار مهم استفاده از ابزارهای مصورسازی داده برای تصمیم گیرندگان و سازمانهایشان پرداخته می شود.



1.درک و تحلیل اطلاعات به روشی کاملا نوین و ساختاریافته :
محققین دانشکده پزشکی دانشگاه پنسلوینا  تعیین کرده اند که شبکیه چشم انسان می تواند داده ها را در حدود 10 میلیون بایت در هر ثانیه انتقال دهد. (دقیقا عددی مشابه اتصال اینترانت) اما اکثر گزارش های اطلاعاتی که برای مدیران ارشد گردآوری می گردد، از جداول ثابت و نمودارهایی استفاده می گردد که ارائه و ساختن اطلاعات روشن از طریق آنها برای مشاهده کنندگان منسوخ شده است .
در مقایسه ، مصورسازی داده ها ، کاربران را قادر می سازد که حجم عظیمی از اطلاعات درباره عملیات و شرایط کسب و کار دریافت نمایند. مصور سازی اطلاعات اجازه می دهد تصمیم گیرندگان ارتباطات مابین مجموعه ی از داده های چند بعدی را مشاهده نمایند. این امر روش های جدیدی را جهت تفسیر داده ها از طریق استفاده از نقشه های حرراتی ، نمودارهای کمتر و سایر ارائه های اطلاعاتی ارزشمند گرافیکی  فراهم می آورد.
سازمانهایی که مصورسازی اطلاعات را در روند جاری خود قرار می دهند ، اطلاعات مفید را به موقع به سرعت و راحتی بدست می آورند و نسبت به سایر سازمانها، خلاقانه تر و سازنده تر رفتار می کنند
در بررسی انجام شده در می 2013 توسط گروه Aberdeen دریافتند مدیران سازمانهایی که از ابزارهای مصورسازی داده ها استفاده می کنند 28 درصد بیشتر  احتمال یافتن اطلاعات به موقع از همتایان خود را که از سایر روشهای گزارش گیری استفاده می کنند، را دارند. علاوه بر این 48% کاربران هوش تجاری در آن شرکتها که ابزارهای مصورسازی داده ها استفاده می شود نیز توانایی یافتن اطلاعات مورد نیاز خود را بدون کمک از کارمندان IT یا صرف زمان طولانی را دارند.
2.تجسم روابط و الگوها مابین عملیات و فعالیتهای کسب و کار
یکی از فواید کلیدی مصور سازی داده ها چگونگی و نحوه  دسترسی کاربران جهت مشاهده ارتباط هوشمندانه و موثر ما بین شرایط عملیاتی و اجرای کسب و کار می باشد. امروزه در سطوح بالای رقابت  تجاری، دستیابی به همبستگی میان داده ها تا به این اندازه حایز اهمیت نبوده است.
به عنوان مثال ، تیمی یک فروشگاه اینترنتی را فرض کنید که تمایل دارد داده های مشتریان را به صورت ماهانه مشاهده می کند. این گروه ، داده ها را در قالب یک نمودار میله ی از میزان تمایل مشتریان به این فروشگاه اینترنتی را با استفاده از پنج نقطه ی که نشان می دهد نسبت به ماه گذشته در آمریکای مرکزی کاهش داشته است ، ارائه می کند.
این داده به مدیر ارشد مجموعه متذکر می شود که مشکلی در رضایت مشتریان آن منطقه وجود دارد اما هیچ دلیل و نگرشی پیرامون چرایی نرخ پایین این امر ارائه نمی دهد
مصور سازی داده ها با فراهم آوردن یک نمایش چندوجهی از کسب و کار و عملیات های درون آن  فضایی را برای  مدیر ارشد گروه فراهم می آورد که با یک نگاه مدت زمان اولین ارتباطی که در مرکز تماس این مجموعه اخیراً در آن محدوده کاهش یافته است، مشاهده و افت رضایت مشتریان را در این نقطه را متوجه شود. توانمندی حاصل از مشاهده این ارتباطات به مدیر این امکان را فراهم می سازد که دلایل اساسی و ریشه ی مشکلات را شناسایی و در جهت رفع آن اقدامات سریع را انجام دهد.
3.شناسایی سریع و عملیاتی کردن گرایشات نوظهور (در حال رشد)
حجم داده های جمع آوری شده توسط شرکت ها درباره مشتریان و شرایط بازار می تواند موجب دیدی در مدیران گردد که این امر منجر به تحولی جدید در درآمدها و عواید شرکت ها و فرصت های کسب و کار می گردد به عبارتی دیگر آنها می توانند فرصت ها را در کوه  داده ها نقطه گذاری و بدست آورند.
استفاده از ابزارهای مصور سازی اطلاعات ، تصمیم گیرندگان را قادر می سازد تا تغییر رفتارهای مشتریان و شرایط بازار را در مجموعه ای از داده های چند بعدی به سرعت مشاهده و درک نمایند.
بعنوان مثال مدیران تجاری یک سوپرمارکت زنجیره ی می توانند با استفاده از مصورسازی داده ها مشاهد نمایند که نه تنها مشتریان هزینه ی بیشتری در فروشگاه آنان انجام داده و رشد در شاخص های اقتصادی آن مجموعه در حال انجام می باشد ، بلکه رشد فزاینده ی در میزان علاقه مندی مشتریان برای خرید غذاهای آماده نیز وجود دارد.
ورود عمیق تر به علاقه مندیهای مشتریان و سایر داده های موجود ، فرصت های نوظهوری را برای این سوپرمارکت زنجیره ی اشکار میسازد که می تواند از آن برای ایجاد یک کترنیگ جهت رفاه حال مشتریانی که تمایل دارند متناوباً مراجعه نموده و هزینه ی بیشتری را در کنار غذاها و آشامیدنی های  دسته بندی شده ، خرج کنند، اشتفاده نماید.
نگرش هایی از این دست  شرکت را قادر میسازد که علاوه بر ایجاد فرصت های جدید تجاری  از سایر رقبای خود نیز پیشی گیرد.


4.مدیریت و ارتباط مستقیم با داده ها :
یکی از بزرگترین نقاط قوت مصور سازی داده ها چگونگی ورود دید کاربردی به سطوح مختلف تصمیم گیری و مدیریتی است. برخلاف جداول و نمودارهای تک بعدی که صرفاً  قابل مشاهده می باشند، مصورسازی داده ها ابزار را فراهم می آورد که کاربران ارتباط مستقیم و ملموسی با داده ها پیدا کنند.
بعنوان مثال یک صفحه اکسل یا گزارشمی تواند کاهش میزان فروش یک نوع خودرو در یک ماه معین برای مدیر شرکت اتومبیل نمایش دهد .اما  در واقع گزارش چرایی کاهش فروش این نوع خودرو را به مدیر اطلاع نمی دهد و یا اینکه چرا خودرویی  با کلاس و رنگ مشخص دیگری از سایرین بهتر فروخته شده است. علاوه بر این اطلاعات در گزارش می تواند طی روزها و هفته های گذشته باشد و موجب منحرف شدن دقت داده ها و گرایش فروش های جاری گردد.
با استفاده از مصورسازی داده های لحظه ی و به موقع و تحلیل های قابل پیش بینی ، مدیر ارشد می تواند ارقام به روز فروش و دلایل مشخص افت فروش آن خودرو مشخص را درک کند ، به عنوان مثال ممکن است دلیل افت فروش و خارج شدن از گردونه رقابت ، تخفیفات قابل ملاحظه ی رقبای آن محصول در بازار باشد.   
بنابراین مدیر اجرایی می تواند موثرترین اقدامات را بر اساس مدل های تحلیلی تعریف نموده و در جهت پیشرفت خود اقدام نماید. مثلاً  مدیر ممکن است یک حراج و تبلیغ استثنایی ده روزه برای یکی از نمایندگی های خاص خود راه اندازی نموده و خریداران احتمالی زیادی را با قیمتی پایین تر از نرخ رقبای خود مورد هدف قرار داده و حاشیه سود قابل قبولی را برای خود بوجود آورد.
5.پرورش یک زبان جدید تجاری :
یکی دیگر از نکات مثبت استفاده از مصورسازی داده ها توانایی بیان یک داستان بهم پیوسته از میان داده ها می باشد. 
در نظر بگیرد به عنوان مثال ، مدیران ارشد یک شرکت بسته بندی کالای مصرفی که می خواهند شاخص های کلیدی عملکرد نظیر EBITDA و حاشیه سود را در اختیار داشته باشند. آنها با استفاده از نمودار میله ی استاتیک صرفا قادر خواهند بود بخشی از داستان درباره شرایط جاری تجاری مجموعه خود را جمع آوری نمایند. احتمالا نمودارها دو درصد درآمد افزایش یافته برای یک ماه گذشته را نشان می کند اما آن هیچ درکی از اینکه کدام دسته بندی رشد سریعتری داشته است و یا کاهش پیدا کرده است و یا چرایی و دلایل آن را ارائه نمی دهد.
یک نقشه حرراتی (heat map)می تواند نشان دهد که کدام یک از گروه های محصولات عملکرد خوب و یا ضعیفی داشته است  . به رهبران ارشد یک مجموعه  اجازه می دهد که به عمق داده ها برود و فاکتورهای که سبک فروش را معین می کند، تعریف نماید.
داده ها ممکن است نشان دهد که کالاهای نگهداری حیوانات خانگی فروش ضعیفی داشته است از طرفی مشتریان پر درآمد بخش اعظم فروش را به خود اختصاص داده اند. با استفاده از این نگرش می توان نسبت به تعریف پرومشن هایی جهت افزایش فروش آن دسته از محصولات به این قشر از مشتریان هدف گیری نموده و راهکارهای تبلیغاتی صورت گیرد.